Commercialista: cercare in email e allegati con l'intelligenza artificiale

Uno studio commercialista ritrova una vecchia email o un dato scritto dentro un allegato cercando le parole che ricorda, senza riaprire i messaggi a uno a uno: con l'intelligenza artificiale la ricerca guarda il testo delle email, le risposte già date dallo studio, gli allegati e l'archivio dei documenti. Al professionista resta il controllo di ciò che trova.

Il cliente telefona e chiede «quella cifra che vi avevo mandato a marzo». Il collaboratore ricorda il cliente, forse il mese, quasi mai l'oggetto del messaggio. Allora apre la casella, scorre, apre un PDF, lo chiude, ne apre un altro. 20 minuti dopo il dato salta fuori, oppure no. In questo articolo vediamo come cambia questo lavoro quando la ricerca entra dentro il testo e dentro gli allegati, cosa resta fuori e cosa resta sempre in mano allo studio.

Sommario

• Perché in studio si perde tempo a ritrovare una vecchia email?
• Cosa cerca davvero lo studio ogni settimana?
• Come funziona la ricerca dentro testo, risposte e allegati?
• Cosa cambia quando la ricerca arriva anche nell'archivio?
• Quali documenti restano fuori dalla ricerca?
• Cosa resta al professionista?
• Come preparare lo studio perché la ricerca funzioni?
• Domande frequenti

Perché in studio si perde tempo a ritrovare una vecchia email?

Si perde tempo perché la ricerca classica della casella trova il messaggio solo se si ricordano le parole giuste dell'oggetto o del mittente, mentre il dato che serve sta quasi sempre dentro un allegato. L'importo di una rata, il numero di protocollo di un avviso, l'IBAN di un fornitore: sono scritti nel PDF, non nel testo dell'email.

In uno studio la posta non è una conversazione fra 2 persone. Ogni cliente scrive a indirizzi diversi, spesso inoltra messaggi di altri, risponde a catene vecchie di mesi cambiando argomento. Chi ha seguito la pratica magari è in ferie, oppure non lavora più nello studio. Il risultato è che il ricordo del dato esiste, ma è sparso fra persone diverse, e la casella non aiuta a ricomporlo.

Il tema non riguarda pochi studi pionieri. Secondo l'indagine della Fondazione Nazionale dei Commercialisti ripresa da ANSA il 22 ottobre 2025, condotta su oltre 4.000 professionisti, il 34,1% dei commercialisti usa già molto o abbastanza sistemi di intelligenza artificiale nello studio, e la quota sale al 71,9% nelle previsioni a 3 anni. La ricerca nei documenti è uno degli usi più concreti, perché non cambia il lavoro del professionista: gli toglie solo la caccia al file.

Cosa cerca davvero lo studio ogni settimana?

Lo studio cerca quasi sempre un dato preciso dentro un documento, non un messaggio in quanto tale. Ecco le richieste che tornano più spesso nella giornata di un collaboratore:

• l'importo o la data di una rata scritti nella comunicazione di un ente, arrivata mesi prima;
• il numero di un avviso o di una cartella, da citare in una risposta o in una pratica;
• le coordinate bancarie che il cliente ha mandato una volta sola, dentro un PDF firmato;
• la spiegazione che lo studio ha già scritto a un altro cliente sullo stesso argomento;
• un estratto conto, una fattura o un contratto mandati come allegato e mai rinominati.

In tutti questi casi chi cerca ricorda una parola che sta dentro il documento: un cognome, una cifra, il nome di una banca, una sigla. È proprio la parola che la ricerca per oggetto non vede. Quando la ricerca legge anche il contenuto degli allegati, quella parola diventa la chiave per arrivare al file in pochi secondi.

C'è poi un secondo caso, meno evidente: la risposta già data. Molti studi spiegano 10 volte la stessa cosa a 10 clienti diversi, riscrivendola ogni volta da capo. Ritrovare la spiegazione già scritta e controllata dal professionista significa partire da un testo verificato invece che da una pagina bianca.

Come funziona la ricerca dentro testo, risposte e allegati?

La ricerca di Commercialista AI trova le parole nel testo delle email, nelle risposte scritte dallo studio e negli allegati, così si cerca il dato e non il messaggio. Le istruzioni del programma lo dicono in modo esplicito per la sezione Email, che raccoglie Email ricevute, Email inviate e Circolari ai clienti.

