Fatture estere nel gestionale: dal PDF all'XML con l'intelligenza artificiale

Commercialista AI non è un gestionale e non lo sostituisce: lavora accanto a quello che lo studio usa già. Con la funzione Fatture estere legge il PDF della fattura del fornitore estero, anche scansionato, riconosce fornitore, partita IVA, importi e date e prepara il file XML da importare nel gestionale. Registrazione, integrazione o autofattura e trasmissione allo SdI restano nel gestionale, come oggi.

Chi cerca un gestionale con l'intelligenza artificiale per lo studio commercialista spesso ha in mente proprio questo lavoro: la fattura del fornitore straniero che arriva in PDF o su carta, va ricopiata a mano campo per campo e solo dopo può entrare nel flusso delle fatture elettroniche. In questa guida spieghiamo come funziona la funzione passo per passo, cosa legge, dove passano i dati, cosa resta sempre allo studio e quali sono i limiti, con le fonti accanto a ogni affermazione.

Sommario

• Perché le fatture estere si ricopiano ancora a mano
• Come funziona la funzione Fatture estere, passo per passo
• Cosa legge dal PDF e cosa segna da controllare
• Dove finisce l'XML: il gestionale resta al centro
• Il quadro: TD17, TD18 e TD19 dal 1° luglio 2022
• Dove passano i dati della fattura
• I limiti da conoscere prima di usarla
• Domande frequenti

Perché le fatture estere si ricopiano ancora a mano?

Perché il fornitore estero non emette la fattura elettronica italiana: manda un PDF per email, a volte una ricevuta generica, a volte un foglio di carta che il cliente fotocopia o scansiona. I dati ci sono tutti, ma non nel formato che il gestionale dello studio sa importare, quindi qualcuno deve leggerli e digitarli.

Con i fornitori italiani il problema quasi non esiste: la fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio e arriva allo studio già strutturata. Con l'estero invece ogni documento è diverso dall'altro, per lingua, impaginazione, posizione dell'importo e formato delle date. È un lavoro breve per una singola fattura e pesante quando i clienti che comprano software, servizi pubblicitari o merce fuori dall'Italia sono molti, perché si somma ogni mese e si concentra vicino alle liquidazioni.

È esattamente il tipo di lavoro ripetitivo che un gestionale non automatizza: il gestionale sa gestire un XML, non sa leggere un PDF scritto in inglese o in tedesco da un fornitore che non ha mai visto prima. La funzione Fatture estere si inserisce in quel punto e in nessun altro.

Come funziona la funzione Fatture estere, passo per passo?

Lo studio carica il PDF, controlla i dati letti e scarica l'XML da importare nel gestionale. Sono tre passaggi, descritti così nella pagina Come si usa del programma: «Carichi il PDF della fattura del fornitore estero, anche scansionato: controlli i dati e scarichi l'XML della fattura da importare nel tuo gestionale».

1. Caricamento. Dal menu Fatture estere si carica il PDF ricevuto dal cliente. Può essere il file originale del fornitore oppure una scansione del documento cartaceo.
2. Lettura e controllo. Il programma riconosce i dati principali della fattura e li mostra in una schermata. Il professionista li confronta con l'originale e corregge quello che serve prima di andare avanti.
3. Scarico dell'XML. Confermati i dati, si scarica il file XML. Da quel momento il lavoro prosegue nel gestionale dello studio, con le procedure di sempre.

Non c'è nessun collegamento automatico tra il programma e il gestionale: il file si scarica e si importa, come si fa già con altri file. Questa scelta è voluta. Nella pagina principale del programma è scritto che «Lavora accanto al gestionale, non dentro» e che «Non registra niente al suo posto».

Cosa legge dal PDF e cosa segna da controllare?

Legge fornitore, partita IVA, importi e date della fattura, cioè i dati che servono per costruire il file da importare. La descrizione della funzione nella pagina di presentazione dice che le fatture dei fornitori esteri «arrivano in PDF o su carta» e che il programma ne legge «importi, date e partita IVA» per trasformarle in XML.

Le scansioni meritano un'attenzione in più. Un PDF nato digitale contiene il testo vero, mentre una scansione è un'immagine che va prima trasformata in testo, e lì l'errore di lettura è più probabile: un 8 scambiato per un 3, una data in formato americano letta all'europea. Per questo il programma tratta in modo diverso i due casi. Nella sezione sui limiti della pagina principale è scritto che legge «i PDF, anche scannerizzati» e che quello che legge da una scansione «te lo segna da controllare».

