I dati dei clienti e l'intelligenza artificiale: le 5 domande da fare

I dati dei tuoi clienti, con uno strumento di intelligenza artificiale, finiscono di norma su server del fornitore, spesso negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo dell'Unione europea, restano lì per un periodo che varia da fornitore a fornitore e possono essere letti dal personale autorizzato del fornitore stesso. Prima di firmare un abbonamento, uno studio deve farsi dare risposta a 5 domande precise, per iscritto.

Perché i commercialisti hanno questa paura

Non è un timore immaginario. Secondo una ricerca di TeamSystem sull'approccio dei professionisti all'intelligenza artificiale, pubblicata l'11 febbraio 2026, il 44,3% dei commercialisti intervistati indica la tutela della privacy come una delle preoccupazioni principali nell'uso dell'intelligenza artificiale in studio, pur essendo il 70% già attivo nell'implementazione di questi strumenti. La contraddizione è reale: si usa già qualcosa, ma non si sa bene cosa succede ai dati una volta inviati.

Il motivo è semplice. Uno studio commercialista tratta dati fiscali, patrimoniali e a volte sanitari dei clienti (pensiamo alle detrazioni mediche in dichiarazione), coperti dal segreto professionale oltre che dal regolamento generale sulla protezione dei dati. Affidare quei dati a un software esterno significa delegare, non eliminare, la responsabilità: il titolare del trattamento resta il commercialista, non il fornitore dello strumento.

A questo si aggiunge l'obbligo di trasparenza del regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, pienamente applicabile dal 2 agosto 2026, che impone di informare l'utente quando sta interagendo con un sistema automatico, e la legge 132/2025, in vigore dal 10 ottobre 2025, che all'articolo 13 impone al professionista di informare il cliente quando usa l'intelligenza artificiale nel suo lavoro. Due obblighi diversi, un solo principio: niente si nasconde al cliente.

Domanda 1: dove sono fisicamente i dati dei miei clienti

La prima domanda da fare a chi vende lo strumento è dove sono ospitati database e applicazione. Molti strumenti di intelligenza artificiale usati in Italia appoggiano l'elaborazione su server negli Stati Uniti, non in Europa: non è di per sé un problema, se il fornitore applica le clausole contrattuali tipo richieste dall'Unione europea per questo tipo di trasferimento. È un problema se il fornitore non sa rispondere, o risponde in modo vago.

Chiedi per iscritto: in quale Paese sono il database e l'applicazione, quali clausole coprono il trasferimento fuori dallo spazio economico europeo, e se esiste un'informativa privacy pubblica che lo spiega riga per riga, non solo a voce in una demo commerciale.

Domanda 2: i dati dei miei clienti insegnano qualcosa al modello

La seconda paura, la più diffusa fra i commercialisti, è che il testo di una email o di un documento di un cliente finisca per allenare il modello di intelligenza artificiale usato da altri clienti, magari concorrenti. Le condizioni commerciali dei principali fornitori di modelli (Anthropic è un esempio) escludono l'addestramento sui contenuti inviati dalle aziende clienti attraverso le interfacce professionali.

Attenzione però: condizioni che escludono l'addestramento non equivalgono ad assenza di conservazione. Sono 2 cose diverse, e un venditore che le confonde (volontariamente o no) sta semplificando troppo. Chiedi sempre le 2 risposte separate: il mio testo allena il modello? Il mio testo viene comunque conservato da qualche parte, e per quanto?

Domanda 3: per quanto tempo restano conservati

Qui la risposta onesta è quasi sempre più complicata di un numero secco. Un fornitore serio distingue almeno 3 livelli: quanto resta il testo originale inviato al modello (spesso giorni, secondo le regole ordinarie del fornitore del modello), quanto restano le bozze e i documenti salvati nell'archivio operativo dello studio (finché esiste l'account, con cancellazione alla chiusura), e quanto restano eventuali copie di sicurezza del database (spesso pochi giorni su un servizio di hosting).

Diffida di chi risponde "conserviamo tutto per sempre, così sei tranquillo": è il contrario di quello che la normativa sulla protezione dei dati chiede, cioè conservare solo per il tempo necessario allo scopo. Diffida anche di chi promette "zero conservazione" senza un accordo scritto e confermato per la tua organizzazione specifica: un accordo di conservazione zero, quando esiste davvero, va dichiarato per iscritto, non dato per acquisito.

Domanda 4: chi può aprire un documento di un mio cliente

La quarta domanda riguarda l'accesso umano, non quello del modello. Un fornitore serio tiene un registro minimo di chi, fra il proprio personale, ha aperto un contenuto dei clienti e perché, di solito per assistenza tecnica o sicurezza, mai per curiosità o per finalità commerciali. Chiedi se questo registro esiste, chi lo può consultare, e se viene mai usato per altro che non sia risolvere un problema segnalato dallo studio.

