Se l'intelligenza artificiale si ferma: cosa fa lo studio

Se Commercialista AI si ferma, lo studio non si ferma: la casella di posta, il gestionale, i portali dell'Agenzia delle Entrate e le banche restano raggiungibili come sempre, perché il programma lavora accanto a questi strumenti e non al loro posto. Per qualche ora si torna al lavoro manuale, e serve avere già pronti uno scadenzario e copie dei documenti fuori dal programma.

È una delle domande più sensate che uno studio possa fare prima di affidare una parte del lavoro a uno strumento di intelligenza artificiale: cosa succede il giorno in cui non funziona? Magari proprio il 16 del mese, con gli F24 da mandare ai clienti. Chi vende software tende a rispondere con una percentuale di disponibilità e a passare oltre. Noi preferiamo rispondere per intero, compresi i limiti.

In questa guida vediamo cosa si blocca e cosa no durante un fermo, quanto spesso può succedere, cosa preparare prima e cosa fare in ordine il giorno stesso. Ogni indicazione viene dalle pagine pubbliche del programma: condizioni di vendita (versione 2026-11-03a, artt. 2-bis, 8, 8-bis, 10, 12 e 13-bis) e informativa privacy (versione 2026-11-03a), lette il 9 novembre 2026.

Cosa succede se Commercialista AI non è raggiungibile?

Le condizioni lo scrivono in modo diretto all'art. 8.1-bis, intitolato proprio «Cosa accade se il tool si ferma». Un fermo può impedire le automazioni, i promemoria, la lettura delle email e gli invii assistiti. Può anche rendere indisponibile l'intera applicazione, comprese le funzioni manuali e l'accesso ai dati conservati soltanto al suo interno.

Tradotto nel lavoro di tutti i giorni: durante il fermo non vedi la pagina «Da fare», non prepari nuovi F24 con il programma, non apri le bozze di risposta già proposte e gli avvisi automatici che avevi autorizzato non partono. Non è un dettaglio da nascondere: il programma è dichiarato in beta all'art. 8.1, e può presentare errori, rallentamenti, interruzioni o funzioni non disponibili anche durante un abbonamento a pagamento.

La stessa norma chiarisce però il punto che conta di più. Il servizio non sostituisce e non controlla la disponibilità del gestionale, della casella di posta, delle banche o dei portali usati dallo studio. Un fermo del solo programma non disattiva nessuno di questi sistemi.

Cosa continua a funzionare quando il programma è fermo?

Continua a funzionare tutto ciò che lo studio usava prima, perché Commercialista AI non è un gestionale e non si mette in mezzo tra lo studio e i suoi strumenti. Le trasmissioni all'Agenzia delle Entrate e i pagamenti li fai dal gestionale, come oggi, e restano disponibili anche quando il programma non lo è.

• La casella di posta. Con Gmail e Google Workspace il collegamento usa soltanto i permessi di lettura e di invio (art. 2-quater): il programma non può cancellare, spostare o modificare i messaggi. Le email dei clienti restano nella casella, dove le hai sempre trovate, e puoi rispondere dal tuo programma di posta.
• Il gestionale. Contabilità, dichiarazioni, F24 telematici e trasmissioni restano nel software dello studio, che il programma non tocca.
• I portali. Cassetto fiscale, Entratel, home banking e portali previdenziali dipendono dai rispettivi gestori, non da noi (art. 8.3).
• I file che hai scaricato. Gli F24 in PDF, gli XML delle fatture estere e le esportazioni CSV salvati sul computer dello studio restano utilizzabili.

Quello che si perde, per la durata del fermo, è il lavoro preparato: l'elenco ordinato delle cose da fare, le bozze pronte, i promemoria. Le condizioni lo dicono senza giri di parole: lo studio continua con i propri strumenti e con le copie indipendenti, svolgendo a mano ciò che aveva affidato al programma, e questo può richiedere tempo e lavoro in più.

