ChatGPT nello studio commercialista: i dati dei clienti

Si può usare ChatGPT nello studio commercialista, ma non incollandoci i dati dei clienti senza aver controllato prima chi li tratta, con quale contratto e per quali scopi. Lo studio è titolare dei dati e custode del segreto professionale: prima di usare qualsiasi chatbot servono un accordo da responsabile del trattamento, regole chiare sull'addestramento e un controllo umano su ogni testo.

È una delle domande che ci fanno più spesso gli studi: «Il collaboratore usa già ChatGPT per scrivere le email ai clienti. Va bene così?». La risposta onesta è che dipende da cosa ci incolla, da quale versione usa e da quali accordi ha lo studio con il fornitore. In questa guida spieghiamo cosa succede ai dati quando finiscono in un chatbot generico, quali domande fare a qualsiasi strumento prima di usarlo con i dati dei clienti, cosa si può fare senza rischi e come affrontiamo lo stesso problema in Commercialista AI.

Una premessa. Non diamo giudizi sul singolo prodotto: le condizioni dei fornitori cambiano spesso e vanno lette nella versione in vigore il giorno in cui decidi. Quello che resta stabile sono le regole che valgono per lo studio, e da quelle partiamo.

Cosa succede quando incolli l'email di un cliente in un chatbot

Quando un collaboratore copia l'email di un cliente in un chatbot e chiede «scrivimi la risposta», in quel testo ci sono quasi sempre dati personali: nome e cognome, codice fiscale o partita IVA, importi, a volte informazioni su salute, famiglia o debiti. In quel momento lo studio sta comunicando quei dati a un fornitore esterno.

Per il Regolamento (UE) 2016/679 lo studio è il titolare del trattamento dei dati dei propri clienti. Se un fornitore tratta quei dati per conto dello studio, l'articolo 28 del Regolamento richiede un contratto che lo nomini responsabile del trattamento, con istruzioni, misure di sicurezza e limiti precisi. Senza quel contratto, lo studio non può dimostrare di aver scelto un fornitore con garanzie adeguate.

C'è poi il segreto professionale. L'articolo 622 del codice penale punisce chi rivela, senza giusta causa, notizie apprese per ragione della propria professione. Un'informazione del cliente incollata in un servizio di cui non si conoscono le regole di conservazione e di accesso è un rischio che lo studio si assume da solo.

Infine, la legge 132/2025. L'articolo 13 stabilisce che nelle professioni intellettuali l'intelligenza artificiale ha una funzione strumentale e di supporto, che deve prevalere il lavoro intellettuale del professionista e che il cliente va informato, con un linguaggio chiaro, dei sistemi di intelligenza artificiale usati nella prestazione. Usare un chatbot di nascosto, senza informativa e senza controllo, va nella direzione opposta.

Le 6 domande da fare a qualsiasi strumento prima di usarlo con i dati dei clienti

Valgono per ChatGPT come per qualsiasi altro chatbot o programma con intelligenza artificiale. Le risposte si trovano nelle condizioni contrattuali e nell'informativa privacy del fornitore, non nelle pagine pubblicitarie.

1. Il fornitore firma un accordo da responsabile del trattamento? Se la risposta è no, o se l'accordo esiste solo per le versioni aziendali e lo studio usa quella personale, i dati dei clienti non vanno incollati.
2. I contenuti vengono usati per addestrare i modelli? Serve una risposta scritta e valida per la versione che usa lo studio. Le regole possono essere diverse fra versione personale, versione aziendale e accesso tramite programmi terzi.
3. Per quanto tempo vengono conservati i testi? «Non addestriamo» non vuol dire «non conserviamo». Chiedi quanti giorni restano i testi e quali eccezioni sono previste, per esempio per controlli di sicurezza.
4. Dove vengono trattati i dati? Se escono dall'Unione europea, il fornitore deve indicare su quale base avviene il trasferimento.
5. Chi dello studio può usarlo, e con quale account? Un account personale del collaboratore, pagato con la sua carta, sfugge a qualsiasi controllo dello studio. Gli accessi dovrebbero essere dello studio, non delle singole persone.
6. Si può spegnere, cliente per cliente? Alcuni clienti chiedono espressamente che i loro dati non passino da sistemi di intelligenza artificiale. Lo studio deve poterlo garantire.

Se anche una sola risposta manca, la scelta prudente è non usare quello strumento con i dati dei clienti finché la risposta non arriva per iscritto.

Cosa si può fare senza rischi con un chatbot generico

Un chatbot generico resta utile per tutto quello che non contiene dati personali dei clienti. Alcuni esempi concreti:

• la struttura di una circolare su un tema generale, da completare e verificare con la fonte ufficiale;
• una prima scaletta per un incontro con i collaboratori;
• la riscrittura più chiara di un testo già anonimo, per esempio un modello di risposta senza nomi né importi;
• un elenco di domande da fare a un fornitore prima di acquistare un servizio.

Anche in questi casi vale una regola: quello che scrive il chatbot è una bozza. Norme, scadenze, codici tributo e importi si controllano sempre sulla fonte ufficiale, perché un testo può sembrare corretto ed essere sbagliato in un dettaglio che a una lettura veloce non si vede.

Anonimizzare a mano un'email prima di incollarla sembra una soluzione, ma in pratica regge poco: basta un riferimento a una pratica, a una città o a un importo preciso per rendere il cliente riconoscibile. E il tempo speso a togliere i dati spesso è più di quello che si risparmia.

Come lo affrontiamo in Commercialista AI

Commercialista AI lavora accanto al gestionale dello studio, partendo dalla casella email: riconosce i clienti, prepara le bozze di risposta, gli invii degli F24 e i promemoria delle scadenze. Proprio perché tratta i dati dei clienti, le 6 domande qui sopra hanno una risposta scritta nelle condizioni di vendita (versione del 30 ottobre 2026) e nell'informativa privacy pubblicate sul sito.

