Gestionale AI per commercialisti: avvisi bonari e scadenze

Commercialista AI non è un gestionale: non trasmette nulla all'Agenzia delle Entrate, non paga e non sostituisce il software dello studio. Nella funzione Scadenze cerca avvisi bonari, cartelle e rate nelle email e nei PDF caricati, propone la data in calendario, ricorda la scadenza con 2 promemoria e prepara l'F24. Ogni passaggio lo conferma lo studio.

Questa pagina è la documentazione della funzione, scritta come la scriverebbe un centro assistenza: cosa legge, cosa propone, cosa resta allo studio e dove sono i limiti. Ogni affermazione viene dalle pagine pubbliche del programma lette il 12 novembre 2026: la home, la guida Come si usa, l'informativa privacy nella versione 2026-11-03a e le condizioni nella versione 2026-11-03a.

Cosa fa la funzione Scadenze, in breve

Scadenze è la pagina che si apre quando lo studio entra nel programma. La prima riga si chiama «Da fare» e raccoglie quello che aspetta un clic del professionista: gli F24 pronti da mandare, i clienti che hanno scritto, i documenti da verificare o da richiedere e le scadenze urgenti. Sotto ci sono l'elenco completo con la ricerca, il Riepilogo dello studio e le date da rispettare, in elenco o in calendario.

Per gli avvisi bonari il lavoro si divide in 4 momenti:

1. Ricerca. Il programma trova l'avviso bonario, la cartella o la rata in una email arrivata allo studio, anche dall'Agenzia, oppure in un PDF caricato dallo studio.
2. Proposta. Legge la data e la propone in calendario. Finché lo studio non conferma, resta una proposta.
3. Promemoria. Dall'avviso bonario ricorda la scadenza con 2 promemoria: un mese prima e 5 giorni prima.
4. F24. Prepara l'F24 da mandare al cliente. Se lo studio vuole, avvisa anche il cliente.

La funzione è compresa in tutti i piani: Essenziale fino a 30 clienti, Completo fino a 100 e Studio grande fino a 300. Cambia solo il numero di clienti che lo studio può seguire.

Da dove arriva un avviso bonario: 2 strade diverse

Un avviso bonario può raggiungere lo studio in modi diversi. Il cliente lo inoltra per email, arriva in PEC, oppure il collaboratore lo scarica dal cassetto fiscale e lo salva in una cartella. Il programma lo intercetta per 2 strade, con regole diverse.

Prima strada: le email dei clienti. Il programma legge per intero soltanto le email che arrivano dagli indirizzi associati a clienti inseriti con email e partita IVA valide. Se il cliente inoltra l'avviso bonario dal suo indirizzo, l'email rientra in questo perimetro e la scadenza può diventare una proposta.

Seconda strada: «Scadenze in tutte le email». È una funzione che lo studio può lasciare accesa o spegnere da Impostazioni. Serve per le comunicazioni che non arrivano dal cliente: per esempio quelle di Agenzia delle Entrate, Agenzia Entrate-Riscossione o INPS. Con questa funzione accesa, delle altre email in arrivo e di quelle inviate dallo studio il programma guarda mittente, destinatari, oggetto e data. Apre soltanto quelle con allegati, quelle inviate da enti pubblici e quelle che parlano di scadenze, con parole come «scadenza», «entro» o «F24».

Il PDF caricato a mano resta sempre possibile: quando un avviso è stato scaricato fuori dalla posta, lo studio lo carica e il programma ne legge la data allo stesso modo.

Cosa viene letto e cosa resta nel programma

La seconda strada è quella che fa più domande, perché tocca email che non sono dei clienti. L'informativa privacy la descrive così, e conviene leggerla con attenzione:

• Regole automatiche, senza intelligenza artificiale. La ricerca delle scadenze nelle altre email avviene con regole fisse. Il testo di quelle email non viene mandato a un modello di intelligenza artificiale.
• Il messaggio non viene conservato. Il programma lo apre solo per cercare la scadenza.
• Solo scadenze di clienti dello studio. Una scadenza diventa una proposta soltanto se riguarda un cliente dello studio, riconosciuto dall'indirizzo email, dal codice fiscale o dalla partita IVA.
• Cosa resta per ogni proposta. Mittente o destinatari, oggetto e data dell'email, più l'allegato o la frase da cui nasce la scadenza. Niente altro.

C'è poi un caso in cui l'intelligenza artificiale entra davvero: le note della scadenza. Se lo studio chiede al programma di scrivere la nota, al modello arriva quello che il professionista ha scritto nel modulo della scadenza (cosa deve fare il cliente, data, importo e appunti) e il nome dello studio. Il servizio non aggiunge il nome del cliente.

Per un cliente segnato come sensibile nella sua scheda, il programma non scrive le note delle scadenze con l'intelligenza artificiale: resta la scrittura manuale.

Dalla proposta al calendario: cosa conferma lo studio

Una scadenza trovata non entra da sola nello scadenzario. Il programma la propone, il professionista la conferma. È una scelta di progetto: una data letta male in un PDF scansionato, o un avviso attribuito al cliente sbagliato, deve fermarsi davanti a una persona.

Prima di confermare, i controlli che servono sono 4:

1. Il cliente. La proposta indica a chi si riferisce: va confrontata con il codice fiscale o la partita IVA scritti sull'avviso.
2. La data. Va riletta sull'originale, che si apre dall'allegato o dalla frase da cui nasce la proposta.
3. Il tipo di atto. Avviso bonario, cartella e rata hanno conseguenze diverse: la proposta va corretta se il tipo non è quello giusto.
4. L'importo. Se compare nella proposta, si confronta con l'avviso prima di passare all'F24.

