Gestionale AI per commercialisti: come si collega la casella

Commercialista AI non è un gestionale: non trasmette all'Agenzia delle Entrate, non paga e non sostituisce il programma contabile dello studio. Lavora accanto al gestionale partendo dalla casella email dello studio, che si collega in 4 modi: Gmail con 2 soli permessi, le altre caselle con una password per le app, la PEC nei limiti del gestore, Outlook con il pulsante ufficiale.

Prima di provare uno strumento che legge la posta, quasi ogni studio fa la stessa domanda: che cosa gli sto autorizzando, esattamente? È la domanda giusta. In questa guida tecnica spieghiamo come avviene il collegamento della casella per ciascun tipo di posta, quali permessi vengono chiesti, cosa il programma non può fare, ogni quanto legge, come si scollega e quali controlli restano allo studio. Tutto quello che trovi qui viene dalle condizioni di vendita (versione del 30 ottobre 2026, articolo 2-quater), dall'informativa privacy e dalla dichiarazione sull'uso limitato dei dati Google pubblicate sul sito del programma.

Le trasmissioni all'Agenzia delle Entrate e i pagamenti li fai dal gestionale, come oggi. Il collegamento riguarda solo la posta: la casella resta com'è, con le cartelle, le etichette e i messaggi che hai già.

Cosa vuol dire collegare la casella

Collegare la casella significa dare al programma il permesso di leggere le email che arrivano dai clienti dello studio e di inviare, dalla stessa casella, le comunicazioni che lo studio approva. Il programma non crea un indirizzo nuovo e non chiede ai clienti di cambiare abitudini: i clienti continuano a scrivere all'indirizzo di sempre e ricevono le risposte con il nome, la firma e il logo dello studio.

Il collegamento non riguarda il gestionale. Sul sito è scritto in modo esplicito: il programma non si collega al gestionale. Gli F24, gli estratti e le fatture arrivano nel programma come file che lo studio carica o che i clienti mandano per email; le trasmissioni e i pagamenti restano nel gestionale e nei canali ufficiali.

Le condizioni distinguono 4 modi di collegamento, a seconda di chi gestisce la casella:

• Gmail e Google Workspace, con l'accesso ufficiale di Google;
• le altre caselle (Aruba, Libero, server dello studio e simili), con i protocolli IMAP e SMTP;
• le caselle PEC, nei limiti consentiti dal gestore;
• gli account Microsoft (Outlook, Microsoft 365), con il collegamento ufficiale del fornitore.

Gmail e Google Workspace: 2 permessi soltanto

Per Gmail e Google Workspace il collegamento passa dall'accesso ufficiale di Google, le API di Gmail. Lo studio vede la schermata di consenso di Google e autorizza 2 permessi:

• gmail.readonly, per leggere la posta in arrivo;
• gmail.send, per inviare email dalla casella dello studio dopo la conferma.

La dichiarazione sull'uso limitato dei dati Google precisa anche cosa non viene chiesto: né il permesso completo sulla posta né quello di modifica (gmail.modify). In pratica il programma non può cancellare, spostare o modificare i messaggi della casella. Non riceve nemmeno la password dell'account Google: l'accesso passa dal consenso di Google, non da una password consegnata a noi.

Sull'uso dei dati la stessa dichiarazione è netta: i dati Google non vengono venduti e non vengono usati per creare, addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale generali. Quando il programma usa Anthropic per preparare una bozza, secondo i termini delle sue API Anthropic non si addestra sui contenuti dei clienti.

L'autorizzazione si revoca in qualsiasi momento in 2 modi: dall'account Google oppure scollegando la casella dal programma. È scritto nell'articolo 2-quater delle condizioni.

Aruba, Libero e le altre caselle: la password per le app

Le caselle che non sono Gmail né Microsoft (Aruba, Libero, il server di posta dello studio e simili) si collegano con i protocolli standard della posta: IMAP per la lettura e SMTP per l'invio. Servono l'indirizzo e una password.

Le condizioni chiedono una password per le app creata dallo studio, cioè una password dedicata ai programmi di posta, diversa da quella con cui entri nella webmail. Il programma la conserva cifrata e la usa soltanto per il collegamento. Il vantaggio per lo studio è concreto: di norma una password per le app si revoca dal pannello del gestore senza cambiare la password principale della casella.

Per la PEC di Aruba con la verifica in due passaggi, la pagina di collegamento mostra in 4 passi come creare la password per i programmi di posta. Se lo studio si blocca, lo aiuta il nostro team durante l'avvio guidato, compreso in ogni piano.

La PEC: cosa cambia rispetto alla posta ordinaria

Anche la PEC si collega: il programma legge e può inviare email dalla casella collegata, nei limiti consentiti dal gestore. Le condizioni aggiungono 2 precisazioni che è bene conoscere prima di usare la PEC per le comunicazioni ai clienti.

La prima: le ricevute e l'eventuale valore certificato di un invio dipendono dal gestore della PEC e dai destinatari, non dal programma. Se il destinatario ha una casella ordinaria, il messaggio non diventa certificato perché parte da una PEC.

La seconda: l'accettazione dell'email da parte del server non prova la consegna. È lo stesso principio che il programma applica a tutti gli invii: nella pagina Email inviate un esito «accettato» significa che il server ha preso in carico il messaggio, non che il cliente lo ha ricevuto o letto. Un esito incerto va verificato prima di riprovare, per non mandare 2 volte lo stesso messaggio.

Outlook e Microsoft 365

Gli account Microsoft si collegano dal pulsante ufficiale, con i permessi dell'organizzazione. Le condizioni spiegano che il collegamento ufficiale è proposto nelle pagine del servizio quando è disponibile sul server, che richiede i permessi del fornitore e che può richiedere l'autorizzazione dell'amministratore dell'organizzazione.

