Gestionale AI per commercialisti e posta dello studio: quali email legge e quali no

Commercialista AI non è un gestionale: non trasmette nulla all'Agenzia delle Entrate, non fa pagamenti e non sostituisce TeamSystem, Zucchetti o Profis. Lavora accanto al gestionale dello studio, sulla casella di posta che lo studio usa già. Apre per intero solo le email dei clienti inseriti con email e partita IVA valide; le altre le guarda soltanto per cercare scadenze, se lo studio lascia accesa quella funzione.

Chi cerca un gestionale con intelligenza artificiale per lo studio di solito si fa una domanda molto pratica prima di collegare la casella: che cosa legge, esattamente, il programma? In questa guida rispondiamo punto per punto, con quello che scriviamo nell'informativa privacy, nelle condizioni di vendita e nella guida «Come si usa» di Commercialista AI.

In questa guida

• Come si collega la casella e quali permessi chiede
• Le email dei clienti: lette per intero, solo per chi è in anagrafica
• Le altre email: solo la ricerca delle scadenze, e si spegne
• Cosa arriva all'intelligenza artificiale quando prepara una risposta
• Cosa resta nell'archivio e cosa no
• Come impostarlo nella prima settimana

Come si collega la casella dello studio e quali permessi chiede?

Il collegamento della casella è descritto all'articolo 2-quater delle condizioni di vendita. Le strade sono due.

Gmail e Google Workspace. Si collegano con un clic, attraverso l'accesso ufficiale di Google. Il programma chiede solo 2 permessi: lettura (gmail.readonly) e invio (gmail.send). Non chiede il permesso di modifica: per questo non può cancellare, spostare o cambiare i messaggi della casella, e non riceve la password dell'account Google. L'autorizzazione si revoca quando lo studio vuole, dall'account Google o scollegando la casella dal programma.

Aruba, Libero, server dello studio e simili. Si collegano con i protocolli IMAP per la lettura e SMTP per l'invio, usando una password per le app creata dallo studio. Il programma la conserva cifrata e la usa soltanto per il collegamento. Se lo studio si blocca in questo passaggio, lo guidiamo noi durante l'avvio.

Gli account Microsoft (Outlook, Microsoft 365) oggi non si collegano con un clic: lo scriviamo sia nelle condizioni sia nella pagina principale del programma.

In tutti i casi vale la stessa regola, scritta anche nella guida «Come si usa»: la lettura non modifica i messaggi nella casella. Niente viene archiviato, spostato o cancellato. Chi apre la posta dello studio la trova esattamente com'era.

Quali email legge per intero?

Solo quelle che arrivano dagli indirizzi associati a clienti inseriti con email e partita IVA valide. È la prima riga della guida «Come si usa»: il programma cerca nella casella soltanto le email provenienti da quei clienti.

Il controllo avviene prima di scaricare il contenuto. L'informativa privacy lo dice in modo esplicito: il programma non legge automaticamente tutte le email, cerca soltanto i mittenti autorizzati nell'anagrafica clienti e solo dopo scarica il messaggio. Le comunicazioni promozionali della banca, la mail del fornitore di cancelleria o lo scambio con un collega non vengono aperti per intero.

Questa scelta ha una conseguenza pratica che conviene conoscere subito: un cliente senza email in scheda, per il programma, non esiste. Le sue email restano nella casella, intatte, ma non compaiono in «Email dei clienti» e non generano bozze. Per questo, nell'elenco clienti, c'è il pulsante «Trova email mancanti dei clienti», che cerca nelle caselle gli indirizzi che mancano e li propone allo studio.

Come riconosce il cliente

Il riconoscimento parte dall'indirizzo del mittente. Dalle email dei clienti riconosciuti, poi, il programma legge anche firma, indirizzo di risposta e persone in copia, e propone allo studio i recapiti che mancano nella scheda: PEC, telefono, codice destinatario o indirizzo. Restano proposte finché lo studio non le aggiunge o le ignora. Niente entra in anagrafica senza un clic dello studio.

Il riconoscimento può sbagliare, come ogni lettura automatica: le condizioni di vendita mettono in conto associazioni errate, email non lette e ritardi di sincronizzazione. Per questo accanto a ogni proposta c'è l'email o il documento da cui nasce, e la decisione resta allo studio.

E le altre email della casella?

Qui entra in gioco una funzione facoltativa: «Scadenze in tutte le email», nelle Impostazioni. Serve a non perdere un avviso bonario, una cartella o una rata che arriva da un mittente diverso dal cliente, per esempio direttamente da un ente.

Quando è accesa, l'informativa privacy descrive esattamente cosa succede. Delle altre email in arrivo e di quelle inviate dallo studio vengono letti mittente, destinatari, oggetto e data. Vengono aperte solo quelle con allegati, quelle inviate da enti pubblici (Agenzia delle Entrate, Agenzia Entrate Riscossione, INPS) o quelle che parlano di scadenze, con parole come «scadenza», «entro», «F24».

Tre limiti rendono questa lettura molto più stretta di quanto sembri:

• Non usa l'intelligenza artificiale. La ricerca segue regole automatiche, lo dice la pagina sull'uso dei dati Google.
• Il messaggio non viene conservato. Nasce una proposta di scadenza solo se riguarda un cliente dello studio, riconosciuto dall'indirizzo email, dal codice fiscale o dalla partita IVA.
• Della proposta resta il minimo. Mittente o destinatari, oggetto, data e l'allegato o la frase da cui nasce la scadenza. Lo studio la conferma o la scarta.

Se lo studio preferisce che il programma non guardi nient'altro che le email dei clienti, spegne la funzione dalle Impostazioni. Le email dei clienti continuano a essere lette come prima.

