Disdire Commercialista AI: che fine fanno i dati dello studio

Se lo studio commercialista disdice Commercialista AI, il servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato e poi non addebita più nulla. Per 30 giorni dalla cessazione lo studio può esportare tutti i propri dati e quelli dei clienti, in CSV e PDF, senza costi. Passato quel termine l'archivio operativo viene cancellato, salvi gli obblighi di legge.

È una delle domande che uno studio fa prima di affidare la posta, gli F24 e le scadenze dei clienti a uno strumento di intelligenza artificiale: se poi smetto, cosa mi porto via e cosa resta da voi? La risposta giusta non sta in una promessa commerciale ma nelle condizioni del servizio e nell'informativa privacy. In questa guida le leggiamo insieme, articolo per articolo, con le regole che valgono oggi: disdetta, rimborso nei primi 30 giorni, esportazione, cancellazione, cosa resta comunque a carico dello studio.

Sommario

• Come si disdice e quando smette di costare
• Il rimborso nei primi 30 giorni
• Cosa si può esportare e in quale formato
• Quando i dati vengono cancellati davvero
• Cosa resta comunque conservato, e perché
• Cosa deve conservare lo studio per conto suo
• Domande frequenti

Come si disdice Commercialista AI e quando smette di costare?

La disdetta si fa online, in qualunque momento, dalla schermata dell'abbonamento, senza preavviso e senza telefonate. Lo prevede l'articolo 4 delle condizioni del servizio, versione 2026-10-05a: il servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato, il mese o l'anno in corso, e dopo non viene addebitato più nulla.

Questo vuol dire due cose pratiche. La prima: chi disdice a metà mese continua a usare il programma fino alla scadenza naturale del periodo, quindi può chiudere il lavoro in corso, per esempio gli F24 già preparati o le risposte ai clienti ancora in bozza. La seconda: quanto già pagato per il periodo in corso non viene restituito, salvo il caso del rimborso nei primi 30 giorni che vediamo sotto.

L'abbonamento mensile si rinnova di mese in mese, quello annuale di anno in anno, con un avviso via email almeno 7 giorni prima del rinnovo annuale. Se lo studio non disdice, il rinnovo è automatico: è scritto anche nelle domande frequenti della pagina del programma, insieme alla precisazione che la disdetta si fa dalla pagina Abbonamento.

Come funziona il rimborso nei primi 30 giorni?

Entro 30 giorni dal primo pagamento lo studio può chiedere la restituzione di tutto quanto ha pagato, con il piano mensile come con quello annuale, senza indicare un motivo. È l'articolo 5 bis delle condizioni, che sulla pagina del programma si chiama Garanzia Avvio.

La richiesta si fa con un'email a commercialisti@davidecaiazzo.it, inviata dall'indirizzo dell'account. Fa fede la data in cui la richiesta arriva. Il rimborso avviene entro 15 giorni, con lo stesso mezzo di pagamento usato dallo studio, insieme alla nota di credito.

Ci sono tre dettagli da conoscere prima di chiederlo:

• il rimborso chiude l'abbonamento alla data della richiesta, quindi l'accesso alle funzioni cessa subito;
• resta però la possibilità di esportare i dati, secondo le stesse regole valide per ogni altra cessazione;
• si può chiedere una sola volta per studio, cioè per la stessa partita IVA, anche in caso di nuova iscrizione.

Trascorsi i 30 giorni vale la regola ordinaria dell'articolo 4: disdetta libera, periodo pagato non rimborsabile.

Quali dati può esportare lo studio e in quale formato?

Tutti i propri dati e quelli dei propri clienti presenti nel servizio, in formato strutturato e leggibile da qualunque programma: CSV per i dati strutturati, PDF per i documenti e le comunicazioni. Lo stabilisce l'articolo 13 bis delle condizioni.

Il punto importante è che l'esportazione non è un servizio da chiedere solo alla fine. Lo studio può esportare in qualunque momento, da solo e senza costi, dalle pagine del programma. Chi vuole tenere una copia di sicurezza mensile dell'anagrafica clienti o dello scadenzario può farlo anche mentre l'abbonamento è attivo, senza scriverci.

Alla cessazione del contratto, per qualunque causa, la funzione di esportazione resta aperta per 30 giorni. Se lo studio preferisce non occuparsene, entro lo stesso termine può chiedere per iscritto una copia completa dei dati: il nostro team la consegna entro 15 giorni lavorativi, senza costi per la prima richiesta.

C'è anche una garanzia scritta che conta: nessuna clausola delle condizioni può subordinare l'esportazione dei dati al pagamento di somme contestate. In altre parole, un eventuale disaccordo su una fattura non blocca la restituzione dell'archivio.

Quando vengono cancellati davvero i dati dei clienti?

Alla scadenza dei 30 giorni dalla cessazione. Decorso quel termine, secondo l'articolo 13 bis, DC Academy cancella definitivamente i dati trattati per conto dello studio, salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, e su richiesta ne dà conferma scritta.

Ci sono due eccezioni a favore dello studio. Se una richiesta di restituzione è arrivata entro il termine ed è ancora in lavorazione, i dati necessari non vengono cancellati prima della consegna, anche in caso di guasto del servizio. E se fosse DC Academy a cessare il servizio, con il preavviso di almeno 90 giorni previsto dall'articolo 13.4, l'esportazione resterebbe disponibile per 90 giorni invece che per 30, con il rimborso dei corrispettivi già pagati per il periodo successivo.

Anche la sospensione, che può avvenire per esempio per un mancato pagamento dopo un avviso con almeno 7 giorni per rimediare, non comporta la cancellazione: per almeno 30 giorni lo studio conserva l'accesso in sola lettura e la possibilità di esportare, come scritto all'articolo 13.2.

