Formare i collaboratori all'intelligenza artificiale: cosa chiede la legge

Sì: uno studio commercialista che usa l'intelligenza artificiale deve preparare i collaboratori che la usano. Lo chiede l'articolo 4 del Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (Regolamento UE 2024/1689), in vigore dal 2 febbraio 2025. Non serve un attestato: bastano una formazione adatta al ruolo di ciascuno e un registro interno di cosa è stato fatto.

La domanda arriva quasi sempre nello stesso momento: il titolare ha deciso di provare uno strumento con l'intelligenza artificiale e si chiede se, prima di dare l'accesso a praticanti e impiegati, debba organizzare un corso, pagare un ente o firmare qualcosa. La risposta onesta è meno pesante di quanto si teme, ma non è «niente». In questa guida trovi cosa dice la norma, cosa ha chiarito la Commissione europea, un piano pratico per uno studio da 2 a 15 persone e la parte che uno strumento come Commercialista AI fa già al posto tuo.

In questo articolo: cosa chiede l'articolo 4 · vale anche per gli studi piccoli? · cosa deve sapere un collaboratore · il piano in 5 passi · cosa fa lo strumento e cosa resta allo studio · gli errori più comuni · domande frequenti

Cosa chiede l'articolo 4 del Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale?

L'articolo 4 chiede a chi fornisce e a chi utilizza sistemi di intelligenza artificiale di prendere misure perché il proprio personale, e chi li usa per suo conto, abbia le conoscenze necessarie per usarli bene. Uno studio che adotta uno strumento con l'intelligenza artificiale è un «utilizzatore»: l'obbligo riguarda lui, non solo chi ha costruito il programma.

Secondo le domande e risposte pubblicate dalla Commissione europea sull'alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale (pagina aggiornata il 27 luglio 2026), l'articolo 4 si applica dal 2 febbraio 2025, quindi l'obbligo di prendere misure esiste già oggi. La vigilanza spetta alle autorità nazionali di vigilanza del mercato, non all'ufficio europeo, e parte da agosto 2026.

C'è una novità che molti articoli non riportano ancora. Sempre secondo la Commissione, le modifiche introdotte dal pacchetto «Digital Omnibus» sull'intelligenza artificiale, entrate in vigore a metà luglio 2026, confermano l'obbligo ma tolgono il riferimento a un livello «sufficiente» predefinito. Tradotto per uno studio: nessuno ti chiederà di raggiungere un punteggio standard, ma devi poter mostrare di aver fatto qualcosa di sensato e proporzionato a come usi lo strumento.

Vale anche per uno studio di 3 persone che usa un solo strumento?

Sì. La norma non prevede soglie di dimensione: vale per lo studio individuale con una praticante come per quello con 20 dipendenti. Cambia la misura dello sforzo, non l'esistenza dell'obbligo.

La Commissione lo spiega con un approccio basato sul rischio: lo studio deve considerare il proprio ruolo (fornitore o utilizzatore), i rischi del sistema che usa e le conoscenze di partenza delle persone. Uno strumento che prepara bozze di email e propone scadenze, dove ogni invio professionale passa da un controllo umano, richiede una preparazione diversa da un sistema che prende decisioni da solo.

Per molti studi la sorpresa è un'altra: l'obbligo esiste anche se lo strumento lo usano i collaboratori «solo per scrivere un'email». ChatGPT aperto su un computer dello studio per riassumere una lettera dell'Agenzia delle Entrate è già un uso di un sistema di intelligenza artificiale per conto dello studio. Meglio saperlo e organizzarlo che scoprirlo dopo.

Cosa deve sapere un collaboratore prima di usare l'intelligenza artificiale in studio?

Deve sapere 4 cose: cos'è e come funziona lo strumento che userà, che ruolo ha lo studio, quali rischi corre il lavoro e dove deve fermarsi a controllare. Sono i 4 passi minimi indicati dalla Commissione europea, adattati alla giornata di uno studio.

