Commercialisti: gli F24 con l'intelligenza artificiale

Gli F24 mensili ai clienti li prepara oggi l'intelligenza artificiale dentro il tool dello studio commercialista, che carica il modello originale, verifica i dati e scrive l'email pronta da inviare, mentre il commercialista resta l'unico a dare la conferma finale prima che il messaggio parta al cliente.

In questo articolo: come funziona oggi l'invio in studio, cosa fa davvero l'intelligenza artificiale sugli F24, perché la conferma resta al commercialista, cosa questa automazione non fa, l'informativa da dare ai clienti, quanto costa e come iniziare senza cambiare gestionale.

Come lo studio prepara oggi gli F24 dei clienti

Ogni mese, per la scadenza del 16, una persona dello studio apre il modello F24 di ciascun cliente mensile o trimestrale, IVA e ritenute soprattutto, controlla gli importi, scrive l'email di invio, la manda e aspetta la conferma di ricezione. Poi stampa la prova e la archivia nella cartella del cliente. È lavoro ripetitivo, uguale ogni mese, che occupa una persona per giorni interi proprio nei giorni più vicini alla scadenza.

Secondo un'indagine della Fondazione Nazionale dei Commercialisti su oltre 4.000 professionisti, ripresa da ANSA il 22 ottobre 2025, il 34,1% degli studi italiani usa già l'intelligenza artificiale in qualche forma e il 71,9% prevede di usarla entro i prossimi tre anni. Il lavoro sugli F24 è tra i primi candidati perché è meccanico, si ripete ogni mese e ha un formato sempre uguale.

Cosa fa oggi l'intelligenza artificiale sugli F24

Nel tool dello studio, la funzione dedicata carica il modello F24 originale del cliente, ne verifica i dati e prepara l'email di invio già scritta, con il documento allegato. Il commercialista o il collaboratore la rilegge, e solo dopo la sua conferma il messaggio parte davvero verso il cliente. Non è un invio automatico alla cieca: è un lavoro già pronto, che prima toccava scrivere da zero ogni volta.

Per uno studio con decine di clienti mensili, questo significa non dover più aprire ogni singolo modello e riscrivere la stessa email con dati diversi. Il tempo che restava, il simulatore di commercialista-ai.davidecaiazzo.it lo stima per ipotesi in alcuni minuti a documento moltiplicati per il numero di clienti, cifra che ogni studio deve verificare sui propri numeri reali, non prendere come dato assoluto.

La differenza pratica si vede nei giorni intorno al 15 e al 16 del mese, quando gli F24 mensili e trimestrali si accumulano tutti insieme. Invece di aprire un modello alla volta, chi segue l'invio trova già pronta la lista dei clienti con l'email e l'allegato preparati, e il lavoro si riduce a scorrere, controllare i numeri e confermare. Non cambia chi decide, cambia quanto tempo serve per arrivare al momento della decisione.

La conferma dell'invio resta sempre al commercialista

Il punto che distingue questa automazione da un invio automatico è la conferma umana prima della partenza dell'email. La macchina prepara, il professionista controlla e decide se e quando inviare. Chi segue gli avvisi bonari e le rateizzazioni dei clienti conosce bene il problema opposto, le date delle rate scritte solo dentro il PDF dell'F24 o della comunicazione, che vanno ricopiate a mano in agenda per non perdere una scadenza: anche qui l'automazione legge le date direttamente dai documenti e dalle email, ma è sempre il professionista a decidere come muoversi.

Questo vale anche quando il cliente scrive per chiedere conferma di aver ricevuto l'F24, o per segnalare un importo che non torna. La bozza di risposta viene proposta a partire dalla domanda del cliente, ma resta il professionista a leggerla, correggerla se serve e mandarla. Lo stesso principio vale per i solleciti sui documenti mancanti, dove le regole di invio (gentile, poi fermo, poi deciso) le decide lo studio e la macchina si limita a seguirle senza inventare un tono diverso da quello scelto.

Cosa questa automazione non fa, e non deve far credere di fare

Il tool non si collega al gestionale dello studio, non produce file XML fiscali e non invia nulla al Sistema di Interscambio. Non decide al posto del professionista su nessun invio: ogni email parte solo dopo conferma. Il tracciamento delle conferme di ricezione e l'archiviazione automatica della prova di invio, utili quanto la preparazione dell'email, sono il passo successivo del flusso che lo studio può costruire, non una funzione già disponibile oggi nel tool: vale la pena saperlo prima di promettere ai clienti un servizio che non c'è ancora.

