Se il programma dello studio si ferma: cosa fare e chi aiuta

Se il programma di intelligenza artificiale dello studio si ferma o sbaglia, il lavoro non si blocca: gestionale, posta e portali restano attivi e lo studio prosegue con i propri strumenti. Il problema si segnala in chat o per email, con gli elementi per verificarlo, entro 60 giorni. Se il guasto dipende da noi e non viene risolto, c'è il rimborso del mese.

È una delle domande più sensate che un commercialista possa fare prima di affidare F24, scadenze e risposte ai clienti a uno strumento nuovo. In questa guida spieghiamo con onestà cosa succede quando Commercialista AI rallenta, si ferma o propone qualcosa di sbagliato: cosa resta in mano allo studio, come si chiede aiuto, quali tempi e quali rimedi prevedono le condizioni di contratto. Ogni punto rimanda alle condizioni generali (versione 2026-11-03a) e all'informativa privacy (versione 2026-11-03a), lette oggi sul sito.

Perché parlarne prima di partire

Commercialista AI è dichiaratamente una versione beta. Le condizioni lo scrivono nella prima pagina, prima ancora degli articoli: è «un servizio ancora in sviluppo, che può sbagliare, rallentare o fermarsi», e «può anche non accorgersi di qualcosa: scadenze, email, documenti e attività possono mancare». La conseguenza pratica è scritta subito dopo: nessun avviso non significa nessun adempimento.

Lo diciamo all'inizio perché uno studio organizzato decide prima come lavorare nel giorno in cui lo strumento non risponde, non durante. Chi ha già vissuto un fermo del gestionale in prossimità del 16 del mese sa quanto conti avere un piano. Con l'intelligenza artificiale vale lo stesso: il programma prepara il lavoro ripetitivo, ma non deve diventare l'unico posto in cui vivono le informazioni dello studio.

Cosa continua a funzionare se il programma si ferma

L'articolo 8.1-bis delle condizioni descrive cosa accade in caso di fermo. Un'interruzione può impedire automazioni, promemoria, letture e invii assistiti, e nei casi peggiori può rendere indisponibile l'intera app, comprese le funzioni manuali e l'accesso ai dati conservati soltanto al suo interno.

Quello che non si ferma, però, è tutto il resto. Il programma non sostituisce né controlla il gestionale, la casella di posta, le banche o i portali dell'Agenzia delle Entrate. Un fermo del solo programma non disattiva questi sistemi: lo studio continua a trasmettere dal gestionale, a scrivere dalla propria casella e a pagare dai propri canali, come faceva prima di attivarlo.

Questo è anche il motivo per cui il programma lavora accanto al gestionale e non al suo posto. Le trasmissioni telematiche e i pagamenti restano nel gestionale dello studio. Commercialista AI legge la posta dei clienti, prepara bozze, F24 da inviare, promemoria e controlli: se per qualche ora non è disponibile, quel lavoro si fa a mano, con più tempo e più fatica, ma nessun adempimento resta senza strada.

Le 4 copie da tenere fuori dal programma

• Lo scadenzario dello studio: le condizioni chiedono di mantenerne uno indipendente dal programma (prima pagina e articolo 2-bis). Il calendario delle scadenze proposto dall'intelligenza artificiale è un aiuto, non lo scadenzario ufficiale.
• Gli originali dei documenti: F24 prodotti dal gestionale, avvisi, PEC e allegati restano nella posta e nelle cartelle dello studio.
• I recapiti dei clienti: l'anagrafica vive nel gestionale e nella casella; quella del programma serve a riconoscere i mittenti.
• Le esportazioni periodiche: l'articolo 13-bis permette di esportare in qualunque momento, senza costi, i dati dello studio e dei clienti in CSV e i documenti in PDF. Una copia scaricata a fine mese è la cintura di sicurezza più semplice.

Cosa fare nei primi 10 minuti di un fermo

Quando una pagina non si apre o un invio non parte, la reazione istintiva è riprovare più volte. È spesso l'errore peggiore, soprattutto con le email: un invio che sembra non partito può essere già stato accettato dal server. Ecco una procedura in 5 passi che conviene scrivere su un foglio e appendere vicino alla postazione di chi segue gli F24.

1. Verifica che non sia la connessione: apri un altro sito e la tua casella di posta. Se anche quelli non rispondono, il problema è la rete dello studio, che l'articolo 8-bis esclude dal calcolo della disponibilità.
2. Controlla le Email inviate prima di ripetere un invio: se un F24 o una risposta risulta in coda o accettato dal server, non rimandarlo. Un doppio F24 al cliente crea più confusione di un ritardo di un'ora.
3. Guarda la scadenza più vicina: se c'è un versamento in giornata, mandalo dal gestionale e dalla tua casella come facevi prima. Lo scadenzario indipendente serve esattamente a questo.
4. Segnala il problema: apri la chat con Soldea, l'assistente di Commercialista AI, oppure scrivi ad academy@davidecaiazzo.it. Descrivi cosa stavi facendo, a che ora, quale pagina e quale messaggio hai visto.
5. Annota cosa hai fatto a mano: quando il programma torna disponibile, sapere quali invii sono partiti dal gestionale evita doppioni e solleciti inutili.

