Cosa arriva all'intelligenza artificiale, funzione per funzione

In Commercialista AI l'intelligenza artificiale riceve solo il testo che serve alla funzione che lo studio sta usando, mai l'intero archivio. Una bozza di risposta riceve al massimo 50.000 caratteri della conversazione con quel cliente, una fattura estera fino a 14.000 caratteri di testo, l'assistente SofIA solo la domanda. Gli allegati delle email non partono, e lo studio può spegnere tutto o escludere un singolo cliente.

Questa guida è la mappa completa, funzione per funzione, di cosa arriva al fornitore di intelligenza artificiale, quando parte, cosa resta escluso e per quanto tempo viene conservato. Tutti i dati vengono dalla nostra informativa privacy nella versione del 17 ottobre 2026 e dalla pagina «Come si usa» del programma, lette il 19 ottobre 2026. È il documento da tenere a portata di mano quando un cliente, un collaboratore o il responsabile privacy dello studio chiede: «ma esattamente, cosa vede l'intelligenza artificiale?»

Sommario

• La regola generale: solo il necessario, solo quando serve
• Email: bozze di risposta e riscrittura
• Scadenze e fatture estere
• Antiriciclaggio: visure e documenti d'identità
• SofIA, l'assistente del programma
• Per quanto tempo il fornitore conserva i testi
• I 3 interruttori in mano allo studio
• Domande frequenti

Qual è la regola generale su cosa arriva all'intelligenza artificiale?

La regola è scritta nell'informativa: il fornitore di intelligenza artificiale, Anthropic Ireland, Limited, riceve testi, e per il solo controllo dei documenti d'identità immagini, soltanto quando la generazione è attiva per lo studio e soltanto per le funzioni elencate. L'archivio dello studio non viene inviato come tale. L'informativa aggiunge con onestà anche il limite: non si tratta di anonimizzazione automatica. Se un nome o un importo è dentro il testo che serve alla funzione, quel nome o quell'importo arriva al fornitore.

Il secondo principio riguarda il momento. Le richieste partono quando lo studio usa la funzione, con 2 sole eccezioni che vedremo sotto: la bozza di risposta, che si prepara da sola quando arriva una nuova email di un cliente registrato, e il controllo del documento d'identità caricato dal cliente. Tutto il resto parte da un clic di chi lavora in studio.

Il terzo principio riguarda chi decide il perimetro. Commercialista AI non è un programma che legge tutto e poi sceglie cosa usare: cerca nella casella solo le email dei clienti inseriti in anagrafica con email e partita IVA valide. Chi non è in anagrafica non entra nel lavoro del programma, e quindi nemmeno nelle richieste all'intelligenza artificiale.

Cosa riceve l'intelligenza artificiale quando prepara una risposta a un cliente?

Per la bozza di risposta a un'email partono il nome del cliente, l'oggetto e il testo dell'ultima email con le citazioni, fino a 30.000 caratteri. Si aggiungono i messaggi precedenti della stessa conversazione con lo stesso cliente, comprese le risposte già inviate dallo studio, fino a 30 messaggi e 20.000 caratteri. Il totale non supera i 50.000 caratteri, più la firma e lo stile di scrittura dello studio. Se il professionista chiede di cambiare la bozza, si aggiungono la sua richiesta e la bozza attuale.

Gli allegati delle email non vengono inviati. Il PDF della cartella esattoriale, la visura, l'estratto conto allegato dal cliente restano nell'archivio dello studio e non partono verso il fornitore insieme alla richiesta di bozza.

Per la riscrittura di un testo, la funzione che il professionista usa per sistemare un'email già scritta, partono il testo dell'email mostrata in pagina, fino a 6.000 caratteri, con i dati che contiene, la richiesta scritta dal professionista e lo stile dello studio. Niente altro della conversazione.

In entrambi i casi l'intelligenza artificiale prepara, lo studio decide. Ogni risposta parte solo con il clic su Invia email, dopo che qualcuno l'ha letta. Chi vuole capire nel dettaglio quali email della casella il programma legge e quali ignora trova la spiegazione completa nella nostra guida dedicata alla posta, linkata in fondo.

Un caso particolare è WhatsApp, per gli studi che collegano il proprio numero WhatsApp Business. Una risposta arrivata su WhatsApp non prepara da sola una bozza: il testo va al fornitore solo se il professionista chiede di preparare la risposta, con le stesse regole delle email.