1. Cos'è l'intelligenza artificiale e quale usa lo studio. Un modello che scrive testi plausibili, non un archivio di verità. Può sbagliare un importo, una data o il nome di un cliente con la stessa sicurezza con cui scrive una frase giusta.
2. Il ruolo dello studio. Lo studio non costruisce il sistema: lo usa. Quindi risponde di come lo usa, cioè di cosa controlla prima di mandare qualcosa a un cliente.
3. I rischi concreti. Una bozza di risposta con un riferimento normativo sbagliato, un F24 associato al cliente sbagliato, una scadenza non vista. E i dati: cosa si può incollare e cosa no.
4. Le azioni da fare. Dove si controlla la fonte di ogni proposta, chi conferma l'invio, a chi si segnala un errore.

La Commissione aggiunge un punto che chiude molte scorciatoie: in molti casi limitarsi a far leggere le istruzioni d'uso ai dipendenti può non bastare. Serve qualcosa di più vicino al lavoro reale, anche breve.

Per uno studio commercialista c'è anche un pezzo che va oltre il regolamento europeo. La legge 132/2025, all'articolo 13, stabilisce che nelle professioni intellettuali l'intelligenza artificiale è solo un supporto e che il lavoro del professionista resta prevalente. Un collaboratore che manda una risposta preparata dalla macchina senza leggerla non sta solo sbagliando un'email: sta mettendo lo studio fuori da questa regola.

Come si organizza la formazione in pratica: il piano in 5 passi

Per uno studio da 2 a 15 persone bastano 5 passi, una riunione di un'ora e un documento di una pagina. Non serve un ente esterno né un attestato, perché secondo la Commissione è sufficiente tenere un registro interno delle formazioni e delle altre iniziative.

1. Elenca chi usa cosa. Una riga per persona: quali strumenti con intelligenza artificiale usa (il programma dello studio, un assistente di scrittura, la funzione di riassunto della posta) e per quali attività.
2. Scrivi 5 regole dello studio. Per esempio: ogni testo per un cliente si rilegge prima dell'invio; ogni importo e ogni data si confrontano con il documento originale; mai incollare credenziali Entratel, Fisconline o della banca; i clienti con dati delicati si segnano come tali; ogni errore della macchina si segnala al titolare.
3. Fai una sessione sul lavoro vero. Un'ora con lo strumento aperto, su casi dello studio: una bozza da correggere, un F24 da verificare, una scadenza da confermare. Meglio ancora se si guarda insieme un errore reale della macchina e come lo si è scoperto.
4. Registra cosa hai fatto. Data, partecipanti, argomenti, materiali usati. Una pagina firmata o un'email interna conservata bastano come traccia.
5. Ripeti quando cambia qualcosa. Nuovo collaboratore, nuova funzione accesa, nuovo strumento: 15 minuti di aggiornamento e una riga nel registro.

Il registro serve anche a un'altra cosa: quando un cliente chiede come usate l'intelligenza artificiale, hai una risposta ordinata. È lo stesso spirito dell'informativa ai clienti prevista dall'articolo 13 della legge 132/2025, che conviene preparare insieme alla formazione interna.

Cosa fa già Commercialista AI e cosa resta allo studio

Commercialista AI non forma i collaboratori al posto dello studio, ma è costruito per rendere più semplice la formazione e più difficile l'errore. Le condizioni del servizio (versione 2026-10-10a, articolo 2 lettera h) dicono in chiaro che lo studio, come utilizzatore, assicura a titolari, soci, dipendenti e collaboratori un livello adeguato di alfabetizzazione ai sensi dell'articolo 4, anche con i materiali messi a disposizione da DC Academy.