Quanto spesso può fermarsi? L'obiettivo del 99%

L'art. 8-bis fissa un obiettivo di disponibilità media del 99% su base annua, calcolato come media dei valori mensili. Su un anno di 8.760 ore, l'1% corrisponde a circa 87 ore. È un tetto teorico, non una previsione, ma aiuta a ragionare con i numeri invece che con le sensazioni.

Dal calcolo restano fuori alcune situazioni, elencate nello stesso articolo:

• la manutenzione programmata, annunciata di norma con almeno 48 ore di preavviso e collocata di regola fuori dalla fascia 8:00-20:00 dei giorni feriali;
• gli interventi urgenti di sicurezza;
• i problemi dei fornitori terzi (il modello di intelligenza artificiale, l'hosting e il database, i pagamenti, l'invio delle email) e dei soggetti che non scegliamo noi, come il gestore della casella dello studio;
• le cause di forza maggiore dell'art. 12;
• i problemi di connessione, dei sistemi o della configurazione dello studio.

Il 99% è un obiettivo tecnico e non una garanzia contrattuale: se non viene raggiunto, non nascono da solo penali o sconti. In cambio, ci impegniamo a pubblicare almeno ogni 3 mesi il valore di disponibilità effettivamente rilevato, così lo studio può verificare i fatti e non le promesse.

Cosa preparare prima: il piano di continuità in 5 punti

La parte più utile del lavoro si fa quando tutto funziona. L'art. 2-bis chiede allo studio di mantenere uno scadenzario e copie dei documenti indipendenti dal servizio, utilizzabili anche quando l'applicazione non è accessibile. Non è burocrazia: è quello che rende un fermo un fastidio di qualche ora invece di un problema.

1. Uno scadenzario fuori dal programma. Va bene quello del gestionale o un calendario condiviso dello studio. Le scadenze che il programma propone vanno riportate anche lì: il mancato avviso non sospende né proroga nessuna scadenza.
2. Gli F24 salvati appena pronti. Quando il programma prepara gli F24 del mese, scarica i PDF nella cartella del cliente. Se il giorno dell'invio il programma è fermo, li mandi dalla tua casella.
3. Un'esportazione periodica. L'art. 13-bis permette di esportare in qualunque momento, senza costi, i dati dello studio e dei clienti: CSV per i dati strutturati, PDF per documenti e comunicazioni. Una copia al mese, salvata nell'archivio dello studio, basta per avere sempre l'elenco clienti con i recapiti.
4. Gli originali nell'archivio dello studio. Estratti conto, fatture e avvisi caricati nel programma devono restare anche nelle cartelle dello studio. Il programma non è conservazione a norma: lo ricorda l'informativa privacy.
5. Una regola scritta per i collaboratori. Poche righe che dicono chi controlla la casella e lo scadenzario se il programma non risponde, e da dove si inviano gli F24 in quel caso.

Il giorno del fermo: cosa fare, in ordine

Se il programma non si apre o una funzione non risponde, la sequenza che consigliamo è questa.

1. Controlla che il problema non sia dello studio. Prova un altro sito e un altro computer: se manca la connessione, il fermo non è del programma.
2. Segnalalo. L'art. 10 indica 2 canali: l'email academy@davidecaiazzo.it oppure l'aiuto in chat, descrivendo il problema. Se il fermo dipende da un fornitore, l'art. 8.2 ci impegna a dirti la natura del problema e la durata prevedibile.
3. Apri lo scadenzario dello studio. Guarda cosa scade oggi e domani: sono le sole cose che non possono aspettare il ritorno del programma.
4. Lavora dalla casella e dal gestionale. Le email dei clienti sono nella casella; gli F24 già scaricati partono dalla tua posta; le trasmissioni restano nel gestionale come sempre.
5. Annota cosa hai fatto a mano. Quando il programma torna disponibile, una nota evita doppi invii: per esempio un F24 mandato dalla casella che il programma non sa ancora di aver già spedito.
6. Controlla gli esiti al rientro. Apri «Email inviate» e verifica gli invii in coda o con esito incerto prima di riprovarli. Le condizioni ricordano che un'email accettata dal server non dimostra la consegna né la lettura.