Cosa resta comunque conservato dopo la chiusura dell'account?

Restano soltanto due insiemi di informazioni, entrambi diversi dall'archivio dei clienti dello studio, e l'informativa privacy, versione 2026-10-04b, li descrive nella sezione sui tempi di conservazione.

Il primo è la documentazione contabile di DC Academy: fatture e corrispondenza commerciale soggette all'articolo 2220 del codice civile, che prevede 10 anni dall'ultima registrazione, con gli eventuali prolungamenti per gli accertamenti dell'articolo 22 del DPR 600/1973. Sono i documenti del rapporto tra lo studio e DC Academy, non i documenti dei clienti dello studio.

Il secondo è la prova minima delle accettazioni contrattuali, conservata separatamente per 10 anni dalla chiusura per documentare il rapporto: contiene i dati identificativi dello studio e la prova di cosa ha accettato e quando, non l'archivio dei suoi clienti.

Un caso a parte riguarda i testi passati all'intelligenza artificiale. L'informativa spiega che il fornitore, Anthropic, cancella per regola ordinaria input e output delle chiamate entro 30 giorni, con eccezioni previste per legge e sicurezza, e che non è attivo un accordo di conservazione zero. Questa conservazione è distinta dalla nostra e non riguarda gli originali, che restano nell'archivio dello studio finché lo studio non lo esporta e il termine di cancellazione non scade.

Cosa deve conservare lo studio per conto suo?

I documenti dei clienti per i tempi richiesti dalla professione. Commercialista AI non è un sistema di conservazione a norma, e lo dicono sia l'articolo 7 delle condizioni, tra gli obblighi dello studio, sia l'informativa privacy: il servizio non garantisce la disponibilità dei documenti dopo la cessazione dell'account.

L'esempio più chiaro è l'antiriciclaggio. L'informativa ricorda che per i documenti antiriciclaggio lo studio rispetta l'obbligo di conservazione per 10 anni dalla cessazione del rapporto professionale o dall'esecuzione dell'operazione, secondo gli articoli 31 e 32 del decreto legislativo 231/2007. Il programma può registrare decorrenza e scadenza di quei documenti e permette di esportarli, ma la copia che fa fede deve stare nei sistemi dello studio.

Per questo consigliamo agli studi una regola semplice, che vale con qualunque strumento esterno: il gestionale e il sistema di conservazione restano la fonte principale, mentre il programma lavora accanto, sulla posta e sui file che il gestionale esporta. Con questa impostazione la disdetta non lascia buchi, perché nulla di ciò che serve per legge vive soltanto dentro il servizio.

Prima di disdire, quindi, l'ordine pratico è questo: esportare in CSV l'anagrafica clienti e lo scadenzario, esportare in PDF le comunicazioni che si vogliono tenere, controllare che i documenti con obblighi di conservazione siano già nel sistema dello studio, poi disdire dalla pagina Abbonamento. Se qualcosa non è chiaro, il nostro team guida lo studio passo per passo.

Perché conviene leggere queste regole prima di iniziare?

Perché la possibilità di uscire senza perdere nulla è ciò che rende sicuro entrare. Uno studio che sa di poter riportare a casa i propri dati in qualsiasi momento può provare il programma su un gruppo ristretto di clienti, misurare il tempo risparmiato e decidere con calma.

È anche una questione di responsabilità verso i clienti. Lo studio resta titolare dei dati dei propri clienti, mentre DC Academy li tratta come responsabile, secondo l'informativa privacy. L'articolo 28 del Regolamento europeo sulla protezione dei dati chiede al titolare di affidarsi solo a responsabili che offrano garanzie sufficienti, e prevede che a fine servizio i dati siano cancellati o restituiti: sapere dove stanno, per quanto tempo e come si recuperano serve proprio a questo.

Commercialista AI parte da 79 € + IVA al mese, con il primo mese soddisfatto o rimborsato e la disdetta online in qualsiasi momento. Il nostro team ha preparato una pagina che mostra cosa fa il programma, funzione per funzione.

GUARDA COME FUNZIONA

Serve un preavviso per disdire Commercialista AI?

No. La disdetta si fa online dalla schermata dell'abbonamento in qualunque momento, senza preavviso. Il servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato e da lì non viene addebitato altro, come previsto dall'articolo 4 delle condizioni.

Posso riavere i soldi se smetto dopo 2 settimane?

Sì, se sono passati meno di 30 giorni dal primo pagamento. Basta un'email a commercialisti@davidecaiazzo.it dall'indirizzo dell'account: il rimborso è totale, arriva entro 15 giorni e chiude l'abbonamento. Si può chiedere una sola volta per partita IVA.

Per quanto tempo posso scaricare i dati dopo la disdetta?

Per 30 giorni dalla cessazione, in CSV e PDF, direttamente dal programma. Entro lo stesso termine si può chiedere una copia completa per iscritto, consegnata entro 15 giorni lavorativi e senza costi per la prima richiesta.

I dati dei miei clienti restano da qualche parte dopo la cancellazione?

No, l'archivio operativo viene cancellato definitivamente allo scadere del termine, con conferma scritta su richiesta. Restano solo la documentazione contabile di DC Academy e la prova minima del contratto, che non contengono l'archivio dei clienti dello studio.

Commercialista AI può sostituire la conservazione a norma dello studio?

No. Il servizio non è conservazione a norma e non garantisce la disponibilità dei documenti dopo la cessazione. I documenti con obblighi di legge, come quelli antiriciclaggio da tenere 10 anni, vanno conservati nei sistemi dello studio.