Cosa arriva per le scadenze e per le fatture estere?

Per le note della scadenza partono soltanto i dati che lo studio ha scritto nel modulo della scadenza: cosa deve fare il cliente, data, importo e appunti, insieme al nome dello studio. Il servizio non aggiunge il nome del cliente. È il caso con meno dati di tutta la mappa, e non è un caso: per scrivere un promemoria chiaro non serve sapere chi è il destinatario.

Per le fatture estere, la funzione che dal PDF di un fornitore straniero prepara l'XML da importare nel gestionale, parte il testo letto dal PDF caricato dallo studio, fino a 14.000 caratteri. Le scansioni si leggono prima sul nostro server: al fornitore di intelligenza artificiale arriva solo il testo, non il file. L'XML lo controlla lo studio e lo importa nel proprio gestionale; il programma non trasmette nulla al Sistema di Interscambio.

Va ricordato che le scadenze trovate nelle email con la funzione «Scadenze in tutte le email» seguono regole automatiche senza intelligenza artificiale, come spiega l'informativa. Riconoscere una data in un avviso è un lavoro di regole; l'intelligenza artificiale interviene dopo, solo se lo studio chiede di scrivere la nota.

Cosa arriva nei fascicoli antiriciclaggio?

Nella sezione Antiriciclaggio ci sono 2 funzioni distinte, con regole diverse.

La prima è l'adeguata verifica. Quando lo studio carica una visura o un documento d'identità nel fascicolo, al fornitore parte il testo letto, fino a 80.000 caratteri, per proporre allo studio i dati da confermare. L'informativa è precisa sul limite: l'intelligenza artificiale non decide i titolari effettivi e non identifica persone. Propone campi compilati, lo studio li verifica uno per uno.

La seconda è il controllo del documento d'identità caricato dal cliente. È l'unico caso in cui parte un'immagine: il documento e il nome del cliente, per segnalare allo studio se il documento è intero e leggibile, scaduto, una fotocopia, la foto di uno schermo o un documento ritoccato. Parte da solo dopo il caricamento, salvo per i clienti segnati come sensibili. L'intelligenza artificiale non certifica l'identità e non confronta volti: la verifica resta dello studio.

Cosa vede SofIA, l'assistente del programma?

SofIA è la chat di aiuto che si apre in basso a destra in ogni pagina. Riceve la domanda e gli ultimi messaggi della stessa conversazione. Il servizio non aggiunge dati dei clienti né della pagina aperta: per rispondere usa il testo delle nostre pagine pubbliche, senza dati personali.

Chi scrive a SofIA può allegare fino a 3 file, in PDF, PNG o JPG, da 4 MB ciascuno e 8 MB in tutto, oppure uno screenshot della pagina. Quei file li riceve il nostro team e non vengono letti dall'intelligenza artificiale. La chat stessa ricorda di evitare dati personali non necessari: per una domanda su come funziona una schermata, il nome del cliente non serve.

Per quanto tempo il fornitore conserva i testi ricevuti?

Le condizioni commerciali di Anthropic escludono l'addestramento dei modelli sui contenuti dei clienti. L'informativa precisa subito che questo non significa assenza di conservazione: per l'uso tramite API la regola ordinaria è la cancellazione di testi in entrata e in uscita entro 30 giorni.

Ci sono eccezioni, che riportiamo così come sono scritte. I testi segnalati per possibili violazioni delle regole del fornitore possono essere conservati fino a 2 anni e le relative classificazioni fino a 7 anni. Un riscontro volontario inviato al fornitore può comportare una conservazione di 5 anni, ma il programma non invia deliberatamente riscontri sui contenuti. Infine, non è attivo un accordo di conservazione zero: lo diciamo in chiaro perché è una delle domande che un responsabile privacy fa per prima.

La conservazione presso il fornitore è separata da quella dello studio. Quando il fornitore cancella un testo, gli originali restano nell'archivio dello studio, insieme alle bozze salvate e ai documenti che vanno conservati per legge. Anthropic non è il conservatore dei documenti fiscali dello studio.

Sui dati più delicati l'informativa è netta. Salute, convinzioni, appartenenza sindacale e dati giudiziari possono comparire nella documentazione professionale, anche per caso, ma non devono essere inviati alle funzioni di intelligenza artificiale: l'accordo standard del fornitore non comprende queste categorie di dati. Per questo esiste lo strumento del paragrafo successivo.

