Fatture dell'Agenzia e registro IVA: il commercialista con l'intelligenza artificiale
Oct 06, 2026Il controllo fra le fatture che l'Agenzia delle Entrate vede nel portale Fatture e Corrispettivi e quelle registrate nel gestionale si può far preparare all'intelligenza artificiale: lo studio commercialista carica i due elenchi, il programma li confronta e mostra solo le fatture che stanno da una parte sola o che hanno date e importi diversi. La decisione su cosa registrare resta al professionista.
È uno dei lavori più noiosi del mese, e anche uno dei più delicati. Una fattura passiva che non entra nel registro è IVA in detrazione persa o rimandata; una fattura registrata che l'Agenzia non conosce è un campanello d'allarme da capire prima che lo faccia qualcun altro. In molti studi questo controllo si fa ancora con due finestre aperte e un foglio Excel nel mezzo. In questa guida vediamo come funziona oggi a mano, cosa può fare l'intelligenza artificiale e cosa deve restare, sempre, nelle mani dello studio.
Sommario
- Perché il confronto con le fatture dell'Agenzia conta ogni mese
- Come si fa oggi a mano, passo per passo
- Cosa fa l'intelligenza artificiale nel confronto
- Le differenze che contano e quelle da scartare
- Cosa resta allo studio e cosa il programma non fa
- Come partire in uno studio commercialista
- Domande frequenti
Perché il confronto con le fatture dell'Agenzia conta ogni mese
Il confronto conta perché dal 2019 le fatture fra soggetti IVA italiani passano dal Sistema di Interscambio, e quindi l'Agenzia delle Entrate ha già in mano l'elenco completo di ciò che ogni cliente ha emesso e ricevuto. Se il registro IVA dello studio non coincide con quell'elenco, la differenza prima o poi emerge.
Secondo la pagina ufficiale dell'Agenzia delle Entrate sul servizio di consultazione, i file delle fatture correttamente trasmessi allo SdI restano disponibili nell'area riservata fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione e da lì si possono visualizzare e scaricare. Il dato quindi c'è: il problema non è trovarlo, è confrontarlo con ciò che lo studio ha registrato, cliente per cliente, mese per mese.
La guida "I servizi dell'Agenzia delle Entrate" aggiornata a settembre 2026, ripresa da MySolution il 29 settembre 2026, ricorda che fra i servizi delegabili agli intermediari ci sono proprio la consultazione e l'acquisizione delle fatture elettroniche e la consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA. Con la delega unica, sempre secondo la guida, il cliente può indicare al massimo 2 intermediari e la delega vale fino al 31 dicembre del quarto anno successivo. In pratica lo studio ha accesso a tutto: manca solo il tempo per guardarlo con calma.
Ed è qui che entra l'intelligenza artificiale. Secondo l'indagine della Fondazione Nazionale dei Commercialisti su oltre 4.000 professionisti, riportata da ANSA il 22 ottobre 2025, il 34,1% degli studi usa già l'intelligenza artificiale e il 71,9% prevede di usarla entro 3 anni. Il confronto delle fatture è uno dei punti dove rende di più, perché è lavoro di riga, ripetitivo, e l'errore umano nasce dalla stanchezza, non dall'incompetenza.
Come si fa oggi a mano, passo per passo
Oggi, in uno studio tipo, il controllo si fa in 5 passaggi, tutti manuali, e per ogni cliente con contabilità ordinaria o semplificata.
1. Si entra in Fatture e Corrispettivi con la delega del cliente e si scarica l'elenco delle fatture ricevute ed emesse del periodo. 2. Si esporta dal gestionale il registro IVA acquisti e vendite dello stesso periodo. 3. Si mettono i due elenchi uno accanto all'altro in Excel, si ordina per numero o per fornitore, e si scorre. 4. Ogni riga che non trova la sua compagna si segna con un colore. 5. Per ogni riga colorata si capisce il motivo: fattura arrivata dopo, registrata con una data diversa, nota di credito, doppione, errore di battitura sulla partita IVA.
Su un cliente con 40 fatture al mese il lavoro è sopportabile. Su un portafoglio di decine di clienti diventa una giornata intera, spesso a ridosso della liquidazione IVA, quando il tempo è già poco. Il risultato è che il controllo si fa a campione, o solo sui clienti più grandi, oppure si rimanda al trimestre.
Il tempo non se ne va nello scaricare i file, che è veloce. Se ne va nello scorrere le righe che coincidono per trovare le poche che non coincidono. È esattamente il tipo di lavoro che una macchina fa meglio di una persona: guardare tutto, senza stancarsi, e mostrare solo le eccezioni.
Cosa fa l'intelligenza artificiale nel confronto
L'intelligenza artificiale prende i due elenchi, li abbina riga per riga e consegna allo studio solo le differenze, già divise per tipo. Il professionista non scorre più 400 righe per trovarne 6: parte direttamente dalle 6.
In Commercialista AI questa funzione si chiama Confronto ed è compresa nel piano Completo. Sul sito del programma è descritta così: carichi l'estratto conto della banca e la lista movimenti del gestionale, vedi cosa c'è solo da una parte e le date diverse, scarichi le differenze in Excel o PDF; e confronta anche le fatture dell'Agenzia delle Entrate con il registro. Lo stesso confronto che si usa per la banca, quindi, applicato all'elenco delle fatture elettroniche.
