Invii automatici e manuali: cosa parte da solo in Commercialista AI

Commercialista AI non manda da solo le risposte ai clienti, gli F24 e le circolari: questi partono solo dopo che lo studio li ha letti e ha premuto Invia. Partono in automatico soltanto alcuni avvisi amministrativi, come solleciti di documenti e promemoria di scadenza, e solo se lo studio ha acceso la regola che li autorizza, con i tempi che ha scelto.

È la domanda tecnica che arriva prima di tutte le altre quando uno studio commercialista valuta uno strumento di intelligenza artificiale collegato alla propria casella di posta: cosa può spedire ai miei clienti senza che io lo veda? In questa guida rispondiamo con le regole che valgono oggi, prese dalla pagina «Come si usa» del programma e dalle condizioni del servizio nella versione 2026-10-05a, lette il 7 ottobre 2026. Vediamo quali messaggi richiedono il clic, quali possono partire da soli, come si accende e si spegne una regola, come si ferma un invio partito per errore e cosa resta comunque da controllare allo studio.

Sommario

• Due tipi di invio, due regole diverse
• Cosa aspetta sempre il clic dello studio
• Cosa può partire da solo, e a quali condizioni
• Come si ferma un invio già premuto
• Da quale casella partono le email
• Cosa resta da controllare allo studio
• Domande frequenti

Quali tipi di invio esistono in Commercialista AI?

Esistono 2 tipi di invio, e il programma li tiene separati: gli invii manuali, che partono solo con il clic di una persona dello studio, e gli avvisi automatici, che partono da soli ma solo dentro una regola che lo studio ha acceso. La pagina «Come si usa» lo scrive in una riga: le email manuali richiedono la conferma dello studio, gli avvisi automatici seguono solo le regole autorizzate.

La distinzione non è un dettaglio dell'interfaccia. Sta nelle condizioni del servizio, all'articolo 2-ter, intitolato «Approvazioni e automazioni autorizzate», e segue un criterio preciso: tutto ciò che contiene un giudizio professionale passa dallo studio messaggio per messaggio, mentre i promemoria amministrativi, che ripetono una richiesta già decisa, possono essere delegati una volta sola accendendo la regola.

Il motivo è anche normativo. L'articolo 13 della legge 132/2025 riserva al professionista la prestazione intellettuale e assegna all'intelligenza artificiale una funzione strumentale e di supporto. Le condizioni del servizio richiamano espressamente questa norma all'articolo 2, lettera c: la decisione, la sottoscrizione, l'invio e la responsabilità professionale restano allo studio.

Quali messaggi partono solo dopo il clic dello studio?

Partono solo dopo la conferma dello studio le risposte professionali ai clienti, gli F24 da inviare e le circolari. Lo stabilisce l'articolo 2-ter delle condizioni, e la pagina principale del programma lo ripete nelle domande frequenti: le risposte e gli F24 il programma non li manda da solo, li legge e li manda lo studio.

In pratica il flusso è sempre lo stesso, descritto nella pagina «Come si usa» in 3 passaggi:

1. Si apre «Attività dello studio», la coda di lavoro dove compaiono chi ha scritto, gli F24 da mandare, i documenti da verificare o richiedere e le scadenze urgenti.
2. Si apre la bozza preparata dal programma, la risposta o il sollecito, e la si corregge solo se serve. Il messaggio parte soltanto premendo il pulsante Invia email; tornare indietro non lo invia. Se la bozza manca, la pagina lo segnala.
3. Si controlla la sezione «Email inviate», dove ogni invio resta registrato con il suo esito.

Per gli F24 vale una regola in più. Il programma legge i modelli prodotti dal gestionale dello studio, propone i destinatari cercando partita IVA e codice fiscale e prepara l'email al cliente. La trasmissione telematica del modello e l'ordine di addebito, invece, li esegue solo lo studio, con le proprie credenziali: lo dice l'articolo 2, lettera d, delle condizioni. Il programma non chiede mai le credenziali Entratel, Fisconline o della banca.

Per le circolari il meccanismo è simile: quando esce una novità importante il testo arriva già pronto, con la fonte ufficiale, e lo studio sceglie a quali clienti mandarlo. Nessuna circolare parte verso la rubrica intera senza questa scelta.