Come si chiede aiuto e cosa comprende l'assistenza

L'assistenza è compresa in ogni piano, senza costi aggiuntivi: lo dicono gli articoli 3 e 3-bis delle condizioni («L'assistenza del team e di Soldea è compresa in ogni piano») e la pagina dei prezzi, che indica per tutte le durate assistenza prioritaria, avvio guidato con un canale WhatsApp e un team dedicato. Dentro il programma la strada è sempre la stessa: la guida d'uso dice di aprire «Chatta con Soldea» per parlare con noi.

L'avvio ha una regola in più. Dopo il primo pagamento lo studio entra subito, collega la casella, carica i clienti e prepara i primi invii seguendo le istruzioni guidate. Se vuole, prenota una chiamata di avvio di 30 minuti in videochiamata con il nostro personale, compresa nel prezzo e facoltativa. La chiamata è assistenza all'avvio, non consulenza professionale, e non sposta il termine della Garanzia Avvio. Il caricamento dei dati dei clienti e il collegamento della casella restano a cura dello studio, che li esegue con i propri accessi: il nostro team guida, non entra nella casella al posto vostro.

Cosa scrivere nella chat di assistenza

L'informativa privacy spiega che domande, risposte e segnalazioni vengono conservate per rispondere e gestire i problemi, e che le copie di assistenza possono essere archiviate in Google Drive. Per questo chiede di non incollare nella chat informazioni riservate non necessarie o dati sensibili dei clienti. In pratica una buona segnalazione contiene la pagina, l'ora, l'azione fatta e il messaggio visto, e indica il cliente con un riferimento interno invece che con codice fiscale, importi o contenuto delle email. Se serve un dettaglio in più, lo chiediamo noi.

Sempre secondo l'informativa, per l'assistenza tecnica e lo sviluppo possiamo usare anche servizi di intelligenza artificiale che vedono dati di produzione solo per risolvere un guasto, in sola lettura e nella misura minima necessaria. È un punto da conoscere e, se lo studio lo ritiene utile, da citare nella propria valutazione dei fornitori.

Quando il programma sbaglia invece di fermarsi

Un fermo si vede subito. Un errore no: un cliente riconosciuto male, un importo letto in modo sbagliato da una scansione, una scadenza non proposta. Per questo ogni contenuto preparato dall'intelligenza artificiale è una proposta: risposte, F24 e circolari partono solo dopo la conferma dello studio (articoli 2 e 2-ter), e con l'approvazione lo studio ne assume la paternità (articolo 7, lettera a). Un controllo prima dell'invio è la difesa più efficace contro l'errore che non si vede.

Quando l'errore emerge, l'articolo 7, lettera j, chiede allo studio di comunicarlo per iscritto, con gli elementi utili a verificarlo, entro 60 giorni da quando ne ha avuto conoscenza o avrebbe dovuto averne conoscenza con l'ordinaria diligenza professionale. Non è una formalità: un errore segnalato con la schermata, la data e il documento di partenza si riproduce e si corregge in fretta, e la correzione vale anche per gli altri studi. Le condizioni (articolo 14) prevedono che segnalazioni e suggerimenti possano servire a migliorare il servizio solo dopo essere stati privati di ogni dato personale e di ogni informazione riferibile ai clienti dello studio.

I rimedi previsti dal contratto

L'articolo 10 si intitola, in modo diretto, «Se qualcosa va storto: il rimedio primario». Il percorso è questo: lo studio segnala il problema all'indirizzo academy@davidecaiazzo.it o tramite l'aiuto in chat; DC Academy fa quanto ragionevolmente possibile per risolverlo nel minor tempo; se il problema è imputabile a DC Academy e non viene risolto, lo studio ha diritto al rimborso del corrispettivo del mese in corso, o della frazione di annualità corrispondente a un mese.

Il rimborso è il rimedio primario ma non esclusivo. Restano il risarcimento del maggior danno nei limiti dell'articolo 9, la risoluzione per inadempimento di non scarsa importanza (articolo 1453 del codice civile) e ogni diritto inderogabile; restano sempre salvi dolo e colpa grave. Il rimborso dell'articolo 10 non si somma a quello della Garanzia Avvio per lo stesso periodo.