Quali interruttori ha lo studio per decidere cosa parte?

Lo studio ha 3 livelli di controllo, dal più ampio al più preciso.

1. L'interruttore generale dello studio. Il titolare spegne la generazione da Impostazioni, voce Intelligenza artificiale, senza doverci scrivere. Da quel momento non partono nuove richieste. Spegnere non cancella i dati già inviati né le bozze già salvate. Il blocco generale del servizio prevale sull'interruttore dello studio.

2. Il cliente sensibile. Il titolare o un collaboratore può segnare un cliente come sensibile dalla sua scheda. Per quel cliente il programma non prepara bozze di risposta, non riscrive testi e non scrive note delle scadenze con l'intelligenza artificiale, legge senza intelligenza artificiale le fatture estere attribuite a lui e non avvia il controllo automatico del documento d'identità. Resta la scrittura manuale. È lo strumento giusto per il cliente con una pratica sanitaria, un contenzioso o un documento che non deve uscire dallo studio.

3. L'anagrafica. Il programma lavora solo sui mittenti autorizzati nell'anagrafica clienti, prima ancora di scaricare il contenuto di un'email. Un indirizzo che non è in anagrafica non produce bozze. Due limiti da conoscere: il blocco non ritira le richieste già partite e non riconosce un cliente citato liberamente nella chat con SofIA.

Un consiglio pratico per la prima settimana: prima di collegare la casella, scorri l'elenco clienti e segna come sensibili quelli che lo meritano. Ci vogliono pochi minuti e il perimetro è deciso dallo studio fin dal primo giorno.

Ogni due settimane mostriamo Commercialista AI dal vivo in un webinar gratuito per gli studi: la prossima data e l'iscrizione sono qui. Vai al webinar per gli studi

Gli allegati delle email dei clienti vengono mandati all'intelligenza artificiale?

No. Per preparare una bozza di risposta partono il testo dell'ultima email e i messaggi precedenti della stessa conversazione, fino a 50.000 caratteri in tutto. Gli allegati restano nell'archivio dello studio. Le uniche funzioni che leggono un file sono quelle in cui è lo studio a caricarlo: fatture estere e adeguata verifica, oltre al controllo del documento d'identità caricato dal cliente.

I dati dei clienti servono ad addestrare l'intelligenza artificiale?

No. Le condizioni commerciali del fornitore escludono l'addestramento sui contenuti dei clienti, e noi non vendiamo né usiamo questi dati per addestrare modelli. Non addestrare però non vuol dire non conservare: la regola ordinaria del fornitore è la cancellazione entro 30 giorni, con le eccezioni indicate nell'informativa.

Si può usare Commercialista AI con l'intelligenza artificiale spenta?

Sì. Il titolare la spegne da Impostazioni, voce Intelligenza artificiale. Restano la lettura della posta, il riconoscimento dei clienti, l'archivio, le scadenze trovate con regole automatiche e la scrittura manuale delle risposte. Mancano le bozze preparate e le altre funzioni che generano testo.

Cosa succede se un'email contiene dati sanitari di un cliente?

Questi dati non devono arrivare alle funzioni di intelligenza artificiale. Lo strumento previsto è segnare il cliente come sensibile nella sua scheda: per lui non partono bozze, riscritture, note delle scadenze né controlli automatici dei documenti, e lo studio risponde a mano. La valutazione su quali clienti segnare resta dello studio.

Dove si legge l'elenco completo dei dati inviati?

Nell'informativa privacy di Commercialista AI, nella sezione dedicata a dati inviati, conservazione e interruttori. Ogni versione ha la sua data: quella usata per questa guida è del 17 ottobre 2026. Se cambia una regola, la trovi aggiornata lì prima che in qualsiasi altro posto.

Vuoi vedere come lavora l'intelligenza artificiale su posta, scadenze e documenti, con il perimetro deciso dallo studio? Commercialista AI riconosce il cliente da ogni email, prepara le risposte che lo studio conferma e mette in calendario le scadenze con la fonte accanto. I piani partono da 59,25 € + IVA al mese con la formula annuale, oppure da 79 € + IVA al mese con il mensile, con la Garanzia Avvio: se entro 30 giorni dal primo pagamento vuoi smettere, ti restituiamo tutto l'importo.

GUARDA COME FUNZIONA