Il flusso è questo. Lo studio scarica dal portale l'elenco delle fatture del cliente ed esporta il registro dal gestionale, come fa già oggi. Carica i due file nel programma. Il programma li legge, abbina le fatture che coincidono e mette in evidenza tre gruppi: le fatture presenti solo nell'elenco dell'Agenzia, quelle presenti solo nel registro, quelle presenti in entrambi ma con data o importo diversi. Il risultato si scarica in Excel o in PDF e si può allegare al fascicolo del cliente.
Il vantaggio non è solo il tempo. È la copertura. Quando il confronto costa pochi minuti, si può fare su tutti i clienti e tutti i mesi, non solo su quelli che si riesce a guardare. Il controllo smette di essere un lavoro a campione e diventa una routine.
Le differenze che contano e quelle da scartare
Non tutte le differenze sono errori, e un buon confronto aiuta proprio a separare le une dalle altre. Le differenze tipiche sono 4.
La prima è la fattura presente nell'elenco dell'Agenzia ma non nel registro. Può essere una fattura passiva arrivata allo SdI ma mai scaricata dal gestionale, oppure una fattura che il cliente non ha mai girato allo studio. È la differenza più importante, perché riguarda IVA in detrazione e costi che rischiano di sparire.
La seconda è la fattura registrata ma assente dall'elenco dell'Agenzia. Spesso è una fattura cartacea legittima, per esempio di un fornitore estero o di un soggetto escluso dall'obbligo, oppure una fattura registrata due volte. Va capita, non corretta d'ufficio.
La terza è la stessa fattura con data diversa. Capita quando la data di ricezione allo SdI e la data di registrazione cadono in mesi diversi, ed è quasi sempre una questione di competenza del periodo, non un errore. Qui il professionista decide in quale liquidazione farla entrare.
La quarta è la stessa fattura con importo diverso. Può essere un errore di battitura, una nota di credito non abbinata, uno sconto registrato a parte. È la differenza dove la lettura umana serve di più, perché il motivo sta quasi sempre fuori dal numero.
Il programma mostra le differenze e le ordina; il commercialista le interpreta. Nessuna riga viene corretta da sola nel gestionale.
Cosa resta allo studio e cosa il programma non fa
Il programma prepara il confronto, lo studio decide cosa farne. È una distinzione che conta anche per la legge: secondo l'articolo 13 della legge 132/2025, nelle professioni intellettuali l'intelligenza artificiale è un supporto e il lavoro del professionista deve restare prevalente, con un'informativa al cliente sull'uso degli strumenti.
Nel concreto, Commercialista AI dichiara sul proprio sito cosa non fa. Non si collega al gestionale: legge i file che il gestionale esporta e prepara file da importare, ma non scrive nelle registrazioni. Non manda niente all'Agenzia delle Entrate. Non decide al posto dello studio: propone, ed essendo una beta può sbagliare, quindi il controllo dello studio resta necessario. Legge PDF anche scannerizzati, fogli Excel e file del gestionale, e quello che ricava da una scansione lo segna da controllare.
Restano quindi allo studio tre cose: scaricare l'elenco dal portale con la delega del cliente, decidere come trattare ogni differenza, registrare o correggere nel gestionale. Il programma toglie il pezzo in mezzo, quello dove si scorrono le righe.
Come partire in uno studio commercialista
Il modo più semplice per partire è scegliere 3 clienti con molte fatture passive e fare il confronto sull'ultimo mese chiuso, in parallelo al controllo manuale. Così lo studio vede subito se le differenze trovate coincidono e quanto tempo si risparmia.
Dopo il primo mese, il confronto si può mettere in calendario prima di ogni liquidazione IVA, cliente per cliente. Chi segue clienti mensili lo fa ogni mese; chi segue clienti trimestrali lo fa a fine trimestre, ma senza più il collo di bottiglia dell'ultima settimana.
Non serve cambiare gestionale e non serve un tecnico. Secondo Istat, comunicato "Imprese e Ict, anno 2025" del 15 dicembre 2025, il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti usa l'intelligenza artificiale: gli studi che iniziano adesso dai lavori di controllo, quelli dove il rischio di errore è basso e il guadagno di tempo è alto, si ritrovano un passo avanti rispetto ai clienti che seguono.
Il programma scarica da solo le fatture dal portale dell'Agenzia?
No. Lo studio scarica l'elenco delle fatture da Fatture e Corrispettivi con la delega del cliente, come fa già oggi, e lo carica nel programma insieme al registro esportato dal gestionale. Il programma non manda niente all'Agenzia delle Entrate e non accede al portale al posto dello studio.
Serve cambiare gestionale per fare il confronto?
No. Commercialista AI lavora accanto al gestionale, non dentro: legge i file che il gestionale esporta, come il registro IVA, e consegna le differenze in Excel o PDF. Registrazioni e correzioni restano nel gestionale dello studio.
Il programma corregge da solo le differenze?
No. Mostra le fatture presenti da una parte sola e quelle con data o importo diversi, ma non modifica nulla. Ogni differenza va capita dal professionista, perché spesso ha un motivo legittimo, come una fattura cartacea di un fornitore estero o una questione di competenza del periodo.
In quale piano è compreso il Confronto?
La funzione Confronto è compresa nel piano Completo, che sul sito di Commercialista AI è indicato per studi fino a 100 clienti, e nel piano Studio grande, con le stesse funzioni fino a 300 clienti. Il piano Essenziale comprende scadenze e avvisi bonari, email dei clienti, clienti e archivio.
Ogni quanto conviene fare il confronto con il registro?
Prima di ogni liquidazione IVA, quindi ogni mese per i clienti mensili e ogni trimestre per i trimestrali. Quando il confronto richiede pochi minuti per cliente, conviene farlo su tutto il portafoglio e non più a campione.
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