Documenti richiesti: lo studio li vede tutti insieme

Nello studio commercialista, i documenti richiesti ai clienti si vedono tutti insieme in una pagina, cosa è arrivato e cosa manca ancora, invece di controllarlo cliente per cliente aprendo ogni cartella.

Sommario

• Il problema: chi ha mandato cosa, in quale studio
• Come si controlla oggi, a mano
• La funzione Documenti richiesti
• Un caso concreto, con i numeri
• Cosa resta allo studio
• I numeri del settore
• Il webinar per gli studi
• Domande frequenti

Il problema: chi ha mandato cosa, in quale studio

A fine mese, in uno studio con 60 o 80 clienti, le richieste di documenti sono partite in giorni diversi, con solleciti diversi, su email diverse. Sapere a colpo d'occhio chi ha risposto e chi no non è una domanda su un cliente solo, è una domanda su tutto lo studio insieme. Finché quella vista manca, la risposta arriva solo riaprendo ogni scheda, una alla volta.

Come si controlla oggi, a mano

Oggi il controllo parte dalla memoria di chi ha mandato le richieste. Si riapre la casella di posta, si cerca il nome del cliente, si guarda se ha risposto, si segna su un foglio o su un file condiviso. Con pochi clienti il metodo tiene. Con decine di clienti e scadenze che si accavallano, qualcuno viene dimenticato, e lo si scopre solo quando manca un documento proprio nel giorno della scadenza.

La funzione Documenti richiesti

Commercialista AI ha, nella voce Archivio dello Studio, una sezione dedicata chiamata Documenti richiesti: mostra cosa è stato chiesto a ciascun cliente e cosa è già arrivato, in un'unica pagina. Non serve più riaprire ogni scheda cliente per saperlo, perché l'elenco mette insieme tutte le richieste in corso dello studio, con lo stato di ognuna.

La stessa sezione Archivio tiene anche Tutti i file, i documenti caricati compresi quelli di Estratti e fatture: apri un file per vedere l'originale e scaricarlo, e la ricerca guarda anche il testo già letto dei documenti, non solo il nome del file. Le richieste di documenti nascono dai solleciti automatici che lo studio ha autorizzato per ogni cliente, con i tempi che lo studio stesso ha scelto: la funzione Documenti richiesti è la vista d'insieme su quei solleciti, non il meccanismo che li manda.

Un caso concreto, con i numeri

Uno studio con 70 clienti mensili manda, ogni mese, in media 2 o 3 richieste di documenti a cliente: estratti conto, fatture, ricevute. Significa 150, 200 richieste aperte nello stesso periodo. Controllarle a mano, cliente per cliente, anche solo per 2 minuti ciascuna, vuol dire 5 ore di lavoro soltanto per sapere chi manca ancora, prima ancora di scrivere un solo sollecito o chiudere una pratica. Con la vista d'insieme quel controllo si riduce a una scorsa della pagina, e le 5 ore tornano al lavoro che serve davvero: leggere i documenti arrivati e decidere.

Dove si trova e quando serve guardarla

La sezione sta dentro Archivio, nel menu Studio, insieme a Tutti i file. Non è pensata per essere aperta ogni ora: serve nei momenti precisi in cui lo studio deve sapere, su tutti i clienti insieme, cosa manca. Tipicamente prima di una scadenza fiscale che coinvolge molti clienti nello stesso giorno, oppure a metà mese quando si vuole capire se le richieste mandate due settimane prima hanno già avuto risposta. È un controllo di passaggio, non un lavoro aggiuntivo da aggiungere all'agenda.

Lo stesso ragionamento vale per la scala dei tre solleciti che manda i promemoria ai singoli clienti: quella scala decide quando e come insistere con un cliente preciso, Documenti richiesti mostra il risultato di tutte le scale attive nello stesso momento, per tutti i clienti dello studio.

In cosa è diversa da una ricerca nella casella di posta

Cercare "documenti" o il nome di un cliente nella casella di posta trova le email, non lo stato della richiesta. Un'email di sollecito mandata e un'email di risposta con l'allegato arrivato restano due messaggi separati, che vanno letti e confrontati a mano per capire se la richiesta è chiusa. La sezione Documenti richiesti unisce già i due pezzi, richiesta e risposta, in una riga sola per cliente: quello che prima richiedeva di aprire due email e confrontarle diventa una riga che dice se manca ancora qualcosa o se è arrivato tutto.