La disponibilità che perseguiamo

L'articolo 8-bis indica un obiettivo di disponibilità media del 99% su base annua, misurata come media dei valori mensili. La manutenzione programmata viene annunciata di norma con almeno 48 ore di preavviso e collocata di regola fuori dalla fascia 8:00-20:00 dei giorni feriali. Il valore rilevato viene pubblicato nelle pagine del servizio almeno ogni 3 mesi.

Per correttezza va detto anche il resto: il 99% è un obiettivo tecnico, non una garanzia contrattuale, e non dà diritto a penali o sconti diversi dai rimedi dell'articolo 10. Dal calcolo sono esclusi gli interventi urgenti di sicurezza, gli eventi dei fornitori terzi, la forza maggiore e i problemi di connessione o configurazione dello studio.

Se il problema nasce da un fornitore

Il programma si appoggia a fornitori indicati nell'informativa privacy: hosting e database, modello di intelligenza artificiale, pagamenti, invio delle email. L'articolo 8.2 prevede che un guasto originato da uno di loro non sia un inadempimento di DC Academy, ma a 4 condizioni: attivare subito i rimedi verso il fornitore, informare lo studio sulla natura e sulla durata prevedibile dell'evento, valutare la sostituzione del fornitore se il problema si protrae e, su richiesta scritta dello studio, far valere le pretese verso il fornitore riversando quanto recuperato. Diverso è il caso di soggetti che lo studio sceglie da sé, come il gestore della casella, i portali degli enti, le banche o il fornitore del gestionale (articolo 8.3): lì il programma non ha leve.

Se una causa di forza maggiore dura più di 60 giorni, ciascuna parte può recedere senza responsabilità, con la restituzione dei corrispettivi pagati per il periodo non goduto (articolo 12). E in ogni caso, alla cessazione del contratto, la funzione di esportazione resta disponibile per 30 giorni, 90 se cessa il servizio stesso (articolo 13-bis).

La procedura di emergenza dello studio in 5 righe

Molti studi hanno già una procedura scritta per il fermo del gestionale o della connessione. Basta aggiungerne una per il programma di intelligenza artificiale. Questo è un modello da adattare:

1. Lo scadenzario ufficiale dello studio è [nome del file o del gestionale]; il calendario del programma è un aiuto.
2. Ogni fine mese [nome del collaboratore] esporta clienti e invii in CSV e PDF e li salva in [cartella].
3. In caso di fermo, prima di ripetere un invio si controlla Email inviate; gli invii in scadenza partono dal gestionale e dalla casella dello studio.
4. Il problema si segnala subito in chat con Soldea o per email, con pagina, ora e messaggio, senza dati sensibili dei clienti.
5. Gli errori di contenuto si segnalano per iscritto entro 60 giorni, con il documento di partenza.

Cinque righe in una cartella condivisa evitano la riunione d'emergenza il giorno in cui servono. Sono anche un buon pezzo della formazione dei collaboratori che l'articolo 4 del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale chiede agli studi che la usano.

Domande frequenti

Se il programma si ferma posso comunque mandare gli F24 ai clienti?

Sì. Gli F24 nascono nel gestionale e la posta è quella dello studio: in caso di fermo si inviano dalla propria casella come prima. Prima di farlo conviene controllare Email inviate, appena il programma torna disponibile, per non mandare due volte lo stesso modello.

Entro quando devo segnalare un errore del programma?

Le condizioni chiedono di segnalarlo per iscritto, con gli elementi utili a verificarlo, entro 60 giorni da quando lo studio ne ha avuto conoscenza o avrebbe dovuto averne conoscenza con l'ordinaria diligenza professionale (articolo 7, lettera j, e articolo 9.6).

L'assistenza si paga a parte?

No. Avvio guidato, assistenza del team e di Soldea sono compresi in tutti i piani (articoli 3 e 3-bis). Anche la chiamata di avvio di 30 minuti è compresa nel prezzo ed è facoltativa.

Cosa succede se un guasto non viene risolto?

Se il problema è imputabile a DC Academy e non viene risolto, lo studio ha diritto al rimborso del mese in corso o della frazione di annualità corrispondente a un mese (articolo 10). Restano il risarcimento nei limiti dell'articolo 9 e la risoluzione per inadempimento di non scarsa importanza.

Posso recuperare i miei dati se decido di smettere dopo un fermo?

Sì. L'esportazione in CSV e PDF è disponibile in qualunque momento e, dopo la cessazione, per altri 30 giorni (90 se cessa il servizio). Su richiesta scritta entro quel termine ricevi una copia completa dei dati entro 15 giorni lavorativi, senza costi per la prima richiesta (articolo 13-bis).

Ogni due settimane mostriamo Commercialista AI dal vivo in un webinar gratuito per gli studi: la prossima data e l'iscrizione sono qui.

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