In pratica il professionista vede subito dove guardare con più cura. Il controllo dei dati resta comunque obbligatorio per ogni fattura, scansione o no: le condizioni del servizio, all'articolo 2, chiariscono che ogni contenuto prodotto è una proposta che lo studio verifica e conferma, e che i contenuti generati possono contenere errori.

Dove finisce l'XML: il gestionale resta al centro?

Sì. L'XML si importa nel gestionale e da lì lo studio prosegue come oggi: registrazione, eventuale integrazione o autofattura, trasmissione al Sistema di Interscambio. La pagina Come si usa lo dice in una riga: «L'XML delle fatture estere lo importi nel gestionale e prosegui da lì». Commercialista AI non manda niente all'Agenzia delle Entrate.

Le condizioni del servizio, nella descrizione delle funzioni, ripetono lo stesso principio: Fatture estere va «dal PDF della fattura del fornitore estero al file XML da importare nel software dello Studio» e il servizio «non trasmette nulla al Sistema di Interscambio». La stessa regola vale per Quadrature ed Estratti e fatture, che producono elenchi di differenze e file da importare, mai invii a portali pubblici.

Una domanda naturale riguarda la compatibilità: il mio gestionale lo importa? La risposta onesta, scritta nelle domande frequenti del sito, è che si vede col primo file. Il programma prepara file che il gestionale può importare, e se il primo import dà problemi il nostro team aiuta lo studio a capire dove intervenire. TeamSystem, Zucchetti, Profis o BlueNext restano dove sono: non si cambia gestionale per usare questa funzione.

Il quadro: TD17, TD18 e TD19 dal 1° luglio 2022

Dal 1° luglio 2022 i dati degli acquisti dall'estero si comunicano tramite SdI con i tipi documento TD17, TD18 e TD19, e quella trasmissione vale anche come integrazione o autofattura. Lo spiega la Guida alla compilazione delle fatture elettroniche e dell'esterometro dell'Agenzia delle Entrate, versione 1.10 del 1° aprile 2025.

Secondo la guida, i tre codici coprono casi diversi:

• TD17, integrazione o autofattura per acquisto di servizi dall'estero: il committente integra la fattura ricevuta per i servizi intra UE o emette un'autofattura per quelli extra UE.
• TD18, integrazione per acquisto di beni intracomunitari.
• TD19, integrazione o autofattura per acquisto di beni ai sensi dell'articolo 17, secondo comma, del DPR 633 del 1972.

La guida richiama come base l'articolo 1, comma 3 bis, del decreto legislativo 127 del 2015 e aggiunge un consiglio pratico: chi vuole usare le bozze dei registri IVA precompilati elaborate dall'Agenzia fa bene a trasmettere il documento allo SdI entro la fine del mese indicato nel campo Data.

Perché lo citiamo in un articolo tecnico su uno strumento? Perché chiarisce dove sta il lavoro qualificato. Scegliere tra TD17, TD18 e TD19, verificare se c'è una stabile organizzazione in Italia, decidere l'aliquota e il periodo di liquidazione sono valutazioni del professionista. Ricopiare la ragione sociale del fornitore, la sua partita IVA, l'imponibile e la data dal PDF non lo è. La funzione Fatture estere toglie la seconda parte e lascia intatta la prima.

Dove passano i dati della fattura?

All'intelligenza artificiale arriva solo il testo letto dal PDF, fino a 14.000 caratteri, non il file. Lo indica l'informativa privacy del servizio, versione 2026-10-04b, nella sezione dedicata ai dati inviati al fornitore di intelligenza artificiale: le scansioni «si leggono prima sul nostro server» e all'intelligenza artificiale «arriva solo il testo, non il file».

Il fornitore della generazione è Anthropic Ireland, Limited, indicato come sub responsabile con trattamenti anche negli Stati Uniti; applicazione e database stanno su Render Services, in Oregon. La stessa informativa precisa che le condizioni commerciali di Anthropic escludono l'addestramento sui contenuti dei clienti e che per le richieste via API la regola ordinaria è la cancellazione di input e output entro 30 giorni, con le eccezioni elencate nel testo. Non è attivo un accordo di conservazione zero, e l'informativa lo scrive in chiaro.

