Bozza dell'intelligenza artificiale: come controllarla

Una bozza scritta dall'intelligenza artificiale si controlla come il lavoro di un collaboratore appena arrivato: si verificano destinatario, date, importi, codici tributo, riferimenti normativi e allegati, poi il tono. Chi preme Invia ne diventa l'autore. Con un ordine fisso e qualche segnale d'allarme da conoscere, una risposta ordinaria si controlla in un paio di minuti.

Questa guida risponde a una domanda che gli studi ci fanno spesso nelle prime settimane: "Mi fido della bozza o la riscrivo?". La risposta onesta è nel mezzo. La bozza fa risparmiare tempo solo se si controlla bene e in fretta, e per controllarla in fretta bisogna sapere dove sbaglia più spesso. Qui trovi la lista dei controlli, cosa l'intelligenza artificiale sa e non sa quando scrive, e come si fa il controllo dentro Commercialista AI.

Perché la bozza va sempre riletta

Il primo motivo è di legge. L'articolo 13 della legge 132/2025 riserva al professionista la prestazione intellettuale e assegna all'intelligenza artificiale una funzione strumentale e di supporto. In pratica: lo strumento propone, il commercialista decide.

Il secondo motivo è contrattuale ed è scritto nero su bianco. L'articolo 7, lettera a, delle condizioni di Commercialista AI chiede allo studio di verificare ogni contenuto professionale preparato dal servizio prima di approvarlo, inviarlo o usarlo, e precisa che lo studio ne assume la piena paternità e responsabilità professionale dal momento dell'approvazione. L'articolo 2 delle stesse condizioni ricorda che il servizio non fornisce consulenza fiscale e che ogni contenuto è una proposta.

Il terzo motivo è pratico. Le stesse condizioni, all'articolo 2-bis, dicono senza giri di parole che lo strumento può sbagliare e può non segnalare nulla quando servirebbe intervenire. L'articolo 2, lettera b, aggiunge che i contenuti possono essere errati "anche in modo non evidente a una lettura superficiale". Un testo scritto bene e con un tono professionale può contenere una data sbagliata: proprio perché suona credibile, va letto con un metodo.

Cosa sa e cosa non sa l'intelligenza artificiale quando scrive

Per controllare bene una bozza conviene sapere con quali informazioni è stata scritta. L'informativa privacy del programma lo descrive in dettaglio per la risposta alle email dei clienti:

• riceve il testo dell'email del cliente;
• riceve i messaggi precedenti della stessa conversazione con lo stesso cliente, comprese le risposte già inviate dallo studio, fino a 30 messaggi e 20.000 caratteri;
• in tutto al massimo 50.000 caratteri, più la firma e lo stile dello studio;
• non riceve gli allegati delle email.

Da qui discendono 3 conseguenze concrete.

Gli allegati non li ha visti. Se il cliente scrive "vi mando la fattura in allegato, è corretta?", la bozza può rispondere solo sulla base del testo. Il contenuto del PDF lo apri e lo controlli tu.

Conosce solo quella conversazione. Non sa cosa vi siete detti al telefono, cosa c'è nel gestionale, né cosa è cambiato nella posizione del cliente il mese scorso. Se la risposta dipende da queste informazioni, la bozza è un punto di partenza, non una risposta.

Non sostituisce il gestionale. Commercialista AI lavora accanto al gestionale dello studio: le trasmissioni all'Agenzia delle Entrate e i pagamenti restano nel gestionale e nei portali, come oggi. Un importo citato in bozza va confrontato con il dato del gestionale, che resta la fonte.

Le 8 cose da controllare, in quest'ordine

L'elenco viene direttamente dall'articolo 7, lettera a, delle condizioni, che indica cosa lo studio deve verificare: testi, importi, date, destinatari, allegati, riferimenti normativi, codici tributo e coordinate di pagamento. Messo in ordine di rischio, diventa una lista da seguire sempre uguale.