Cosa arriva all'intelligenza artificiale quando prepara una risposta?

Quando un cliente registrato scrive, il programma prepara una bozza di risposta nel tono dello studio. Per farlo manda al fornitore di intelligenza artificiale, Anthropic Ireland, solo alcuni testi, elencati nell'informativa privacy:

• il nome del cliente, l'oggetto e il testo dell'ultima email, con le citazioni, fino a 30.000 caratteri;
• i messaggi precedenti della stessa conversazione con lo stesso cliente, comprese le risposte già inviate dallo studio, fino a 30 messaggi e 20.000 caratteri;
• in tutto al massimo 50.000 caratteri, più firma e stile dello studio.

Gli allegati delle email non vengono inviati all'intelligenza artificiale per la bozza. Non viene inviato come tale l'intero archivio dello studio. I dati non vengono venduti e non vengono usati per addestrare modelli.

Lo studio ha due interruttori. Il titolare spegne la generazione per tutto lo studio da Impostazioni, Intelligenza artificiale, senza scriverci. E il titolare o un collaboratore può segnare un singolo cliente come sensibile nella sua scheda: per quel cliente il programma non prepara bozze, non riscrive testi e non scrive note delle scadenze con l'intelligenza artificiale. Resta la scrittura manuale.

Un dettaglio onesto, che scriviamo anche nell'informativa: non è un'anonimizzazione automatica, e presso Anthropic non è attivo un accordo di conservazione zero. Per un cliente con dati delicati, la scelta giusta è segnarlo come sensibile prima che scriva.

La bozza parte da sola?

No. La bozza si prepara da sola quando arriva una nuova email di un cliente registrato, ma resta una bozza. Le risposte ai clienti partono solo dopo che lo studio le ha lette e ha premuto Invia. Dopo l'invio l'email resta in coda per il tempo scelto in Impostazioni (di partenza 1 minuto): finché non è partita si può annullare.

Cosa resta nell'archivio e cosa no?

Delle email dei clienti, i testi integrali acquisiti vengono conservati in forma cifrata, per permettere allo studio di verificarli. Le condizioni di vendita, all'articolo 15.7, precisano la tecnica: i testi integrali della posta, i documenti originali e i testi estratti sono cifrati con AES-256-GCM, con chiavi diverse per studio. Lo stesso articolo dice anche il limite: non tutti i campi del database hanno questa cifratura aggiuntiva.

Gli allegati dei clienti finiscono nell'archivio e nella scheda del cliente giusto; quelli dubbi vengono segnati da controllare. Dall'archivio lo studio apre l'originale e lo scarica quando serve.

Delle altre email, come abbiamo visto, non resta il messaggio: resta solo la proposta di scadenza, con i pochi dati che servono a ritrovarne l'origine.

Un punto da non dimenticare: i testi conservati servono al lavoro dello studio, ma non sono copie certificate dell'email originale. L'originale resta nella casella dello studio, che il programma non tocca.

Come impostarlo nella prima settimana?

Ecco l'ordine che seguiamo con gli studi durante l'avvio guidato.

1. Caricare i clienti con email e partita IVA. Anche da un file CSV o Excel, o incollando l'elenco. Senza email in scheda, le email di quel cliente non vengono lette.
2. Lanciare «Trova email mancanti dei clienti». Recupera dalle caselle gli indirizzi che mancano. Lo studio conferma quelli giusti.
3. Segnare subito i clienti sensibili. Per loro niente bozze con l'intelligenza artificiale, prima ancora che scrivano.
4. Decidere su «Scadenze in tutte le email». Accesa, intercetta gli avvisi che arrivano da altri mittenti. Spenta, il programma guarda solo le email dei clienti.
5. Scegliere il tempo per annullare un invio. Un margine di qualche minuto evita la maggior parte delle email partite per sbaglio.

Fatti questi 5 passaggi, la giornata tipo è quella descritta nella guida: si apre «Attività dello studio», si controllano le bozze già pronte, si verificano le «Email inviate» con il loro esito.

Commercialista AI legge tutta la casella dello studio?

No. Apre per intero solo le email dei clienti inseriti con email e partita IVA valide, e controlla il mittente prima di scaricare il contenuto. Le altre email le guarda solo se è accesa la funzione «Scadenze in tutte le email», senza intelligenza artificiale e senza conservare il messaggio.

Commercialista AI può cancellare o spostare le email?

No. Con Gmail chiede solo i permessi di lettura e invio, quindi non può cancellare, spostare o modificare i messaggi. Con le altre caselle la lettura non modifica la posta. Gli invii partono solo dopo la conferma dello studio, o per gli avvisi automatici che lo studio ha acceso.

Gli allegati dei clienti vengono mandati all'intelligenza artificiale?

Per la bozza di risposta no: l'informativa privacy dice che gli allegati delle email non vengono inviati. Arrivano solo il testo dell'ultima email e dei messaggi precedenti della stessa conversazione, fino a 50.000 caratteri in tutto. Gli allegati vanno nell'archivio, nella scheda del cliente.

Cosa succede alle email di un cliente non ancora in anagrafica?

Restano nella casella, intatte, ma il programma non le apre e non prepara bozze. Basta aggiungere il cliente con email e partita IVA, oppure usare «Trova email mancanti dei clienti», che propone gli indirizzi trovati nelle caselle.

Si può usare Commercialista AI senza intelligenza artificiale per alcuni clienti?

Sì. Il titolare o un collaboratore segna il cliente come sensibile nella sua scheda: per lui il programma non prepara bozze, non riscrive testi e non scrive note delle scadenze con l'intelligenza artificiale. Il titolare può anche spegnere la generazione per tutto lo studio dalle Impostazioni.

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