Parcelle ai clienti: il lavoro manuale dello studio commercialista

Le parcelle ai clienti, nella maggior parte degli studi commercialisti, si scrivono ancora a mano: importo e scadenza copiati dalla fattura già emessa, modello Word o PDF riaperto ogni volta, email di richiesta pagamento scritta di nuovo per ogni cliente che non paga. È un lavoro piccolo, ripetuto decine di volte al mese, e quasi sempre invisibile nei conteggi del tempo dello studio.

Come si scrive oggi un proforma in studio

Lo studio apre il proforma dell'ultima volta, cambia cliente, importo e data, controlla che il numero sia quello giusto e lo manda per email. Sembra un lavoro di due minuti, ma si ripete per decine di clienti ogni trimestre o ogni mese, con lo stesso rischio ogni volta: un numero saltato, una data sbagliata, un importo copiato dal cliente precedente e mai corretto fino a quando qualcuno se ne accorge, di solito il cliente stesso.

La parcella non nasce dal nulla: i dati ci sono già, dentro le fatture elettroniche che lo studio ha emesso ai propri clienti e che tiene in archivio o scarica dall'Agenzia delle Entrate. Il lavoro manuale non è calcolare l'importo, è andarlo a riprendere ogni volta da un documento diverso e incollarlo in un altro, controllando a occhio che tutto corrisponda.

In uno studio con duecento clienti, anche se solo la metà riceve un proforma ricorrente, significa cento documenti da ricostruire ogni trimestre: quattrocento all'anno, uno per uno, sempre con lo stesso schema e sempre con lo stesso margine di errore umano.

Perché ogni cliente ha una cadenza diversa

Un cliente paga ogni mese, un altro ogni tre mesi, un altro ancora una volta sola a gennaio. Lo studio tiene a mente chi paga quando, spesso senza un'agenda dedicata, e si accorge di un proforma in ritardo solo quando il cliente stesso lo fa notare, oppure quando manca un incasso previsto a bilancio dello studio.

Il numero del proforma deve continuare da quello dell'anno precedente, il periodo va scritto come lo scrive quello studio in particolare ("IV trimestre 2026" e non "quarto trimestre 2026", oppure il contrario, a seconda delle abitudini), l'IBAN e il codice fiscale devono essere quelli giusti per quello studio, non generici o presi da un altro documento per errore. Sono dettagli piccoli, ma bastano a far perdere tempo a chi li controlla uno per uno, e un errore su questi dettagli arriva sempre al cliente, non resta interno.

Più lo studio cresce, più i clienti con cadenze diverse si moltiplicano, e più diventa difficile tenerle tutte a mente senza un sistema scritto da qualche parte. Il risultato pratico, in molti studi, è un foglio Excel parallelo che prova a tenere il conto delle scadenze di fatturazione, aggiornato a mano quanto i proforma stessi.

Il sollecito a chi non paga, ogni volta daccapo

Quando un cliente non paga entro la scadenza, lo studio scrive un'email di sollecito. Il tono cambia da studio a studio, e spesso anche da cliente a cliente: più diretto con chi è sempre in ritardo, più soft con chi paga quasi sempre puntuale e questa volta ha solo dimenticato. Il problema è che questo tono, imparato negli anni lavorando con quello specifico cliente, non è scritto da nessuna parte: vive solo nella testa di chi scrive le email.

Risultato pratico: chi sostituisce quella persona, anche solo per una settimana di ferie o una malattia, scrive solleciti diversi, più freddi o più aggressivi di quelli a cui i clienti sono abituati, e qualche cliente lo nota e lo fa notare, a volte in modo scortese, allo studio.

Lo stesso vale, in piccolo, per la richiesta di pagamento che accompagna il primo invio del proforma: non è solo "ecco l'importo", è un testo che richiama come lo studio comunica di solito, con quale livello di formalità, con quali informazioni aggiuntive (il riepilogo del lavoro svolto nel periodo, per esempio). Riscriverlo ogni volta da zero, o modificare un vecchio testo copiato male, è dove nascono la maggior parte delle imprecisioni che i clienti notano.