Chiedi anche cosa viene cifrato e cosa no: le password di accesso e le credenziali della posta elettronica dovrebbero essere protette con cifratura in ogni caso serio; non tutti i campi del database (per esempio le anagrafiche usate per le ricerche interne) sono necessariamente cifrati, ed è corretto che un fornitore lo dichiari invece di lasciarlo intuire.

Domanda 5: cosa succede se smetto di usare lo strumento

L'ultima domanda, spesso dimenticata, è cosa succede ai dati quando lo studio chiude l'account o cambia fornitore. Un fornitore serio distingue la cancellazione dell'archivio operativo (le email lette, le bozze salvate, le proposte di scadenza) dagli obblighi di conservazione che restano in capo a chi ha emesso fatture o tenuto scritture contabili per conto proprio, regolati dal codice civile e dalle norme fiscali, non dal contratto con il fornitore di intelligenza artificiale.

Chiedi: alla cancellazione, cosa sparisce davvero e cosa resta per obbligo di legge? Posso chiedere la restituzione dei miei dati prima di cancellare l'account? Email già inviate ai clienti restano comunque nella loro casella, indipendentemente da quello che lo studio cancella dal proprio lato: è bene saperlo prima, non scoprirlo dopo.

Cosa risponde oggi uno strumento italiano per commercialisti

Commercialista AI, lo strumento di DC Academy per studi commercialisti, pubblica le risposte a queste 5 domande nella propria informativa privacy, non solo in una brochure commerciale: database e applicazione ospitati negli Stati Uniti con clausole contrattuali tipo per il trasferimento fuori dallo spazio economico europeo; le condizioni del fornitore del modello di intelligenza artificiale escludono l'addestramento sui contenuti dei clienti, ma non è attivo un accordo di conservazione zero, e questo viene dichiarato apertamente invece di essere nascosto; i backup del database hanno una finestra di 3 giorni sul servizio di hosting usato; un registro minimo traccia chi, fra il personale autorizzato, ha aperto un contenuto e perché; alla cancellazione definitiva dell'account, l'archivio operativo dello studio viene eliminato, mentre restano gli obblighi di legge propri di DC Academy come fornitore (10 anni per le scritture contabili secondo l'articolo 2220 del codice civile).

Il titolare dello studio può anche spegnere del tutto la generazione automatica da un interruttore nelle impostazioni, e segnare singoli clienti come sensibili, cosa che limita ulteriormente cosa viene inviato alle funzioni di intelligenza artificiale per quel cliente.

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Uno strumento di intelligenza artificiale può leggere documenti sanitari o dati particolari dei clienti?

Non dovrebbe. I dati particolari, come le informazioni sanitarie legate a una detrazione medica, richiedono una base giuridica più stretta di quella che copre i dati fiscali ordinari. Uno strumento serio chiede allo studio di non inviare questo tipo di contenuto alle funzioni di intelligenza artificiale e lascia al professionista la valutazione di necessità e liceità, caso per caso, prima di qualunque automazione.

Il Garante privacy può sanzionare uno studio che usa male l'intelligenza artificiale?

Sì, in linea di principio: il titolare del trattamento resta lo studio, non il fornitore del software. Il Garante italiano ha già sanzionato un grande fornitore di intelligenza artificiale generalista con 15 milioni di euro nel novembre 2024 (sanzione poi annullata dal Tribunale di Roma), a conferma che il tema è sotto osservazione concreta e non solo teorica anche in Italia.

Spegnere l'intelligenza artificiale cancella anche i dati già inviati?

No. Spegnere l'interruttore di uno strumento blocca le nuove generazioni, ma non cancella i testi già inviati in passato né le bozze già salvate nell'archivio. Per quelli serve una richiesta di cancellazione separata, da indirizzare al fornitore secondo la sua informativa privacy.

Serve il consenso di ogni cliente per usare l'intelligenza artificiale sui suoi dati?

Di norma no, se il trattamento rientra nell'esecuzione dell'incarico professionale già conferito dal cliente: la base giuridica è quella, non un consenso separato per ogni nuovo strumento. Resta però l'obbligo di informare il cliente, previsto dalla legge 132/2025, che è cosa diversa dal chiedere un consenso.

Come faccio a sapere se il mio attuale fornitore rispetta questi punti?

Chiedi l'informativa privacy specifica del prodotto, non quella generica dell'azienda, e verifica che risponda nel dettaglio alle 5 domande di questo articolo: Paese dei server, addestramento del modello, tempi di conservazione distinti per tipo di dato, registro degli accessi, cosa succede alla cancellazione. Se un fornitore non ha una pagina pubblica che risponde a queste domande, fattelo mettere per iscritto via email prima di firmare.