In pratica il collaboratore scrive la parola che ricorda, per esempio il nome della banca o una parte dell'importo, e ottiene i messaggi che la contengono, sia nel corpo sia nei documenti allegati. Non serve sapere se il cliente aveva scritto «rata», «rateizzazione» o «piano di pagamento» nell'oggetto: basta che la parola cercata compaia da qualche parte nel testo letto.

Le risposte dello studio entrano nella ricerca come le email dei clienti. Questo è il punto che fa risparmiare più tempo: se lo studio ha già spiegato a un cliente come funziona una scadenza, quella spiegazione si ritrova e si riusa. Le risposte proposte dal programma richiedono sempre la conferma dello studio prima di partire, quindi il riuso resta una scelta del professionista e non un invio automatico.

Le Circolari ai clienti stanno nella stessa sezione. Quando un cliente chiede «mi avevate scritto qualcosa sulla proroga?», la circolare inviata si ritrova con le stesse parole che il cliente usa al telefono.

Cosa cambia quando la ricerca arriva anche nell'archivio?

Quando la ricerca arriva nell'archivio, lo studio trova anche i documenti caricati a parte, non solo quelli arrivati per email. Nella voce Archivio, sezione Tutti i file, ci sono i documenti caricati, compresi quelli di Estratti e fatture, e la ricerca guarda anche il testo già letto degli originali.

Questo conta perché molti documenti non passano dalla posta: estratti conto scaricati dalla banca, fatture caricate a fine mese, file portati dal cliente su una chiavetta. Prima della ricerca nel testo, per ritrovarli bisognava ricordare in quale cartella erano stati salvati e con quale nome. Adesso basta una parola contenuta nel documento.

Dal risultato si apre il file per vedere l'originale e scaricarlo. Il passaggio è importante: il dato non viene ricopiato in una scheda riassuntiva da cui potrebbe uscire sbagliato, si guarda direttamente il documento di partenza. Chi deve citare un importo o una data lo legge dove il cliente l'ha scritto.

Lo stesso archivio mostra, nella parte Documenti richiesti, cosa è stato chiesto ai clienti e cosa è già arrivato: la ricerca nel testo e la vista sulle richieste aperte lavorano insieme, una per ritrovare ciò che c'è, l'altra per sapere ciò che manca.

Quali documenti restano fuori dalla ricerca?

Restano fuori i documenti di cui il programma non ha potuto leggere il testo: file protetti da password, immagini e scansioni senza testo leggibile. Questi file vanno aperti a mano, e conviene saperlo prima di concludere che un dato «non c'è».

La regola è semplice: la ricerca trova ciò che è stato letto. Un PDF nato al computer, come la comunicazione di un ente o una fattura elettronica stampata, contiene testo e si ritrova. Una foto scattata col telefono a un foglio stropicciato, o un documento protetto dal cliente, può non avere testo leggibile, e allora la parola cercata non compare nei risultati anche se sulla carta c'è.

Ci sono anche limiti di perimetro che il programma dichiara: non si collega al gestionale dello studio e non sostituisce le cartelle del gestionale. La ricerca lavora sulla posta collegata e sui documenti caricati nell'archivio. Un documento che esiste solo dentro il gestionale va cercato lì.

Un consiglio pratico: quando un risultato non arriva, il collaboratore prova una seconda parola, per esempio il codice fiscale invece del cognome. Se nemmeno così il documento compare, è il momento di aprire a mano la cartella del cliente, sapendo già che il file mancante è probabilmente una scansione o un documento protetto.

Cosa resta al professionista?

Al professionista resta tutto il giudizio: decidere se il documento trovato è quello giusto, se il dato è ancora valido, come usarlo nella risposta o nella pratica. La ricerca accorcia la strada fino al file, non interpreta il contenuto al posto dello studio.

Un importo trovato in un allegato di marzo può essere stato superato da una comunicazione successiva. Una spiegazione scritta a un cliente l'anno scorso può essere superata da una norma nuova. Per questo il risultato della ricerca è un punto di partenza, e il controllo resta in capo a chi firma.

C'è anche un tema di trasparenza verso i clienti. La legge 132/2025, all'articolo 13, chiede ai professionisti che usano sistemi di intelligenza artificiale di informarne il cliente, con il lavoro intellettuale del professionista che resta prevalente: la Fondazione Nazionale dei Commercialisti ha pubblicato il 24 ottobre 2025 una guida operativa proprio su questo obbligo. Una ricerca nei documenti è un uso di supporto, ma va comunque dentro l'informativa che lo studio consegna.