Per uno studio con Microsoft 365 aziendale questo significa una cosa pratica: se l'amministratore ha bloccato le app esterne, il collegamento si ferma finché non le autorizza. La compatibilità si verifica al momento del collegamento, durante l'avvio guidato con il nostro team.

Cosa legge, e ogni quanto

Collegare la casella non significa far leggere tutta la posta all'intelligenza artificiale. Il perimetro è definito nell'informativa privacy:

• le email che arrivano dagli indirizzi dei clienti inseriti con email e partita IVA valide vengono lette per intero;
• da quelle stesse email il programma propone i recapiti che mancano nella scheda del cliente (PEC, telefono, codice destinatario, indirizzo): restano proposte finché lo studio non le aggiunge o le ignora;
• se lo studio lascia accesa la funzione «Scadenze in tutte le email», delle altre email legge mittente, destinatari, oggetto e data e apre soltanto quelle con allegati, inviate da enti pubblici o che parlano di scadenze, con regole fisse e senza intelligenza artificiale, solo per trovare le scadenze dei clienti dello studio. Si spegne dalle Impostazioni.

Abbiamo spiegato il perimetro nel dettaglio in un articolo dedicato a quali email legge il programma. Qui basta ricordare la frequenza: l'articolo 3.4 delle condizioni stabilisce che la posta dei clienti collegata al servizio è letta ogni 4 ore, senza costi aggiuntivi. Non è un'opzione a pagamento e vale anche durante la prova.

Sulla conservazione, l'informativa indica che i nuovi testi integrali acquisiti dalla posta sono conservati con cifratura autenticata AES-256-GCM e che le credenziali della casella sono protette con cifratura. Indica anche i limiti: non tutti i campi del database sono cifrati dall'app, le chiavi sono accessibili al servizio che deve decifrare e nessun sistema è inviolabile. Lo diciamo perché uno studio deve sapere cosa protegge la cifratura e cosa no.

Cosa può inviare dalla casella

Il permesso di invio non significa che il programma scriva ai clienti da solo. La guida «Come si usa» distingue 2 casi:

• invii manuali (risposte ai clienti, F24, circolari): partono solo dopo il clic dello studio su Invia email;
• avvisi automatici (solleciti, promemoria): partono solo se lo studio ha attivato la regola che li autorizza.

Dopo l'invio l'email resta in coda per il tempo scelto in Impostazioni, alla voce Tempo per annullare un invio (di partenza 1 minuto). Finché non è partita si può annullare, anche dalla pagina Email inviate e anche per gli avvisi automatici. Un'email già spedita non può essere ritirata.

Come si scollega, e cosa resta allo studio

Lo studio può interrompere il collegamento in ogni momento:

• con Gmail, scollegando la casella dal programma o revocando l'accesso dall'account Google;
• con le altre caselle, scollegando la casella dal programma e, se vuoi essere sicuro, revocando la password per le app dal pannello del gestore.

Alcune cose restano invece a carico dello studio, perché nessun programma può farle al suo posto. Le condizioni chiedono allo studio di custodire le credenziali proprie, della casella collegata e dei collaboratori. Il gestore della casella (Google, Aruba, Microsoft o altri) è un soggetto non scelto da DC Academy: un disservizio del gestore ferma la lettura e gli invii finché il gestore non lo risolve. E l'articolo 2-bis ricorda che un'automazione attiva non garantisce l'esecuzione o il recapito e non sostituisce i controlli dello studio.

Prima di collegare: 5 controlli in studio

1. Scegli la casella giusta. Collega quella a cui scrivono davvero i clienti. Se lo studio ne usa più di una, decidi prima quale serve per le comunicazioni con i clienti.
2. Controlla chi la amministra. Con Microsoft 365 aziendale o Google Workspace, verifica che l'amministratore consenta le app esterne, per non fermarti a metà.
3. Crea una password per le app. Per Aruba, Libero e le PEC con verifica in due passaggi, preparala prima della chiamata di avvio e non usare la password principale.
4. Prepara l'elenco clienti con email e partita IVA. Senza questi 2 dati il programma non riconosce il cliente e non legge le sue email per intero.
5. Decidi le regole di invio. All'inizio lascia spenti gli avvisi automatici e imposta il tempo per annullare un invio: accendi le regole quando hai visto lavorare il programma sui tuoi clienti.

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Commercialista AI può cancellare le email della casella collegata?

No. Con Gmail chiede solo i permessi di lettura (gmail.readonly) e di invio (gmail.send), non quello di modifica: non può cancellare, spostare o modificare i messaggi. Sul sito è scritto anche per le altre caselle: il programma legge e manda email, non cancella e non sposta niente.

Devo dare la password del mio account Google?

No. Gmail e Google Workspace si collegano con l'accesso ufficiale di Google: autorizzi i 2 permessi nella schermata di consenso e il programma non riceve la password dell'account. L'autorizzazione si revoca dall'account Google o scollegando la casella.

Si può collegare la PEC dello studio?

Sì, nei limiti consentiti dal gestore, con indirizzo e password per le app. Le ricevute e l'eventuale valore certificato degli invii dipendono dal gestore e dai destinatari, e l'accettazione del server non prova la consegna.

Ogni quanto viene letta la posta?

Ogni 4 ore, per ogni studio con abbonamento attivo e per le prove in corso, senza costi aggiuntivi: lo prevede l'articolo 3.4 delle condizioni di vendita.

Il collegamento della casella collega anche il gestionale?

No. Commercialista AI non si collega al gestionale: lavora accanto. Le trasmissioni all'Agenzia delle Entrate e i pagamenti li fai dal gestionale, come oggi; i file esportati dal gestionale si caricano nel programma quando servono.

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