Gestionale AI per commercialisti: come caricare i clienti

Commercialista AI non è un gestionale e non sostituisce l'anagrafica di TeamSystem, Zucchetti o Profis: lavora accanto al tuo gestionale, e le trasmissioni all'Agenzia delle Entrate e i pagamenti li fai dal gestionale, come oggi. Per lavorare però deve sapere chi sono i tuoi clienti: li carichi uno alla volta, da un file CSV, Excel o di testo, incollando un elenco o partendo dalle email dello studio.

Chi cerca un gestionale con intelligenza artificiale per lo studio si aspetta spesso un programma che prenda da solo tutti i dati dei clienti dal software di contabilità. Non è così, e conviene saperlo prima di partire. Commercialista AI non si collega al gestionale: legge i file che il gestionale esporta e prepara file da importare. L'elenco dei clienti, quindi, è il primo lavoro dello studio, ed è anche quello che decide quanto bene il programma lavorerà nelle settimane successive.

In questa guida vediamo da dove si caricano i clienti, quali dati contano davvero, cosa succede quando il programma completa i dati partendo dalla partita IVA, come funzionano i limiti dei piani e quali errori evitare nella prima settimana. Ogni indicazione viene dalle pagine pubbliche del programma: istruzioni, informativa privacy (versione 2026-11-03a) e condizioni di vendita (versione 2026-11-03a).

Perché l'elenco clienti è il primo passo

Quasi tutte le funzioni partono dal riconoscimento del cliente. Quando arriva un'email, il programma la legge per intero solo se proviene da un indirizzo associato a un cliente inserito con email e partita IVA valide: è il perimetro di lettura descritto nell'informativa privacy. Se un cliente non c'è, o c'è senza indirizzo email, le sue email restano fuori: nessuna bozza di risposta, nessun allegato archiviato nella sua scheda.

Lo stesso vale per gli altri lavori. In Invia F24 il programma cerca partita IVA e codice fiscale nei PDF caricati e propone i destinatari: se il cliente non è in elenco, non c'è nessuno da proporre. In Scadenze una data trovata in un'email di un ente diventa una proposta solo se riguarda un cliente dello studio, riconosciuto dall'indirizzo email, dal codice fiscale o dalla partita IVA.

In pratica, un elenco incompleto non produce errori visibili: produce lavoro che manca. Per questo le istruzioni del programma ricordano che una lista vuota di Email inviate non dimostra che tutto il lavoro sia stato acquisito.

I 5 modi per caricare i clienti

La pagina Aggiungi clienti, nella sezione Clienti, offre 5 strade. Si possono usare insieme.

• Uno alla volta. Utile per i primi clienti, quelli che scrivono più spesso, o per un cliente nuovo che entra in studio.
• Da un file CSV o Excel. È la strada più rapida per chi ha già l'elenco in un foglio di calcolo. Se il tuo gestionale permette di esportare l'anagrafica in uno di questi formati, quel file è un buon punto di partenza.
• Da un file di testo. Per elenchi semplici, per esempio una lista di nomi con email e partita IVA.
• Incollando l'elenco. Quando i dati sono in un documento o in una tabella che non vuoi salvare come file.
• Dalle email. Se glielo chiedi, il programma guarda mittenti e destinatari della casella collegata e ti propone i clienti da aggiungere. Sei tu a decidere chi entra in elenco.

Le condizioni di vendita sono chiare su un punto: il caricamento dei dati dei clienti e il collegamento della casella restano a cura dello studio (art. 3.2). Non è un lavoro che si fa da soli, però: l'avvio guidato e l'assistenza del team e di Soldea, l'assistente del programma, sono compresi in tutti i piani (art. 3-bis), con un canale WhatsApp e un team dedicato. Ti guidiamo passo passo, anche sul primo file da caricare.

Quali dati servono davvero

Per il funzionamento quotidiano contano 2 dati prima di tutti gli altri: l'indirizzo email da cui il cliente scrive e la partita IVA. Sono questi 2 elementi insieme a far rientrare un cliente nel perimetro di lettura della posta.

Gli altri recapiti, come PEC, telefono, codice destinatario o indirizzo, sono utili ma possono arrivare dopo. L'informativa privacy descrive un meccanismo preciso: dalle email dei clienti già registrati (firma, indirizzo di risposta, copie) il programma propone allo studio i recapiti che mancano nella scheda. Restano proposte finché lo studio non le aggiunge o le ignora. Nessun dato entra in anagrafica senza il tuo clic.

C'è poi un caso frequente: clienti presenti nell'elenco ma senza email, magari perché il vecchio gestionale non la richiedeva. In Elenco clienti la funzione «Trova email mancanti dei clienti» cerca nelle caselle collegate gli indirizzi che mancano. Anche qui il risultato è una proposta da verificare: un cliente può scrivere da più indirizzi, o da quello di un familiare o di un dipendente, e solo lo studio sa quale usare.

Cosa succede quando compila i dati dalla partita IVA

Inserita una partita IVA, il programma può controllarla e proporre i dati registrati. L'informativa privacy indica esattamente quali servizi esterni intervengono:

• il sistema VIES della Commissione europea, l'archivio europeo delle partite IVA;
• se configurato sul servizio, Company di Openapi S.p.A.