1. Destinatario. È il cliente giusto? Con più persone della stessa azienda in copia, la risposta va a chi deve riceverla? Un errore qui non si recupera con una seconda email.
2. Date. Scadenze, termini di pagamento, giorni della settimana. Le date relative ("entro venerdì", "il mese prossimo") vanno trasformate in date precise, perché il cliente può leggere l'email giorni dopo.
3. Importi. Ogni cifra va confrontata con il documento o con il gestionale. Attenzione a importi arrotondati, a IVA inclusa o esclusa, a rate confuse con il totale.
4. Codici tributo. Se la risposta cita un codice tributo, si verifica sulla risoluzione o sulla tabella ufficiale dell'Agenzia delle Entrate. Un codice plausibile ma sbagliato è uno degli errori più costosi.
5. Coordinate di pagamento. Un IBAN o un riferimento di pagamento in bozza si controlla carattere per carattere sulla fonte originale.
6. Riferimenti normativi. Articoli, commi, numeri di circolare. Se non sei sicuro che il riferimento esista e dica quello che la bozza afferma, toglilo: una risposta senza citazione è meglio di una citazione sbagliata.
7. Allegati. Se la bozza dice "in allegato trova", verifica che l'allegato ci sia e che sia quello giusto.
8. Testo e tono. Per ultimo, la forma: niente promesse che lo studio non vuole fare ("ci pensiamo noi a tutto"), niente rassicurazioni su esiti che non dipendono dallo studio, tono coerente con il rapporto che hai con quel cliente.

L'ordine conta. I primi 6 punti sono quelli che producono danni concreti se sbagliati; il tono si sistema in pochi secondi. Partire dalla forma porta a rileggere il testo tre volte e a non accorgersi della data.

I segnali d'allarme in una bozza

Ci sono situazioni in cui la bozza va guardata con più sospetto del solito. Non perché sia per forza sbagliata, ma perché sono i casi in cui un errore passa inosservato più facilmente.

• La bozza risponde a una domanda che il cliente non ha fatto. Succede quando l'email è ambigua: l'intelligenza artificiale sceglie un'interpretazione. Se non sei sicuro di cosa chieda il cliente, la risposta giusta è spesso una domanda di chiarimento.
• La bozza è molto sicura su un caso particolare. Regimi agevolati, scadenze prorogate, casi di decadenza: dove la regola ha eccezioni, una risposta netta merita una verifica in più.
• La bozza cita una norma recente. Le novità degli ultimi mesi sono quelle su cui conviene sempre tornare alla fonte ufficiale con data.
• Il cliente ha allegato documenti. Come visto, gli allegati non arrivano all'intelligenza artificiale: tutto ciò che la bozza dice sul loro contenuto è una deduzione dal testo.
• La conversazione è lunga. Oltre i limiti indicati dall'informativa, i messaggi più vecchi possono restare fuori: un accordo preso settimane prima potrebbe non essere considerato.

Come si fa il controllo dentro Commercialista AI

La pagina "Come si usa" del programma descrive la giornata in 3 passaggi, e il controllo della bozza è il secondo.

1. Guardi "Da fare". È la prima riga della pagina Scadenze: F24 pronti da mandare, clienti che hanno scritto, documenti da verificare, scadenze urgenti.
2. Apri la bozza da controllare. La risposta o il sollecito sono già proposti. Li verifichi e li modifichi solo se serve. Il pulsante Invia email spedisce il messaggio; tornare indietro non lo invia.
3. Controlli le Email inviate. La guida stessa avverte che una lista vuota non dimostra che tutto il lavoro sia stato acquisito.

Se la bozza va cambiata, hai 2 strade. La prima è modificarla a mano, che per un dettaglio è la più veloce. La seconda è la funzione di riscrittura del programma: scrivi cosa cambiare ("più breve", "chiedi anche il modello F24 di settembre") e il programma rifà il testo partendo dall'email mostrata in pagina, fino a 6.000 caratteri, con la tua richiesta e lo stile dello studio. Anche la versione riscritta va riletta con la stessa lista.