Quali avvisi possono partire da soli, e a quali condizioni?

Possono partire senza una conferma per ogni messaggio solo gli avvisi amministrativi che le condizioni indicano come delegabili, e solo dopo che lo studio ha acceso la regola corrispondente. L'articolo 2-ter li elenca: solleciti di documenti, richieste di conferma di ricezione, avvisi e riepiloghi delle scadenze registrate, richieste di estratti conto originali.

Sono messaggi che ogni studio manda già oggi a mano, spesso più volte allo stesso cliente. Alcuni esempi presi dalle funzioni descritte sulla pagina del programma:

• con Invia F24, chi non conferma di aver ricevuto l'F24 riceve un sollecito dopo i giorni che sceglie lo studio;
• con Scadenze, dall'avviso bonario il programma ricorda la scadenza con 2 promemoria, uno un mese prima e uno 5 giorni prima, e se lo studio lo vuole avvisa anche il cliente;
• con le richieste di documenti, i tempi del sollecito si possono cambiare anche cliente per cliente.

La pagina principale lo riassume così: niente parte senza il sì dello studio, anche i solleciti automatici li accende lo studio. Finché la regola è spenta, quei messaggi restano proposte nella coda di lavoro, come tutti gli altri.

Accendere una regola, però, non è una delega in bianco. L'articolo 2-ter precisa 3 cose che conviene avere chiare prima di attivarla:

• l'abilitazione autorizza solo le operazioni descritte dalla regola e nient'altro;
• non equivale ad aver letto ogni messaggio futuro, quindi lo studio verifica prima i dati usati, le condizioni, i destinatari previsti e i tempi;
• una regola attiva non garantisce che l'invio avvenga o che arrivi a destinazione, e va spenta quando non è più adatta.

C'è poi un limite che riguarda tutta l'intelligenza artificiale usata nel servizio, scritto all'articolo 7-bis delle condizioni: non si usano le proposte del programma per prendere decisioni professionali senza revisione umana. Per i soli avvisi amministrativi delegabili è ammessa l'autorizzazione preventiva della regola, senza delegare il giudizio professionale.

Come si ferma un'email partita per errore?

Si ferma finché è ancora in coda: dopo il clic su Invia, l'email aspetta il tempo impostato in Impostazioni, alla voce «Tempo per annullare un invio», che di partenza è 1 minuto. In quell'intervallo lo studio può premere Annulla, oppure usare «Annulla invio» nella sezione «Email inviate». La pagina «Come si usa» specifica che questo vale anche per gli avvisi automatici.

Il tempo si può allungare dalle impostazioni, ed è una scelta che conviene fare nelle prime settimane, quando lo studio prende confidenza con le bozze. Un minuto basta per accorgersi di un allegato sbagliato subito dopo il clic; qualche minuto in più aiuta chi lavora a più pratiche insieme.

Il limite, onestamente, è questo: un'email già spedita non può essere ritirata. Una volta uscita dalla casella dello studio arriva al cliente come qualunque altra email, e l'unica correzione possibile è un secondo messaggio. Per questo la coda di attesa esiste anche per gli avvisi automatici, e per questo le regole vanno accese dopo aver controllato destinatari e testi.

C'è anche il caso opposto, l'esito incerto. La pagina «Come si usa» avverte che l'accettazione del server non prova la consegna o la lettura, e che un esito incerto va verificato prima di riprovare: rimandare subito lo stesso messaggio rischia di farlo arrivare 2 volte.

Da quale casella partono le email, e cosa succede alla posta dello studio?

Le email partono dalla casella dello studio, con la firma, il logo e il tono dello studio: il cliente riceve un messaggio del suo commercialista, non di un programma esterno. Lo scrive la pagina principale del servizio, nella sezione dedicata al controllo.

La casella resta com'è. Il programma legge e invia, ma non cancella, non sposta e non archivia i messaggi. Apre solo le email dei clienti inseriti con email e partita IVA valide; nelle altre cerca soltanto le scadenze, con la funzione «Scadenze in tutte le email» che lo studio può spegnere dalle Impostazioni. Gmail si collega con un clic, Aruba, Libero e le altre caselle con indirizzo e password; la PEC si può solo leggere, quindi dalla PEC il programma non invia nulla.