Cosa può leggere un programma dentro le fatture già emesse

Le fatture elettroniche che lo studio ha già mandato ai suoi clienti contengono quasi tutto quello che serve per il proforma successivo: importo, periodo fatturato, dati del cliente, codice fiscale e indirizzo dello studio stesso. Lo stesso vale per le email già inviate: contengono il testo della richiesta di pagamento e del sollecito, con lo stile che lo studio usa davvero, non un modello generico scaricato da internet.

Un programma che legge questi documenti non deve indovinare niente: deve solo riconoscere dove stanno, dentro un testo già scritto da un umano, il cliente, la data, l'importo e la cadenza, e riproporli nella stessa forma la volta successiva. È lo stesso principio, applicato alla fatturazione dello studio verso i propri clienti, che oggi Commercialista AI usa già per leggere le fatture e le parcelle dei clienti dello studio in altre aree del programma (per esempio nella lettura delle ritenute d'acconto, vedi più avanti).

La differenza tra leggere un documento e inventarlo è fondamentale, ed è il punto su cui si gioca la fiducia di chi usa uno strumento del genere: un conto è ripresentare un dato che esiste già in un documento firmato, un conto è calcolare qualcosa da zero senza che nessuno l'abbia controllato prima.

Un esempio vero: un proforma in Word, non in PDF

Non tutti i proforma degli studi sono PDF generati da un gestionale. Molti nascono come un documento Word, compilato a mano anni fa e poi riusato come modello, con l'intestazione dello studio, il logo, una formula finale fissa. Quando questo file viene mandato per email a un cliente, resta comunque un documento leggibile: cambia il formato, non la struttura.

Un programma può aprire quel file Word, riconoscere dove sono scritti il nome del cliente, la data e l'importo, e preparare la versione successiva mantenendo intestazione, logo e formula del tutto identici, cambiando solo quei tre dati. Il numero del documento continua da quello dell'ultimo emesso nell'anno, il periodo è scritto nello stesso modo in cui lo scriveva lo studio ("IV trimestre 2026" invece di "quarto trimestre", se è così che lo studio lo chiamava), la cadenza resta quella osservata nei proforma precedenti dello stesso cliente.

Se nel documento di partenza ci sono righe che non sono chiare, per esempio spese aggiuntive o conti che non tornano con certezza, la scelta corretta è lasciare il proforma così com'è e non provare a ricalcolarlo: meglio un documento che resta da completare a mano che un proforma con un importo sbagliato mandato per errore a un cliente.

Cosa resta sempre al professionista

Un proforma non va mai mandato senza che qualcuno dello studio l'abbia visto. Anche quando il documento è pronto, preciso, identico nell'aspetto a quello che lo studio manda di solito, resta un passaggio di controllo prima dell'invio: lo studio legge, conferma, e solo allora l'email parte.

Lo stesso vale per il testo del sollecito: la proposta resta una proposta, lo studio la legge, la cambia se il caso specifico lo richiede (un cliente che ha appena avuto un problema di liquidità comunicato per telefono, per esempio, merita un tono diverso da uno che semplicemente si è dimenticato) e decide lui quando mandarla. Nessuna email di richiesta pagamento o di sollecito parte da sola, senza che un umano l'abbia prima vista.

Quanto tempo si libera davvero

Secondo una ricerca della Fondazione Nazionale di Ricerca dei Commercialisti condotta con le Università di Bergamo, Politecnica delle Marche e LUM, presentata al Convegno Nazionale UNGDCEC di Napoli 2026 e ripresa da LineaEDP il 24 settembre 2026, l'80% dei commercialisti italiani ha già utilizzato l'intelligenza artificiale in studio, e il 71% di loro segnala una riduzione concreta dei tempi operativi, con un risparmio stimato fino a oltre il 50% del monte ore dedicato alle attività ripetitive, tra cui rientra proprio la fatturazione ricorrente verso i clienti.

La stessa ricerca segnala che meno del 5% degli studi ha oggi definito regole scritte su come usare l'intelligenza artificiale in studio: il risparmio di tempo, quando c'è, arriva prima delle regole formali, non dopo. Per questo conviene partire da un'attività piccola, ripetitiva e facile da controllare come il proforma, dove è semplice verificare se il risultato è corretto, prima di estendere l'automazione ad attività più complesse dello studio.