Cosa facciamo noi e quali rimedi ha lo studio

Le condizioni non si limitano a escludere responsabilità: indicano anche cosa dobbiamo fare. Quando il problema nasce da un fornitore terzo, l'art. 8.2 ci impegna ad attivare subito i rimedi presso il fornitore, a informare lo studio, a valutare la sostituzione del fornitore se il problema si prolunga e, su richiesta scritta, a far valere le pretese verso il fornitore riversando allo studio quanto recuperato, nei limiti del danno subito.

Per i dati, l'informativa privacy indica che le copie di ripristino del database hanno oggi una finestra di 3 giorni. Restano fermi gli obblighi di sicurezza, protezione dei dati e diligenza professionale, che la qualifica beta non elimina (art. 8.1-bis).

Sul piano economico, l'art. 10 prevede che, se il problema dipende da noi e non viene risolto, lo studio ha diritto al rimborso del mese in corso, o della frazione di annualità corrispondente a un mese. È il rimedio principale ma non l'unico: restano il risarcimento del maggior danno nei limiti dell'art. 9 e la risoluzione del contratto per inadempimento di non scarsa importanza (art. 1453 c.c.). Se una causa di forza maggiore dura più di 60 giorni, ciascuna parte può recedere con la restituzione dei corrispettivi del periodo non goduto (art. 12).

Resta un punto fermo, che vale per qualsiasi strumento: i controlli, le scadenze e gli adempimenti restano dello studio, anche durante un fermo.

Come valutare qualsiasi strumento su questo punto

Le stesse domande valgono per Commercialista AI e per qualunque altro programma di intelligenza artificiale che lo studio sta valutando. Chiedile prima di firmare, e chiedi dove sono scritte.

• Il contratto dice cosa succede se il servizio si ferma, o parla solo di percentuali?
• Durante un fermo restano accessibili la posta, il gestionale e i documenti dello studio?
• Posso esportare i miei dati in qualunque momento, in un formato leggibile, senza costi?
• La manutenzione si fa in orario di lavoro o fuori, e con quanto preavviso?
• Viene pubblicato il valore di disponibilità effettivamente rilevato?
• Quale rimedio ho se il fermo dipende dal fornitore?

Uno strumento che risponde con chiarezza a queste 6 domande non elimina il rischio di un fermo, ma permette di gestirlo con calma.

Se il programma è fermo, perdo le email dei clienti?

No. Con Gmail e Google Workspace il programma ha solo i permessi di lettura e di invio e non può cancellare, spostare o modificare i messaggi (art. 2-quater). Le email restano nella casella dello studio e puoi leggerle e rispondere dal tuo programma di posta.

Le scadenze si spostano se il programma non mi avvisa?

No. L'art. 2-bis delle condizioni è esplicito: il mancato avviso non sospende né proroga alcuna scadenza. Per questo lo scadenzario dello studio deve esistere anche fuori dal programma.

La manutenzione può capitare in orario d'ufficio?

Di regola no. La manutenzione programmata è annunciata di norma con almeno 48 ore di preavviso e collocata fuori dalla fascia 8:00-20:00 dei giorni feriali (art. 8-bis). Fanno eccezione gli interventi urgenti di sicurezza.

Ho diritto a un rimborso se il servizio non funziona?

Se il problema dipende da DC Academy e non viene risolto, lo studio ha diritto al rimborso del mese in corso o della frazione di annualità corrispondente a un mese (art. 10), senza perdere gli altri rimedi previsti dalla legge e dall'art. 9.

Come recupero i miei dati se decido di smettere?

Con l'esportazione in CSV e PDF, disponibile in qualunque momento e per 30 giorni dopo la cessazione del contratto. Su richiesta scritta entro quel termine forniamo una copia completa entro 15 giorni lavorativi, senza costi per la prima richiesta (art. 13-bis).

Ogni due settimane mostriamo Commercialista AI dal vivo in un webinar gratuito per gli studi: la prossima data e l'iscrizione sono qui. Vai al webinar per gli studi

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