Perché avvisare i clienti se lo studio usa l'intelligenza artificiale

Dal 10 ottobre 2025 la legge 132/2025, articolo 13, impone di informare il cliente quando un professionista usa sistemi di intelligenza artificiale nel proprio lavoro, mantenendo comunque il giudizio professionale in capo alla persona, come chiarisce la guida operativa della Fondazione Nazionale dei Commercialisti del 24 ottobre 2025. Per uno studio che automatizza l'invio degli F24 basta una nota semplice nella lettera di incarico o in una comunicazione a parte, che spieghi cosa fa il programma e cosa resta sempre del commercialista.

Secondo il comunicato Istat "Imprese e Ict, anno 2025" del 15 dicembre 2025, il 16,4% delle imprese italiane con almeno 10 addetti usa già l'intelligenza artificiale, il 15,7% tra le piccole e medie imprese contro il 53,1% delle grandi imprese: un divario che riguarda anche i clienti dello studio, spesso ancora scettici o poco informati su cosa significhi davvero in pratica.

Quanto costa e quanto tempo si libera davvero

Lo strumento dedicato agli studi commercialisti ha un abbonamento mensile da 79, 149 o 249 euro più IVA a seconda del numero di clienti seguiti, con un costo interno stimato attorno a 0,34 centesimi per ogni bozza di risposta preparata. Numeri da verificare studio per studio, ma utili per capire l'ordine di grandezza rispetto a una persona che dedica giorni interi ogni mese solo agli F24. Il simulatore sul sito del tool stima in ipotesi dichiarate qualche minuto per ogni F24 preparato a mano, moltiplicato per il numero di clienti mensili e trimestrali: la cifra esatta cambia da studio a studio e va ricalcolata sui propri clienti, non presa come regola generale.

Come iniziare senza cambiare gestionale

Lo studio continua a usare il proprio gestionale, TeamSystem, Zucchetti o Profis, per XML, Sistema di Interscambio e registrazioni contabili. L'intelligenza artificiale entra accanto, non al posto, sulla parte di comunicazione con il cliente: si aggiungono i clienti con email e partita IVA, si collega la casella di posta dello studio, e si controllano le prime bozze prima di lasciarle partire da sole. Una demo con clienti di esempio permette di vedere il flusso degli F24 senza inviare nessuna email reale, prima di usarlo sui clienti veri.

Il collegamento della posta dello studio, spesso il punto dove ci si ferma quando si prova un nuovo strumento, oggi si fa in un clic per Gmail e Outlook, mentre per Aruba passa dalla configurazione IMAP e la PEC resta consultabile in sola lettura. Non serve cambiare provider né toccare il gestionale contabile: si collega la casella che lo studio usa già, si aggiungono i primi clienti mensili e si guarda come si comportano le prime bozze prima di estendere l'automazione a tutto il portafoglio.

Chi manda oggi gli F24 ai clienti in uno studio commercialista?

Oggi lo fa quasi sempre una persona dello studio a mano, che apre il modello di ciascun cliente mensile o trimestrale, controlla gli importi, scrive l'email e aspetta la conferma di ricezione, poi archivia la prova. È un lavoro che si ripete identico ogni mese per ogni cliente.

Come funziona l'invio degli F24 con l'intelligenza artificiale?

Il programma carica il modello F24 originale del cliente, ne verifica i dati e prepara l'email già scritta con il documento allegato. Il commercialista rilegge e conferma, e solo a quel punto l'email parte davvero verso il cliente.

L'intelligenza artificiale può inviare l'F24 senza controllo del commercialista?

No. L'email resta ferma finché il professionista non dà la conferma. La macchina prepara il lavoro, la decisione di inviare resta sempre umana, esattamente come richiesto dalla legge 132/2025 sull'uso dell'intelligenza artificiale nelle professioni.

Quanto costa automatizzare l'invio degli F24 ai clienti?

Lo strumento dedicato agli studi ha un abbonamento mensile da 79, 149 o 249 euro più IVA secondo il numero di clienti seguiti. È una cifra da confrontare con le ore di una persona impegnata ogni mese solo su questo lavoro, calcolate sui numeri reali del proprio studio.

Bisogna avvisare i clienti se lo studio usa l'intelligenza artificiale?

Sì. Dal 10 ottobre 2025 la legge 132/2025, articolo 13, impone al professionista di informare il cliente quando usa sistemi di intelligenza artificiale nel proprio lavoro, anche per un compito circoscritto come l'invio degli F24.

Fino al 30 settembre alle 18.30 è aperto un webinar gratuito che mostra passo per passo queste automazioni dentro uno studio commercialista vero, F24 compresi: iscriviti qui al webinar del 30 settembre.

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