Un'altra indagine della Fondazione Nazionale dei Commercialisti su oltre 4.000 professionisti, riportata da ANSA il 22 ottobre 2025, racconta la stessa direzione con numeri diversi ma coerenti: il 34,1% degli studi usa già l'intelligenza artificiale e il 71,9% prevede di usarla entro tre anni. Due ricerche diverse, condotte in momenti diversi, che indicano la stessa cosa: l'adozione in studio non è più un esperimento isolato, è un processo già avviato nella maggior parte degli studi italiani.

I dati dello studio che si ricopiano ogni volta

Oltre a importo, data e cliente, ogni proforma porta con sé una serie di dati fissi dello studio stesso: IBAN su cui ricevere il pagamento, codice fiscale o partita IVA dello studio, indirizzo completo, regime fiscale applicato (ordinario o forfettario), numero progressivo del documento. Sono dati che non cambiano quasi mai, eppure in molti studi vengono riscritti o ricontrollati a ogni singolo proforma, perché nessuno strumento li tiene a disposizione in automatico.

Questi stessi dati esistono già dentro le fatture che lo studio ha emesso in passato: basterebbe leggerli una volta da un documento già firmato per riproporli ogni volta senza doverli ricontrollare manualmente, lasciando al professionista solo la verifica finale prima dell'invio, non la ricopiatura.

A che punto è Commercialista AI su questo fronte

Su Commercialista AI oggi la fatturazione verso i clienti passa dal menu F24 e dalla gestione delle ritenute d'acconto sui pagamenti ricevuti dai clienti, non ancora dalla scrittura dei proforma che lo studio manda ai propri clienti: quella parte è in sviluppo e non è ancora attiva sul programma. Non è quindi oggi una funzione che il programma offre, va raccontata per quello che è: un'attività reale che si fa ancora a mano in quasi tutti gli studi, con il potenziale di essere automatizzata leggendo documenti che lo studio ha già prodotto.

Quando questa parte sarà pubblicata, il principio resterà lo stesso di tutte le altre funzioni del programma: il programma propone leggendo i documenti già esistenti, lo studio controlla e preme il tasto per confermare. Nessun proforma e nessuna email di sollecito partirebbero mai senza quella conferma, esattamente come accade oggi per gli F24 e per le ritenute d'acconto.

Ogni due settimane mostriamo Commercialista AI dal vivo in un webinar gratuito per gli studi: la prossima data e l'iscrizione sono qui.

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Domande frequenti

L'intelligenza artificiale può scrivere un proforma uguale al modello del mio studio?

Sì, in linea di principio può leggere un proforma già mandato, anche in formato Word, e preparare la versione successiva con la stessa intestazione, lo stesso logo e la stessa struttura, cambiando solo cliente, numero, data e importo. Su Commercialista AI questa funzione specifica è ancora in sviluppo.

Chi controlla l'importo prima che il proforma parta al cliente?

Il controllo finale resta sempre al commercialista o a chi lavora in studio. Se qualcosa nel documento di partenza non è chiaro, il proforma non va ricalcolato da solo: resta quello di sempre, da sistemare a mano prima dell'invio.

Funziona anche se i miei proforma sono in Word e non in PDF?

Un documento Word mandato per email resta leggibile tanto quanto un PDF: cambia il formato del file, non la possibilità di riconoscere al suo interno il cliente, la data e l'importo da aggiornare.

Quanto costa Commercialista AI per uno studio?

Si parte da 59,25 € più IVA al mese, pagando l'anno in un'unica soluzione (711 € più IVA), oppure il semestre a 65,83 € più IVA al mese (395 € più IVA). Con la Garanzia Avvio, entro 30 giorni dal primo pagamento si può smettere e si viene rimborsati per intero.

Quando sarà disponibile la scrittura automatica dei proforma su Commercialista AI?

La funzione è in fase di sviluppo e oggi non è ancora attiva sul programma. Commercialista AI gestisce già gli F24 e le ritenute d'acconto verso i clienti; la parte sui proforma dello studio seguirà lo stesso principio di controllo umano prima di ogni invio.