Ogni invio, manuale o automatico, resta registrato con il suo esito nella sezione «Email inviate». È il posto dove ricostruire, anche a distanza di mesi, cosa è stato mandato a un cliente e quando.

Cosa resta da controllare allo studio, anche con le regole accese?

Resta da controllare che il lavoro sia davvero arrivato nel programma e davvero uscito verso il cliente. L'articolo 2-bis delle condizioni lo dice in modo esplicito: nessun avviso non significa nessun adempimento, e il mancato avviso non sospende né proroga alcuna scadenza.

Ci sono 3 abitudini che il nostro team consiglia a ogni studio, tutte ricavate dalle regole del servizio:

• guardare «Email inviate» a fine giornata, ricordando che una lista vuota non dimostra che tutto il lavoro sia stato acquisito;
• tenere uno scadenzario e le copie dei documenti anche fuori dal programma, come chiede l'articolo 2-bis, così da poter lavorare anche se l'app non è raggiungibile;
• rivedere ogni tanto le regole accese, perché un cliente che cambia indirizzo o modalità di lavoro può rendere superato un sollecito automatico.

Il punto sul fermo del servizio è scritto all'articolo 8.1-bis: se il programma si ferma, possono fermarsi anche automazioni, promemoria e invii assistiti. È il motivo per cui lo scadenzario indipendente non è una formalità.

Detto questo, il risultato pratico è semplice. Il lavoro ripetitivo, cioè ricordare, sollecitare, chiedere conferma, lo fa il programma secondo le regole decise dallo studio; il lavoro professionale, cioè rispondere, inviare gli F24, scegliere a chi mandare una circolare, resta sulla scrivania del commercialista, già preparato e da confermare con un clic.

Come si vede tutto questo prima di collegare la propria casella?

Si vede nella prova con i clienti finti, che si apre senza registrarsi: ci sono la coda di lavoro, le bozze, la sezione delle email inviate e i bottoni veri, così lo studio controlla da sé dove sta il clic e cosa parte senza. Solo quando convince si crea l'account dello studio, si paga il primo mese e si collega la casella.

Commercialista AI parte da 79 € + IVA al mese. Con la Garanzia Avvio, se entro 30 giorni dal primo pagamento lo studio vuole smettere, restituiamo tutto l'importo: basta un'email. Il nostro team ha preparato una pagina che mostra cosa fa il programma, funzione per funzione.

GUARDA COME FUNZIONA

Commercialista AI risponde ai clienti senza che lo studio legga?

No. Le risposte ai clienti vengono preparate come bozze nel tono dello studio, ma partono solo dopo che una persona dello studio le ha lette e ha premuto Invia email. Lo prevede l'articolo 2-ter delle condizioni del servizio.

Quali email possono partire in automatico?

Solo gli avvisi amministrativi delegabili: solleciti di documenti, richieste di conferma di ricezione, avvisi e riepiloghi delle scadenze registrate, richieste di estratti conto originali. Partono da soli solo se lo studio ha acceso la regola, con i tempi che ha scelto.

Si può annullare un'email dopo aver premuto Invia?

Sì, finché è in coda. Il tempo di attesa si imposta in Impostazioni, alla voce «Tempo per annullare un invio», e di partenza è 1 minuto; nel frattempo si preme Annulla o Annulla invio in Email inviate. Un'email già spedita non si può ritirare.

Commercialista AI invia gli F24 all'Agenzia delle Entrate?

No. Il programma prepara l'email con l'F24 per il cliente, ma la trasmissione telematica del modello e l'ordine di addebito li esegue solo lo studio, con le proprie credenziali, dal proprio gestionale o dai canali di sempre.

Se un sollecito automatico non parte, la scadenza viene prorogata?

No. Le condizioni dicono che il mancato avviso non sospende né proroga alcuna scadenza e che una regola attiva non garantisce il recapito. Per questo lo studio tiene uno scadenzario indipendente e controlla gli esiti in Email inviate.