• Accordo da responsabile. Con l'accettazione delle condizioni lo studio nomina DC Academy responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento (articolo 15 delle condizioni). Lo studio resta titolare.
• Addestramento. L'informativa privacy dice che i dati dei clienti dello studio non vengono venduti e non vengono usati per addestrare modelli. Per la generazione dei testi interviene Anthropic, le cui condizioni commerciali escludono l'addestramento sui contenuti dei clienti.
• Conservazione presso il fornitore. L'informativa lo dice senza giri di parole: escludere l'addestramento non significa assenza di conservazione. Per l'accesso tramite programmi la regola ordinaria è la cancellazione dei testi entro 30 giorni, con eccezioni (per esempio i testi segnalati per possibili violazioni delle regole possono restare fino a 2 anni) e senza un accordo di conservazione zero.
• Dove stanno i dati. L'elenco dei sub-responsabili è pubblico: applicazione e database su Render, in Oregon, Stati Uniti; generazione dei testi con Anthropic Ireland, con trattamenti anche negli Stati Uniti.
• Cosa arriva all'intelligenza artificiale. Per una bozza di risposta arrivano l'email del cliente e i messaggi precedenti della stessa conversazione, fino a 50.000 caratteri in tutto. Gli allegati delle email non vengono inviati.
• Interruttori. Il titolare può spegnere la generazione da Impostazioni, alla voce Intelligenza artificiale. Ogni cliente può essere segnato come sensibile: per quel cliente il programma non prepara bozze, non riscrive testi e non usa l'intelligenza artificiale per le note delle scadenze; resta la scrittura manuale.
• Segreto professionale. L'articolo 15.6 delle condizioni vincola DC Academy, le persone autorizzate e i sub-responsabili al segreto che assiste l'attività dello studio, richiamando l'articolo 622 del codice penale.

Anche nel nostro caso ci sono limiti da conoscere. La chat di aiuto del programma non è pensata per i dati dei clienti: l'informativa chiede di non incollarci informazioni riservate non necessarie. E nessun interruttore cancella i testi già inviati prima di essere acceso: per questo il cliente sensibile va segnato fin dall'inizio.

Cosa resta allo studio, con qualsiasi strumento

Nessun programma toglie allo studio le sue responsabilità. Le condizioni di Commercialista AI lo scrivono in modo esplicito: la decisione, la sottoscrizione, l'invio e la responsabilità professionale restano interamente in capo allo studio, coerentemente con l'articolo 13 della legge 132/2025. Ogni bozza va riletta e approvata da una persona prima di partire.

Resta allo studio anche l'informativa ai clienti sull'uso dell'intelligenza artificiale. Le condizioni prevedono che lo studio la consegni con un linguaggio chiaro, e nel programma è disponibile un testo pronto da cui partire.

E resta la formazione dei collaboratori. Dal 2 febbraio 2025 l'articolo 4 del Regolamento (UE) 2024/1689 chiede a chi usa sistemi di intelligenza artificiale di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione del personale. Spiegare a tutti cosa si può incollare e cosa no è il primo passo.

Una regola di studio in 5 righe

Agli studi che ce lo chiedono suggeriamo di mettere per iscritto una regola breve, da far leggere a tutti i collaboratori:

1. Nei chatbot generici non si incollano dati dei clienti: nomi, codici fiscali, importi, documenti.
2. Per i dati dei clienti si usano solo strumenti con accordo da responsabile del trattamento firmato dallo studio.
3. Gli account sono dello studio, non personali.
4. Ogni testo prodotto con l'intelligenza artificiale si rilegge e si controlla sulla fonte prima di inviarlo.
5. I clienti che chiedono di non usare l'intelligenza artificiale vengono segnati e rispettati.

Sono 5 righe, ma risolvono la maggior parte dei problemi che vediamo negli studi: non la tecnologia in sé, ma l'uso spontaneo e senza regole.

Posso usare ChatGPT per scrivere le email ai clienti dello studio?

Solo se lo studio ha verificato, nella versione che usa, che esiste un accordo da responsabile del trattamento, che i contenuti non vengono usati per l'addestramento e per quanto tempo vengono conservati. Senza queste risposte scritte, è prudente usarlo solo per testi senza dati dei clienti.

Basta togliere il nome del cliente prima di incollare il testo?

Spesso no. Importi, date, città o riferimenti a una pratica possono rendere il cliente riconoscibile anche senza il nome. Se il testo resta riconoscibile, resta un dato personale.

Commercialista AI usa i dati dei clienti per addestrare l'intelligenza artificiale?

No. L'informativa privacy dice che i dati dei clienti dello studio non vengono usati per addestrare modelli, e le condizioni commerciali di Anthropic, che genera i testi, escludono l'addestramento sui contenuti dei clienti. Restano la conservazione ordinaria di 30 giorni presso il fornitore e le eccezioni descritte nell'informativa.

Un cliente può chiedere che i suoi dati non passino dall'intelligenza artificiale?

Sì. In Commercialista AI basta segnarlo come sensibile nella scheda cliente: per lui il programma non prepara bozze e non riscrive testi con l'intelligenza artificiale, e lo studio continua a scrivere a mano.

Devo informare i clienti se uso l'intelligenza artificiale?

Sì. L'articolo 13 della legge 132/2025 chiede di comunicare al cliente i sistemi di intelligenza artificiale usati nella prestazione, con un linguaggio chiaro, semplice ed esauriente. In Commercialista AI c'è un testo pronto da cui partire.

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