Lo stesso vale quando lo studio segue clienti con ritmi diversi: alcuni mensili, altri trimestrali, altri che consegnano solo a fine anno. Oggi, per capire a che punto è ciascuno, bisogna ricordarsi il ritmo di ognuno prima ancora di controllare se ha risposto. Con la vista d'insieme il ritmo non conta più per il controllo: la pagina mostra lo stato della richiesta più recente di ogni cliente, mensile o trimestrale che sia, senza bisogno di tenerlo a mente.

Cosa resta allo studio

La vista d'insieme non decide da sola cosa fare di un documento mancante da tre settimane, né telefona al cliente, né giudica se un estratto conto è completo o se manca una pagina. Quella lettura, e la decisione su come insistere o se rinunciare, restano sempre del professionista che segue il cliente. L'intelligenza artificiale mette in fila lo stato delle richieste, non prende il posto di chi le valuta.

Lo stesso limite vale per i documenti arrivati in una forma difficile da leggere: una scansione storta, una foto scattata al cellulare, un file protetto da password. In questi casi la pagina segna comunque che qualcosa è arrivato, ma la verifica che sia leggibile e completo resta un passaggio umano, non automatico.

I numeri del settore

Secondo un'indagine della Fondazione Nazionale dei Commercialisti su oltre 4.000 professionisti, ripresa da ANSA il 22 ottobre 2025, il 34,1 per cento degli studi usa già l'intelligenza artificiale e il 71,9 per cento prevede di usarla entro tre anni. Secondo l'Istat, nel comunicato "Imprese e Ict, anno 2025" del 15 dicembre 2025, il 15,7 per cento delle piccole e medie imprese italiane usa l'intelligenza artificiale, contro il 53,1 per cento delle grandi imprese: un distacco che riguarda anche gli studi professionali che le assistono.

Dal 2 agosto 2026 il regolamento europeo 2024/1689 impone obblighi di trasparenza su chi usa sistemi di intelligenza artificiale per attività che riguardano persone fisiche, comprese le comunicazioni automatiche verso i clienti di uno studio. Lo stesso regolamento chiede che il cliente sappia, con chiarezza, quando un sollecito o una risposta nascono da un sistema automatico e non da una persona: una condizione che riguarda proprio i solleciti alla base della vista d'insieme descritta sopra.

Il webinar per gli studi

Ogni due settimane mostriamo Commercialista AI dal vivo in un webinar gratuito per gli studi: la prossima data e l'iscrizione sono qui.

Vedi la prossima data del webinar gratuito per gli studi

Puoi guardare Commercialista AI su uno studio di esempio, senza registrarti. Sul tuo studio si parte da 59,25 euro più IVA al mese, pagando l'anno in un'unica soluzione, oppure da 79 euro più IVA al mese, e con la Garanzia Avvio, se entro 30 giorni vuoi smettere ti restituiamo tutto l'importo.

GUARDA COME FUNZIONA

Se preferisci parlarne direttamente con noi, puoi prenotare una call strategica gratuita.

PRENOTA LA TUA CALL STRATEGICA GRATUITA

Domande frequenti

Documenti richiesti mostra anche i documenti dei clienti non collegati?

No. La sezione mostra solo le richieste rivolte ai clienti già aggiunti allo studio, con email e partita IVA valide: è lì che l'intelligenza artificiale legge le risposte in arrivo.

I solleciti partono da soli senza controllo dello studio?

I solleciti partono secondo le regole e i tempi che lo studio stesso ha autorizzato, anche in modo diverso da cliente a cliente. Le risposte personalizzate restano sempre da confermare prima dell'invio.

Cosa succede se un documento arriva ma è illeggibile o incompleto?

La pagina lo segna come arrivato, ma la lettura del contenuto, se completo o corretto, resta del professionista: la vista d'insieme serve a sapere cosa manca ancora, non a certificare la qualità di ciò che è arrivato.

Serve cambiare gestionale per usare questa funzione?

No. Lo studio continua a usare il proprio gestionale per la contabilità; Commercialista AI lavora sulla posta e sui documenti ricevuti, non sulle registrazioni contabili.

Funziona anche per i clienti trimestrali, non solo mensili?

Sì. Le richieste e i solleciti seguono il ritmo scelto per ciascun cliente, mensile o trimestrale, e la vista d'insieme mostra lo stato indipendentemente dalla cadenza.