Il contesto delle imprese clienti spiega perché il tema crescerà. Secondo Istat, «Imprese e Ict, anno 2025», l'intelligenza artificiale è usata dal 15,7% delle piccole e medie imprese contro il 53,1% delle grandi: man mano che i clienti la adottano, si aspettano risposte più rapide anche dal proprio studio.

Come preparare lo studio perché la ricerca funzioni?

Per far funzionare la ricerca servono 3 cose: la casella dello studio collegata, i documenti principali caricati nell'archivio e l'abitudine a cercare per parole distintive. Non serve riorganizzare le cartelle né rinominare i file vecchi.

Collegare la casella giusta. Se i clienti scrivono a più indirizzi dello studio, la ricerca vede solo le caselle collegate. Conviene partire da quella che riceve più documenti dai clienti.

Caricare i documenti che non passano dalla posta. Estratti conto, fatture di fine mese, documenti consegnati a mano: caricati nell'archivio, entrano nella stessa ricerca delle email.

Cercare per parole che solo quel documento contiene. Un codice fiscale, un numero di protocollo, il nome di una banca, una cifra precisa. Una parola generica come «rata» restituisce troppi risultati; una sigla o un numero portano dritti al file.

Riusare le risposte già controllate. Prima di scrivere una spiegazione da capo, il collaboratore cerca fra le risposte inviate dallo studio. Se esiste già un testo controllato dal professionista, lo adatta al nuovo cliente e lo propone per la conferma.

Con queste 4 abitudini la domanda «dov'è quella email?» smette di essere una caccia e diventa una ricerca di pochi secondi, con il documento originale aperto davanti.

Domande frequenti

La ricerca trova una parola scritta solo dentro un PDF allegato?

Sì, se il testo del PDF è leggibile. La ricerca della sezione Email trova le parole anche negli allegati, oltre che nel testo del messaggio e nelle risposte dello studio. Un PDF protetto o una scansione senza testo leggibile vanno invece aperti a mano.

Posso ritrovare una risposta che lo studio ha già scritto a un altro cliente?

Sì. Le risposte dello studio entrano nella ricerca come le email ricevute, quindi una spiegazione già scritta si ritrova con le parole che contiene. Prima di usarla per un altro cliente va adattata e confermata dal professionista: nessuna risposta parte senza la conferma dello studio.

La ricerca guarda anche i documenti caricati a mano nell'archivio?

Sì. Nella voce Archivio, sezione Tutti i file, ci sono anche i documenti caricati, compresi quelli di Estratti e fatture, e la ricerca guarda il testo già letto degli originali. Dal risultato si apre il file originale e si può scaricare.

La ricerca trova anche i documenti salvati nel gestionale dello studio?

No. Il programma non si collega al gestionale: la ricerca lavora sulla posta collegata e sui documenti caricati nell'archivio. Un documento che esiste solo nel gestionale si cerca lì, con gli strumenti del gestionale stesso.

Devo informare i clienti se uso l'intelligenza artificiale per cercare nei loro documenti?

Sì, rientra nell'informativa prevista dalla legge 132/2025, articolo 13, per i professionisti che usano sistemi di intelligenza artificiale. La guida operativa della Fondazione Nazionale dei Commercialisti del 24 ottobre 2025 spiega cosa scrivere, e il lavoro intellettuale del professionista resta prevalente.

Il webinar per gli studi

Ogni due settimane mostriamo Commercialista AI dal vivo in un webinar gratuito per gli studi: la prossima data e l'iscrizione sono qui.

Vedi la prossima data del webinar gratuito per gli studi

Puoi guardare Commercialista AI su uno studio di esempio, senza registrarti. Sul tuo studio si parte da 59,25 € più IVA al mese, pagando l'anno in un'unica soluzione, oppure da 79 € più IVA al mese, e con la Garanzia Avvio, se entro 30 giorni vuoi smettere ti restituiamo tutto l'importo.

GUARDA COME FUNZIONA

Se preferisci parlarne direttamente con noi, puoi prenotare una call strategica gratuita.

PRENOTA LA TUA CALL STRATEGICA GRATUITA