Le risposte alle email dei clienti partono solo con il tuo clic. Diverso è il caso degli avvisi automatici, come i solleciti di conferma di un F24: partono da soli solo se lo studio ha acceso la regola che li autorizza, nei limiti dell'articolo 2-ter delle condizioni. Il testo di quegli avvisi conviene controllarlo una volta con cura prima di accendere la regola.

Una routine di 2 minuti per ogni bozza

Nei primi giorni il controllo richiede più tempo, ed è normale. Con un metodo fisso l'obiettivo è stare intorno ai 2 minuti per una risposta ordinaria. Il metodo che consigliamo agli studi è questo:

1. Leggi prima l'email del cliente, non la bozza. Fatti un'idea di cosa risponderesti. Così noti subito se la bozza va in un'altra direzione.
2. Apri gli allegati del cliente, se ci sono.
3. Scorri la bozza cercando solo numeri e nomi: destinatario, date, importi, codici, riferimenti. Ognuno si confronta con la fonte.
4. Leggi la bozza intera una volta, per il senso e il tono.
5. Correggi o riscrivi, poi invia. Se hai dovuto cambiare più di metà del testo, annotalo: è un segnale utile per capire su quali tipi di email lo strumento ti aiuta davvero.

Quel conteggio delle bozze riscritte è anche il modo più onesto per valutare lo strumento nel primo mese: se la maggior parte delle risposte parte con piccole correzioni, il tempo risparmiato è reale.

Quando conviene scrivere da zero

Non tutte le email meritano una bozza. Ci sono casi in cui è più rapido e più sicuro scrivere la risposta da sé:

• comunicazioni delicate, come un errore dello studio, un contenzioso o una cattiva notizia sul piano fiscale del cliente;
• pareri che richiedono un'analisi della posizione, non una risposta a una domanda operativa;
• clienti per i quali lo studio ha deciso di non usare l'intelligenza artificiale.

Per quest'ultimo caso il programma ha un interruttore nella scheda cliente: per un cliente segnato come sensibile non vengono preparate nuove bozze di risposta con l'intelligenza artificiale. Le condizioni, all'articolo 15, precisano che il blocco non cancella i testi già generati e non riconosce da solo i dati sensibili nei messaggi. È una scelta dello studio, cliente per cliente.

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Se invio una bozza sbagliata, la responsabilità è del programma?

No. L'articolo 7, lettera a, delle condizioni stabilisce che lo studio assume la piena paternità e responsabilità professionale del contenuto dal momento in cui lo approva. È coerente con l'articolo 13 della legge 132/2025, che riserva al professionista la prestazione intellettuale.

L'intelligenza artificiale legge gli allegati del cliente quando prepara la risposta?

No. Secondo l'informativa privacy, per preparare la bozza riceve il testo dell'email e i messaggi precedenti della stessa conversazione, fino a 50.000 caratteri in tutto, ma non gli allegati. Il contenuto dei documenti allegati lo verifica il professionista.

Quanto tempo serve per controllare una bozza?

Per una risposta ordinaria, con un metodo fisso, l'obiettivo è un paio di minuti: email del cliente, allegati, numeri e nomi confrontati con la fonte, lettura finale del tono. Le comunicazioni delicate richiedono più tempo e spesso conviene scriverle da zero.

Una bozza può partire senza che io la approvi?

Le risposte alle email dei clienti partono solo con il clic su Invia email; tornare indietro non le invia. Gli avvisi automatici, come i solleciti, partono da soli solo se lo studio ha acceso la regola che li autorizza.

Posso escludere alcuni clienti dall'intelligenza artificiale?

Sì. Per un cliente segnato come sensibile nella scheda cliente il programma non prepara nuove bozze di risposta con l'intelligenza artificiale. Lo studio decide cliente per cliente, per esempio per posizioni delicate o per clienti che lo hanno chiesto.

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