Entrambi ricevono soltanto una partita IVA, per controllarla e proporre i dati registrati. Non ricevono le email, i documenti o le altre informazioni del cliente. L'informativa li elenca tra i servizi usati per funzioni specifiche, distinti dai sub-responsabili che trattano l'archivio clienti.

Anche in questo caso il risultato è una proposta. Un dato pubblico può essere vecchio o incompleto: la sede registrata non è sempre l'indirizzo a cui il cliente vuole ricevere la posta, e una ditta individuale cessata da poco può risultare ancora attiva. Prima di confermare, conviene un'occhiata veloce alla scheda.

Per i dati dei clienti lo studio resta titolare del trattamento e DC Academy è responsabile, secondo l'art. 15 delle condizioni. I dati sono conservati su server negli Stati Uniti, con i contratti che l'Unione europea richiede in questi casi, e non vengono venduti.

Limiti dei piani e clienti archiviati

I piani si distinguono solo per il numero di clienti: tutte le funzioni sono comprese in ognuno. Secondo l'art. 3.2 delle condizioni:

• Essenziale: fino a 30 clienti;
• Completo: fino a 100 clienti;
• Studio grande: fino a 300 clienti;
• oltre 300 clienti il prezzo è su misura.

Tre dettagli contano quando carichi un file lungo. Primo: i clienti archiviati non contano nel limite. Secondo: raggiunto il limite, i clienti in più non vengono aggiunti, quindi conviene sapere prima quanti sono i clienti che vuoi davvero seguire. Terzo: puoi scegliere un piano più alto anche con meno clienti, ma non un piano con un limite inferiore ai clienti che già segui.

Se lo studio cresce, si passa al piano superiore dalla pagina Abbonamento, pagando subito solo la differenza fino al rinnovo. Un piano più alto vale subito, uno più basso dal rinnovo. Gli utenti sono illimitati in ogni piano: collaboratori e praticanti non si pagano a parte.

5 passi per la prima settimana

1. Parti dai clienti che scrivono di più. Non serve caricare tutto il primo giorno. I 10 o 20 clienti con più email al mese mostrano subito come lavora il programma.
2. Controlla email e partita IVA prima di caricare il file. Una riga con l'email sbagliata è un cliente che il programma non riconoscerà. Meglio 5 minuti di verifica sul foglio di calcolo che una settimana di email non lette.
3. Collega la casella e chiedi i clienti dalle email. La proposta dei clienti trovati nella posta aiuta a scoprire chi manca nel file esportato.
4. Usa «Trova email mancanti dei clienti». Poi decidi indirizzo per indirizzo, soprattutto per i clienti che scrivono da più caselle.
5. Segna subito i clienti sensibili. Nella scheda cliente il titolare o un collaboratore può segnare un cliente come sensibile: per quel cliente il programma non prepara bozze di risposta, non riscrive testi e non scrive note delle scadenze con l'intelligenza artificiale. Resta la scrittura manuale.

Cosa non fa con l'anagrafica

Per evitare sorprese, ecco i limiti che le pagine del programma dichiarano:

• Non scrive nel gestionale. L'elenco clienti di Commercialista AI e l'anagrafica del gestionale restano separati: un cliente aggiunto qui non compare nel gestionale, e viceversa.
• Non si collega ancora a Fatture in Cloud. Le istruzioni indicano il collegamento diretto, l'importazione e la creazione dei clienti come prossimo rilascio. Oggi i file esportati si possono caricare in Estratti e fatture.
• Non conferma da solo. Recapiti proposti, dati dalla partita IVA, clienti trovati nelle email: tutto resta una proposta finché lo studio non decide.
• Non tiene prigionieri i dati. L'art. 13-bis delle condizioni prevede che lo studio possa esportare in qualunque momento, senza costi, i propri dati e quelli dei clienti: CSV per i dati strutturati, PDF per documenti e comunicazioni.

Posso caricare l'anagrafica esportata dal mio gestionale?

Sì, se il gestionale la esporta in CSV, Excel o testo: sono i formati accettati da Aggiungi clienti. Il programma non si collega al gestionale, quindi il file va esportato e caricato dallo studio. Il nostro team ti guida nel primo caricamento.

Cosa succede a un cliente inserito senza email?

Resta in elenco, ma le sue email non vengono riconosciute: la lettura per intero riguarda solo i clienti con email e partita IVA valide. Per completare gli indirizzi c'è la funzione «Trova email mancanti dei clienti».

Chi riceve la partita IVA quando il programma compila i dati?

Il sistema VIES della Commissione europea e, se configurato, Company di Openapi S.p.A. Ricevono soltanto la partita IVA, per controllarla e proporre i dati registrati.

I clienti archiviati contano nel limite del piano?

No. L'art. 3.2 delle condizioni esclude i clienti archiviati dal conteggio: contano solo quelli seguiti nel servizio.

Posso riprendere l'elenco clienti se smetto di usarlo?

Sì. Lo studio può esportare i dati in CSV in qualunque momento; dopo la cessazione del contratto l'esportazione resta disponibile per 30 giorni (art. 13-bis).

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