Ci sono poi due interruttori utili. Il titolare può spegnere la generazione per tutto lo studio da Impostazioni, Intelligenza artificiale. Oppure può segnare un singolo cliente come sensibile nella sua scheda: per quel cliente, come previsto dall'informativa, le fatture estere attribuite a lui vengono lette senza intelligenza artificiale. Lo studio decide caso per caso quanto affidare allo strumento.

Quali sono i limiti da conoscere prima di usarla?

Non trasmette nulla allo SdI, non registra nel gestionale, non legge foto né file protetti da password e non sceglie il tipo documento al posto dello studio. Sono limiti dichiarati nelle pagine del programma, e conviene conoscerli prima, non dopo.

• Formati. Nella sezione sui limiti della pagina principale è scritto: «Non legge le foto e i file protetti con password». Se il cliente manda una foto del telefono, serve un PDF o una scansione.
• Nessuna trasmissione. Il file XML non parte verso l'Agenzia delle Entrate. Lo studio lo importa e lo gestisce dal proprio gestionale.
• Nessuna decisione fiscale. Il programma non decide al posto del professionista. La pagina principale lo dice così: «Propone. È una beta e può sbagliare: il controllo dello studio resta necessario».
• Piano. Fatture estere è compresa nel piano Completo, insieme a Invia F24, Genera F24, Estratti e fatture, Confronto e Circolari, come riportato nella pagina Come si usa. Nel piano Essenziale la funzione resta visibile nel menu con il lucchetto.

Chi vuole vedere la schermata prima di decidere può entrare nella prova con i clienti finti, senza registrarsi, dalla pagina del programma: i bottoni sono quelli veri e i dati sono di uno studio di esempio.

Come iniziare senza cambiare il modo di lavorare dello studio?

Si parte da una sola fattura estera vera, la si porta fino all'import nel gestionale e si guarda il risultato. È il test più rapido per capire se il flusso regge con il proprio software e con i fornitori dei propri clienti.

Un ordine pratico che suggeriamo agli studi è questo: scegliere un cliente con acquisti ricorrenti dall'estero, per esempio abbonamenti software o servizi pubblicitari; caricare l'ultimo PDF ricevuto; confrontare con calma i dati letti con l'originale; importare l'XML nel gestionale e completare la procedura come si fa oggi. Se tutto torna, la stessa sequenza si ripete il mese dopo per gli altri clienti. Se qualcosa non torna, il nostro team guarda il caso insieme allo studio.

Commercialista AI parte da 79 € + IVA al mese, con il primo mese soddisfatto o rimborsato. Il nostro team ha preparato una pagina che mostra le funzioni una per una, Fatture estere compresa.

GUARDA COME FUNZIONA

Commercialista AI trasmette le fatture estere allo SdI?

No. Prepara il file XML da importare nel gestionale e si ferma lì. La trasmissione al Sistema di Interscambio, con il tipo documento scelto dallo studio, parte dal gestionale, come previsto dalle condizioni del servizio e dalla pagina Come si usa.

Funziona anche con le fatture scansionate?

Sì, legge anche i PDF scansionati. I dati letti da una scansione vengono segnati da controllare, perché la lettura di un'immagine è più soggetta a errori. Non legge invece le foto e i file protetti da password.

Serve cambiare gestionale per usare la funzione Fatture estere?

No. Il programma lavora accanto al gestionale e prepara un file da importare. TeamSystem, Zucchetti, Profis o BlueNext restano al loro posto; se il primo import dà problemi, il nostro team aiuta lo studio a capire dove intervenire.

Il PDF della fattura viene inviato all'intelligenza artificiale?

No, il file no. Secondo l'informativa privacy del servizio, le scansioni si leggono prima sul server del servizio e all'intelligenza artificiale arriva solo il testo, fino a 14.000 caratteri. Per i clienti segnati come sensibili la lettura avviene senza intelligenza artificiale.

Il programma sceglie se usare TD17, TD18 o TD19?

No. La scelta del tipo documento dipende dall'operazione, servizi o beni, Paese UE o extra UE, e resta una valutazione del professionista, come descritto nella guida dell'Agenzia delle Entrate. Il programma toglie la ricopiatura dei dati, non la decisione fiscale.