La data confermata compare nell'elenco e nel calendario di Scadenze e, se urgente, nella riga «Da fare».

I 2 promemoria e l'F24 dall'avviso bonario

Per gli avvisi bonari il programma fa 2 cose in più rispetto a una scadenza qualsiasi.

I promemoria. Ricorda la scadenza allo studio 2 volte: un mese prima e 5 giorni prima. Il primo serve a parlare con il cliente con calma, il secondo a controllare che il pagamento sia stato fatto.

L'F24. Prepara l'F24 da mandare al cliente. Qui vale la regola più importante delle condizioni, l'articolo 7 lettera a: lo studio verifica ogni contenuto professionale preparato dal servizio, compresi importi, date, destinatari, codici tributo e coordinate di pagamento, prima di approvarlo o inviarlo. Dal momento dell'approvazione la paternità e la responsabilità professionale sono dello studio.

L'avviso al cliente. L'invio dell'F24 al cliente è un invio professionale: richiede la verifica e la conferma dello studio, messaggio per messaggio. Diverso è il caso degli avvisi amministrativi indicati come delegabili nelle Regole degli invii: secondo l'articolo 2-ter delle condizioni possono partire senza una conferma per ogni messaggio solo dopo che lo studio ha abilitato la regola corrispondente. Dopo il clic su Invia, l'email resta in coda per il tempo scelto in Impostazioni (di partenza 1 minuto) e fino ad allora si può annullare.

Se la scadenza è passata. Per un F24 scaduto, nel gruppo F24 c'è «Calcola il ravvedimento», che prepara il nuovo F24. Anche questo va verificato prima dell'invio.

Cosa la funzione Scadenze non fa

Le condizioni sono esplicite sui limiti, e uno strumento così va valutato anche da qui:

• Non garantisce di trovare tutte le scadenze. L'articolo 2 lettera f delle condizioni dice che il servizio non è un sistema di garanzia degli adempimenti. Un avviso arrivato su una casella non collegata, consegnato a mano o scritto in un formato illeggibile può sfuggire.
• Nessun avviso non significa nessun adempimento. L'articolo 2-bis lo ripete: un elenco vuoto non attesta la regolarità della posizione del cliente, e il mancato avviso non sospende né proroga alcuna scadenza.
• Non sostituisce lo scadenzario dello studio. Lo studio mantiene uno scadenzario e copie dei documenti indipendenti dal servizio, utilizzabili anche quando il programma non è accessibile (articolo 7 lettera h).
• Non paga e non trasmette. Il pagamento dell'F24 passa dai canali di sempre. Il servizio non sostituisce il gestionale, l'intermediario abilitato né i portali dell'Agenzia delle Entrate (articolo 2 lettera g).
• Non decide. Se un avviso bonario sia corretto, se convenga pagarlo o contestarlo resta una valutazione professionale dello studio.

La prima settimana: 5 controlli sulla funzione

Per capire se la funzione serve davvero al proprio studio basta una settimana di lavoro vero, con questi 5 controlli:

1. Casella e clienti. Verificare che la casella sia collegata e che i clienti con avvisi in corso abbiano email e partita IVA valide in anagrafica.
2. Interruttore. Decidere se tenere accesa «Scadenze in tutte le email» in Impostazioni, dopo aver letto cosa comporta.
3. Prova con un avviso vero. Caricare il PDF di un avviso bonario già noto e confrontare la proposta con l'originale: cliente, data, tipo di atto.
4. F24. Confrontare l'F24 preparato con quello che lo studio avrebbe compilato a mano, codice per codice.
5. Doppio binario. Per tutta la prova tenere aggiornato anche lo scadenzario abituale e annotare le scadenze che il programma non ha proposto.

Alla fine della settimana lo studio ha 2 numeri utili: quante scadenze sono arrivate senza inserimento manuale e quante sono sfuggite. Sono quelli che servono per decidere.

Commercialista AI è un gestionale per gli avvisi bonari?

No. Lavora accanto al gestionale: le trasmissioni all'Agenzia delle Entrate e i pagamenti li fai dal gestionale e dai canali di sempre, come oggi. Il programma trova la scadenza, la propone, la ricorda e prepara l'F24 da verificare.

L'intelligenza artificiale legge tutte le email dello studio?

No. Legge per intero solo le email dei clienti inseriti con email e partita IVA valide. Con «Scadenze in tutte le email» accesa, delle altre email apre solo quelle con allegati, da enti pubblici o che parlano di scadenze, con regole automatiche senza intelligenza artificiale, e non le conserva.

Se un avviso bonario non viene trovato cosa succede?

Niente di automatico: la scadenza resta valida e va gestita dallo studio. Per questo le condizioni chiedono uno scadenzario indipendente e ricordano che il mancato avviso non sospende né proroga alcuna scadenza.

L'F24 preparato dall'avviso bonario parte da solo?

No. L'invio dell'F24 al cliente richiede la verifica e la conferma dello studio. Solo gli avvisi amministrativi delegabili possono partire senza conferma per ogni messaggio, e solo dopo che lo studio ha abilitato la regola.

Per un cliente sensibile la funzione Scadenze funziona?

Sì, ma senza intelligenza artificiale sulle note: per un cliente segnato come sensibile il programma non scrive con l'intelligenza artificiale le note delle scadenze. Lo studio le scrive a mano.

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