Due estratti dello stesso conto non coincidono: perché

Quando due estratti dello stesso conto corrente dovrebbero coincidere e non coincidono, Commercialista AI confronta i due file riga per riga e segnala solo i movimenti mancanti o con un importo diverso, senza aprire a mano ogni singola riga. Il controllo finale su cosa fare con la differenza resta sempre dello studio.

Quando capita davvero in uno studio

Succede più spesso di quanto si pensi. Il cliente cambia banca a metà anno e porta un vecchio estratto esportato da un formato, poi un nuovo estratto nel formato della banca nuova. Il gestionale cambia fornitore e lo studio deve verificare che l'estratto scaricato oggi coincida con quello scaricato 6 mesi fa per lo stesso conto, prima di chiudere un bilancio. Oppure, semplicemente, il cliente manda due volte lo stesso periodo perché ha riscaricato il file dal portale della banca, e lo studio deve capire se i 2 file sono davvero identici o se nel secondo manca qualcosa rispetto al primo.

Come funziona oggi il controllo a mano

Due file Excel o 2 PDF aperti affiancati, riga per riga, data per data, importo per importo. Un movimento che nel primo file ha 3 righe diverse per lo stesso giorno, una commissione, un bonifico, un prelievo, e nel secondo ne ha solo 2, passa facilmente inosservato se lo si guarda a colpo d'occhio su uno schermo diviso in 2 finestre. Con 200 o 300 movimenti al mese, il tempo per questo controllo si misura in ore, non in minuti, e cresce con il numero di clienti che lo studio segue e con il numero di conti che ogni cliente ha aperti.

Cosa fa la funzione Confronto di Commercialista AI

In Fisco, voce Quadrature, Commercialista AI mette a confronto l'estratto conto con la lista movimenti del gestionale, con un altro estratto dello stesso conto, oppure le fatture dell'Agenzia delle Entrate con il registro IVA dello studio. Per il confronto fra due estratti dello stesso conto, i file si caricano anche in PDF o in Excel: il programma trova da solo cosa manca e dove gli importi sono diversi, e mostra l'elenco pronto da controllare invece del file intero. Non serve che i 2 file abbiano lo stesso formato o lo stesso ordine delle colonne: il programma legge i movimenti, non il modo in cui la banca li ha scritti.

Come si carica il confronto, passo per passo

Lo studio carica il primo estratto nella zona Quadrature e poi il secondo, indicando che si tratta dello stesso conto. In pochi secondi compare l'elenco: da una parte i movimenti presenti in entrambi i file e coincidenti, dall'altra solo quelli che non coincidono, con la data, l'importo nei 2 file e la causale, quando è leggibile. Non c'è bisogno di aprire prima i file in Excel per uniformarli: il caricamento dei file originali, anche scansionati in PDF, basta a far partire il confronto.

Cosa resta sempre al commercialista

Lo strumento prepara l'elenco delle differenze. Capire perché un movimento manca, decidere se è un errore di esportazione, un movimento duplicato o un vero problema sul conto, e correggere il gestionale resta un giudizio professionale che nessun programma può dare al posto dello studio. Lo stesso vale per i movimenti ambigui, come giroconti interni o storni, che vanno letti con il contesto del cliente e con la conoscenza della sua attività, non solo con il confronto dei numeri.

Il collegamento con la riconciliazione banca-contabilità

Questo confronto non sostituisce la riconciliazione fra banca e contabilità, descritta in un altro articolo di questo blog: lì il gestionale importa già i movimenti e Commercialista AI prepara la lista di quelli non abbinati alla prima nota. Qui invece il punto di partenza sono 2 file che descrivono lo stesso periodo bancario e devono coincidere tra loro, non con la prima nota del gestionale. È lo stesso tipo di lavoro meccanico applicato a un momento diverso, spesso proprio quando un cambio di banca o di gestionale rimette tutto in discussione e serve una verifica in più prima di fidarsi dei dati.

Un caso concreto

Uno studio segue un cliente che a marzo cambia home banking. Il vecchio portale esportava gli estratti in un formato con 2 decimali e date in formato giorno/mese/anno; il nuovo portale esporta con 4 decimali e data americana. Il cliente manda allo studio sia il vecchio file di gennaio e febbraio sia un nuovo export dello stesso periodo, scaricato per sicurezza dal nuovo portale dopo la migrazione, perché teme che qualche movimento si sia perso nel passaggio. Caricando i 2 file in Commercialista AI, l'elenco delle differenze mostra in pochi secondi 3 movimenti presenti in un file e assenti nell'altro: proprio i 3 casi dove la migrazione del portale aveva perso un dato, prima che lo studio se ne accorgesse in sede di chiusura del bilancio, quando correggere sarebbe costato molto più tempo.

Dove finisce il lavoro ripetitivo e dove inizia quello dello studio

Lo stesso principio vale anche per il confronto fra le fatture dell'Agenzia delle Entrate e il registro IVA dello studio, descritto in un altro articolo di questo blog: il programma trova le differenze, lo studio decide cosa farne. Il lavoro che si libera è quello meccanico del confronto riga per riga, non la lettura della situazione del cliente né la decisione su come correggere la contabilità o cosa dire al cliente stesso.

Quanto tempo si libera (ipotesi dichiarata)

Non esiste un numero unico valido per ogni studio, perché dipende da quanti movimenti ha ogni conto e da quante volte all'anno capita un cambio di banca o di gestionale. Per fare un esempio concreto e dichiarato come ipotesi, non come dato misurato: un controllo a mano di 2 estratti da 250 movimenti ciascuno richiede in media mezz'ora di lettura attenta per un collaboratore esperto, e più tempo per chi lo fa meno spesso, contro pochi minuti per caricare i 2 file e leggere l'elenco delle differenze già pronto da controllare.

La differenza la trova il programma, giusto?

Sì, ma solo l'elenco dei movimenti mancanti o con importo diverso tra i 2 file caricati. Capire perché quel movimento manca, se è un errore di esportazione o un problema reale sul conto, e cosa fare dopo resta un giudizio dello studio, non una funzione automatica.

Serve avere un gestionale collegato per usare questo confronto?

No. Il confronto fra 2 estratti dello stesso conto non richiede il gestionale: bastano i 2 file, anche in PDF o in Excel, caricati nella stessa zona di Fisco, voce Quadrature. Serve solo che i 2 file si riferiscano allo stesso conto corrente.

Funziona anche se i 2 file hanno formati diversi?

Sì, è proprio il caso più comune, come un cambio di banca o di home banking a metà anno, con 2 portali che esportano i movimenti in modo diverso. Il programma legge i movimenti contenuti nei file, non il formato con cui sono stati esportati o il numero di decimali usato.

Quante volte all'anno serve davvero questo controllo?

Dipende dallo studio e dai clienti che segue: capita soprattutto quando un cliente cambia banca, quando il gestionale cambia fornitore o prima di chiudere un bilancio su un conto con molti movimenti. Non è un controllo da ripetere ogni mese per ogni cliente, ma uno strumento pronto per i momenti in cui serve una verifica in più.

Questo confronto sostituisce la riconciliazione banca-contabilità?

No, sono 2 cose diverse. La riconciliazione confronta la banca con la prima nota del gestionale, ed è un lavoro che si ripete ogni mese. Questo confronto mette uno contro l'altro 2 estratti dello stesso conto, tipicamente in un momento di cambio o di verifica straordinaria, non nel lavoro ordinario mensile.

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