Ecco cosa trovi già dentro il programma, secondo le pagine pubbliche del servizio lette oggi:

• Nessun invio professionale senza una persona. Le risposte ai clienti, gli F24 e le circolari partono solo dopo la conferma dello studio. Solleciti e promemoria partono da soli solo se li accendi tu, con i tempi che scegli.
• La fonte accanto a ogni proposta. Ogni scadenza, importo o cliente proposto mostra da quale email o documento viene: è il punto esatto dove il collaboratore deve guardare.
• Il cliente «sensibile». Il titolare o un collaboratore può segnare un cliente come sensibile nella sua scheda: per quel cliente il programma non prepara bozze di risposta e non riscrive testi con l'intelligenza artificiale, e resta la scrittura manuale.
• L'interruttore del titolare. Da Impostazioni, alla voce Intelligenza artificiale, il titolare spegne la generazione per tutto lo studio, senza scrivere a nessuno.
• Le credenziali che non entrano mai. Le condizioni vietano di inserire nel programma le credenziali Entratel, Fisconline, cassetto fiscale e della banca: è una regola facile da insegnare perché non ha eccezioni.
• Il tempo per annullare. Dopo il clic su Invia l'email resta in coda per il tempo scelto in Impostazioni (di partenza 1 minuto) e si può ancora fermare.
• Accessi per tutti. Il prezzo vale per l'intero studio, con collaboratori e accessi illimitati: ognuno entra con il proprio accesso invece di condividere quello del titolare.
• L'avvio guidato. In ogni piano il nostro team accompagna lo studio nelle prime attività, con un canale WhatsApp dedicato: è il momento giusto per fare la sessione sul lavoro vero del passo 3.

Cosa resta allo studio, senza giri di parole: decidere chi usa lo strumento, spiegare le regole interne, tenere il registro e custodire le credenziali dei collaboratori, come prevedono le condizioni. Lo strumento prepara, lo studio controlla e firma.

Gli errori più comuni degli studi

L'errore più frequente è pensare che l'obbligo riguardi solo chi sviluppa software. Gli altri arrivano subito dopo.

• Un solo accesso per tutti. Il titolare presta la propria password alla praticante. Non si sa più chi ha confermato cosa e la custodia delle credenziali salta.
• Il corso generico. Un incontro online su «cos'è l'intelligenza artificiale» senza mai aprire lo strumento dello studio. Utile come cultura, debole come formazione al ruolo.
• Nessuna traccia. La formazione è stata fatta davvero, ma a voce. Se un giorno qualcuno la chiede, non c'è niente da mostrare.
• Fidarsi del vuoto. Un elenco di scadenze vuoto non vuol dire che non ci siano adempimenti. Le condizioni del servizio lo dicono in modo esplicito e va insegnato a tutti.
• Strumenti personali non dichiarati. Collaboratori che usano un assistente scaricato sul proprio telefono con i documenti dei clienti. Va messo nell'elenco del passo 1, oppure vietato.

Serve un attestato per dimostrare la formazione dei collaboratori?

No. Secondo le domande e risposte della Commissione europea sull'articolo 4 non serve un certificato: lo studio può tenere un registro interno delle formazioni e delle altre iniziative. Data, partecipanti, argomenti e materiali sono la traccia più utile da conservare.

Da quando è obbligatorio formare chi usa l'intelligenza artificiale in studio?

L'articolo 4 del Regolamento UE 2024/1689 si applica dal 2 febbraio 2025. La vigilanza delle autorità nazionali parte da agosto 2026, come indicato dalla Commissione europea nella pagina aggiornata il 27 luglio 2026.

Basta far leggere il manuale dello strumento ai collaboratori?

Spesso no. La Commissione europea scrive che in molti casi affidarsi solo alle istruzioni d'uso o chiedere al personale di leggerle può non essere efficace. Meglio una breve sessione sul lavoro vero dello studio, con casi concreti e gli errori da riconoscere.

Chi è responsabile se un collaboratore manda una bozza sbagliata?

Lo studio. La legge 132/2025, articolo 13, riserva al professionista la prestazione intellettuale e assegna all'intelligenza artificiale solo un ruolo di supporto. Per questo in Commercialista AI risposte, F24 e circolari partono solo dopo la conferma di una persona dello studio.

I praticanti possono usare Commercialista AI con un proprio accesso?

Sì. Le condizioni del servizio prevedono collaboratori e accessi illimitati per l'intero studio, senza costi aggiuntivi. Lo studio custodisce le credenziali dei propri collaboratori e risponde delle attività svolte con il proprio account.

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